¿Cómo funciona el escaneo OCR?

¿Alguna vez has tenido que introducir manualmente la información de un documento en un formulario digital palabra por palabra? Esto es común con la transferencia de datos desde el papel a un formulario digital. ¿O tal vez estás escribiendo una nueva pieza colateral en forma DOC desde un PDF y las palabras no se copian y pegan correctamente? Sea cual sea la ruta, es probable que haya habido un error humano durante el proceso. Eso es natural, también, considerando que muchas empresas todavía introducen y transfieren datos manualmente. ¿Y si le dijéramos que hay una forma de digitalizar esta información de una manera limpia y fácil de replicar? Contemplemos el escaneo de documentos por OCR, una tecnología que puede ser integrada en una solución de flujo de trabajo para extender mejor la eficiencia de los procesos.

Al digitalizar el papeleo para utilizarlo en los flujos de trabajo, las empresas están equipadas para manejar múltiples formas de entrada de datos, ya sea a través de documentos, presentaciones de formularios, API de sistemas de terceros, chatbots u otras tecnologías. El resultado es un aumento de la productividad en los flujos de trabajo, un ahorro de tiempo y una reducción de los costos, y la extensión del valor actual del sistema a los procesos basados en documentos.

¿Qué es el OCR?

OCR es la abreviatura de reconocimiento óptico de caracteres. De acuerdo con ScanbotEl OCR es una "tecnología de procesamiento de imágenes que proporciona una forma conveniente de convertir documentos en papel a un formato digital". Más comúnmente encontrada en la gestión de documentos, la OCR puede desempeñar un papel vital en la mejora de la automatización de los procesos empresariales de su organización.

Durante el escaneo OCR, un algoritmo reconoce los caracteres de las fuentes impresas y los convierte en formato digital. Una vez hecho esto, el formato digital es fácilmente buscable y editable. Los escáneres de OCR son fácilmente personalizables y, por lo tanto, son ideales para las industrias con procesos de gran consumo de papel. Las industrias que más se benefician son las bancarias, las de educación superior, las legales, las de seguros, las de telecomunicaciones y otras, ya que manejan enormes cantidades de datos a la vez.

¿Cómo funciona realmente el OCR?

Un escáner o fotocopiadora ordinaria crea lo que se conoce como imagen de trama, o una colección de puntos en blanco y negro o de color. Para tomar y reutilizar los datos de las imágenes de la cámara o de los PDF de sólo imagen, se necesita un software de OCR que tome las letras de esas imágenes para crear palabras, y luego oraciones, para acceder y editar el contenido original de la página. Esto se hace mirando cada línea de la imagen, con el escáner OCR averiguando si los puntos en blanco y negro representan una cierta letra o número.

Existen varias herramientas de OCR para convertir documentos basados en imágenes a PDF, .docx u otros formatos. Las principales características que diferencian a las herramientas de aplicación del OCR, según TechSticincluyen la precisión del reconocimiento de caracteres, la precisión de la reconstrucción del diseño de la página, la tecnología de votación con múltiples motores, el apoyo a los idiomas, el apoyo a la salida en PDF con capacidad de búsqueda, la velocidad y la interfaz de usuario (UI).

Beneficios del OCR

Al incorporar un OCR en su gestión de procesos empresariales (BPM), puede digitalizar e incorporar documentos en sus flujos de trabajo. Textos del Amazonas es un ejemplo de un escáner OCR que se integra bien con una solución de flujo de trabajo inteligente. Algunas aplicaciones prácticas del OCR incluyen:

1. Imprimir documentos. Primero, necesitará la mejor versión impresa de su documento existente. Esto normalmente implica fotocopiar para aumentar el contraste entre la página y la impresión. Cosas como marcas de suciedad, pliegues y manchas de tinta aumentarán la probabilidad de inexactitud y reconocimiento de palabras incorrectas.
2. Escanear. El uso de un escáner plano requiere que se escanee todo uno por uno. Con un escáner OCR, por lo general, los escáneres escanean la siguiente página automáticamente.
3. Color. Los OCR sólo leen lo que está y lo que no está. El primer paso es escanear una imagen en blanco y negro del original, luego escanear en color. Si algo como una mancha aparece en el original, el OCR puede detectar la diferencia en la versión en color a través de los cambios de iluminación en la versión en blanco y negro. Sin este primer paso crítico, los OCR no funcionan correctamente para identificar parches de color, manchas u otros altercados.
4. Corrección. Aunque no son tan completos como un editor humano, los escáneres OCR pueden ayudar a eliminar el error humano asociado a la escritura. Utilizando una tecnología similar a la de Microsoft Word, un escáner OCR puede hacer sugerencias que le ayudarán a escribir mejor mientras crea nuevos documentos.
5. Diseños. Un gran escáner de OCR detectará automáticamente múltiples columnas de texto, tablas e imágenes. Esas imágenes se convierten en gráficos, las tablas se transfieren fácilmente y las columnas se separan de la manera correcta.
6. Flujos de trabajo digitales. Los OCR pueden utilizarse para mejorar el software de gestión de procesos empresariales. Un buen OCR ayudará a incorporar y ampliar los datos basados en documentos de una organización en sus procesos digitales. No se pierden datos de soluciones heredadas en el proceso, sino que se transfieren a nuevas soluciones digitales, como un BPM inteligente, para que la recopilación y el almacenamiento de datos sean más precisos y fáciles de implementar en el futuro.

Soluciones disponibles para el OCR

Dado que no todo el mundo utiliza una plataforma inteligente de automatización del flujo de trabajo, es importante tener en cuenta la empresa y el software de legado existente. Encontrar un OCR que amplíe el valor de las inversiones existentes es fundamental para alcanzar los objetivos de productividad a largo plazo. Tener una integración perfecta también es importante.

1. En línea y fuera de línea. Una solución en línea es un trato cuando algo se utiliza para uso personal o de una sola vez sin involucrar información sensible. Un ejemplo de que una solución en línea es ideal es la impresión de un documento de un solo uso para una conferencia, algo que generalmente está abierto al público y que no necesita mayor seguridad. Las soluciones fuera de línea funcionan en el dispositivo individual y los datos nunca salen de ese dispositivo, mejorando drásticamente la seguridad y reduciendo la probabilidad de infracciones. Las industrias que manejan datos sensibles como los bancos o las compañías de seguros dependen de fuentes fuera de línea para mantener su información segura y precisa durante millones de procesos. Offline también cumple con GDPRuna importante pieza de legislación que afecta a los bancos de todo el mundo. Con las soluciones offline, la incorporación de datos basados en documentos en otro sistema - como una solución de flujo de trabajo - puede aumentar drásticamente la eficiencia de los procesos internos de una empresa debido a la automatización, la reducción del papeleo y el poco espacio para el error humano. El resultado de esta incorporación es una opción de OCR más segura para las empresas que buscan aumentar la eficiencia operativa en sus flujos de trabajo.
2. Tarifa plana versus volumen. Por el precio, Los modelos de volumen y tarifa plana son los más comunes para los escáneres OCR. Por un lado, los modelos de volumen cobran por documento o usuario, además de una tarifa de instalación. Por otro lado, las soluciones de tarifa plana tienen un precio fijo independientemente del número de documentos escaneados. La mejor manera de evitar posibles sobrecargos por documentos adicionales es utilizar un modelo de tarifa plana, especialmente para las empresas más grandes.

Si se quiere sacar el máximo provecho de un escáner OCR, la mejor opción es invertir en un BPM con la capacidad de integrarse bien con un sistema OCR. Los mejores OCR toman todo el proceso de conversión de datos del documento, imagen o PDF original y lo convierten en menos de un minuto. El tiempo dedicado a trabajar con el papel se reduce significativamente, ahorrando dinero que podría emplearse mejor en otros lugares.

Dado que los datos basados en documentos no se sustituyen, sino que simplemente se transfieren y luego se automatizan, industrias como la sanitaria, la bancaria, la jurídica y la de seguros pueden ahora operar con mayor eficiencia en sus flujos de trabajo.

Mejor automatización de los procesos empresariales

Escáneres OCR que integran y amplían el valor de una solución de flujo de trabajo - como Amazon Textract - puede mejorar enormemente la seguridad, la eficiencia, el tiempo y el costo asociados a la digitalización y la gestión de documentos. Tener un moderno escáner OCR como parte de su solución BPM inteligente puede mejorar enormemente la eficiencia operativa de su empresa en toda su organización, ayudándole a centrarse en iniciativas más importantes alineadas con la estrategia en lugar de los pequeños detalles del día a día. Sus equipos de marketing y ventas pueden crear más material de apoyo en un tiempo más rápido, junto con los diseñadores que necesitan hacer varios banners y gráficos para múltiples usos en un tiempo rápido. Los documentos importantes ya no corren el riesgo de ser propensos a errores humanos, y todo el sistema se beneficia del aumento de la seguridad como una ventaja adicional.

ProcessMaker es un socio de tecnología avanzada de Amazon Web Services (AWS) que se integra fácilmente con Amazon Textract. ¿Interesado en aprender más? Haga clic en aquí para aprender más sobre nuestra integración con Amazon Textract.

Sobre ProcessMaker:

ProcessMaker es un software de gestión de procesos empresariales y de flujo de trabajo de bajo código. ProcessMaker facilita a los analistas de negocios la colaboración con TI para automatizar procesos de negocios complejos que conectan a las personas y los sistemas existentes de la empresa. Con sede en Durham, Carolina del Norte, en los Estados Unidos, ProcessMaker tiene una red de socios distribuidos en 35 países de los cinco continentes. Cientos de clientes comerciales, incluidas muchas empresas de la lista Fortune 100, confían en ProcessMaker para transformar digitalmente sus procesos empresariales básicos, lo que permite una toma de decisiones más rápida, un mejor cumplimiento y un mejor rendimiento. 

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