La transformación digital es un gran concepto que puede ser difícil de entender. Para algunos, es algo de lo que sólo deben preocuparse las organizaciones de TI. Para otros, se confunde con una estrategia digital (que no es lo mismo). Para ayudar a iluminar cómo es realmente la transformación digital, aquí hay cinco ejemplos de transformación digital en empresas de la industria:
1. Universidad Comunitaria de Tulsa
La Universidad Comunitaria de Tulsa (TCC) es la escuela de dos años más grande de la ciudad. Para atender a unos 25.000 estudiantes cada semestre, el TCC emplea a más de 2.000 personas en cuatro campus.
Al igual que muchas universidades (y tal vez uno de los ejemplos más comunes de transformación digital para las universidades), la TCC dependía en gran medida de procesos manuales basados en papel antes de pasar a la tecnología digital. Para su personal, esto significaba tener que esforzarse por revisar y aprobar las solicitudes y los diversos formularios de solicitud que con frecuencia requerían la aprobación de los profesores de los campus vecinos. Para sus estudiantes, esto significó acarrear papeleo de un lugar a otro para buscar firmas.
Con un sistema de correo interno, el tiempo de entrega más corto de los formularios era de seis horas. Con mayor frecuencia, el personal de TCC se enfrentaba a largos y tediosos flujos de trabajo llenos de idas y venidas.
Con la suite de automatización de flujos de trabajo de ProcessMaker, TCC fue capaz de transformar sus campus, acelerar los tiempos de respuesta y las aprobaciones, y centrarse más en la entrega de un viaje estudiantil excepcional.
2. P2 Energía
P2 Energy es más conocido por proporcionar software de contabilidad y finanzas a las empresas de energía. Con oficinas en 12 ciudades, P2 Energy tiene una lista de clientes muy diversa y cuenta con casi 700 empleados.
Pero a pesar de su sofisticación, P2 tuvo algunos problemas: La compañía tenía una pila de tecnología que incluía más de 100 soluciones de software. Y sus flujos de trabajo vivían en una aplicación específica que no incluía el proceso de aprobación del contrato de arrendamiento de la compañía.
A medida que su base de clientes crecía, P2 luchaba por justificar su uso de plataformas anticuadas y de mantenimiento costoso que requerían que el personal sacara información de varias fuentes. Necesitaban una solución de flujo de trabajo que complementara sus sistemas existentes y les permitiera satisfacer eficientemente las necesidades de todos los clientes.
Entonces P2 adoptó ProcessMaker. Como un Solución OEMesto permitió a P2 integrar poderosos y eficientes flujos de trabajo en su suite de soluciones existentes. Lo más importante es que permitió a la organización conectar varios sistemas en una plataforma para resolver las necesidades de los clientes en toda la empresa y a escala.
3. NuevaTel PCS
NuevaTel PCS es una de las principales empresas de telecomunicaciones de Bolivia, Haití y la República Dominicana, con más de un millón de clientes de telefonía móvil en el mercado boliviano.
Aunque la empresa ya había realizado importantes inversiones en su infraestructura de gestión de la información, NuevaTel aún no había optimizado sus operaciones comerciales. Y un proceso en particular estaba causando considerables fricciones en toda la organización.
Antes de su transformación digital, el proceso de adquisición de NuevaTel era:
- Centralizado: Los empleados de las oficinas centrales y regionales tenían que ponerse en contacto con los oficiales de adquisiciones de la sede para presentar solicitudes de compra.
- Por teléfono y por correo electrónico: Los empleados normalmente tenían que llamar varias veces para comprobar el estado de su solicitud, lo que hacía que los funcionarios dedicaran un tiempo considerable a la gestión y verificación de sus solicitudes.
- No está estandarizado: Los agentes de compras recibieron solicitudes que carecían de un formato estándar, lo que hizo necesario realizar más llamadas telefónicas para aclarar aspectos de las solicitudes.
- Plagado de varios niveles de aprobación: Algunas solicitudes eran inmediatamente "aprobables", mientras que otras requerían la aprobación de la dirección ejecutiva o del departamento jurídico de la empresa.
Para resolver estos problemas, NuevaTel necesitaba una herramienta de automatización del flujo de trabajo que fuera 100% basada en la web y eligieron ProcessMaker. Después de su transformación digital, NuevaTel redujo drásticamente la duración de su proceso de adquisición, al tiempo que obtuvo una visibilidad basada en datos sobre los posibles cuellos de botella.
Lo mejor de todo es que NuevaTel pudo replicar su éxito con otros procesos automatizando y estandarizando las actividades y eliminando los formularios de papel.
4. Lenovo
Como el segundo mayor proveedor de PC del mundo, Lenovo está entre los mejores ejemplos de transformación digital. Lenovo diseña y fabrica una gran cantidad de productos de tecnología personal. Y como un miembro de la lista Global Fortune 500su fuerza de trabajo supera los 57.000 empleados con operaciones en más de 60 países.
Pero a pesar del éxito de Lenovo, la organización se enfrentó a graves problemas antes de su transformación digital:
- Jerarquía operacional compleja y multinacional: Con sedes en los Estados Unidos y China, centros de investigación en Japón, China y los Estados Unidos, y plantas de fabricación en todo el mundo, la empresa tenía muchos datos que conciliar.
- Comunicación por correo electrónico del servicio de atención al cliente no estructurada: Lenovo atiende a clientes en más de 160 países, y sus departamentos de satisfacción de clientes se esforzaron por adelantarse a las interacciones de los clientes que se producían en entornos de correo electrónico no estructurados.
Además, Lenovo se dio cuenta de que la comunicación basada en la nube reforzaría la colaboración entre departamentos al reducir la necesidad de correos electrónicos innecesarios en general.
Con una serie de puntos difíciles de abordar, Lenovo necesitaba una solución de BPM que no sólo disminuyera el vaivén improductivo, sino que también reemplazara sus actuales soluciones in situ.
Una vez que Lenovo eligió ProcessMakerLa resolución de estos problemas se produjo en etapas. En la tercera fase, la organización pudo fusionar un proceso que involucraba a dos departamentos, reduciendo su duración de seis días a dos. Para Lenovo, la eliminación de las ineficiencias de sus procesos comerciales también supone una mejora significativa de la satisfacción de los clientes.
5. Construcción renacentista
La construcción del Renacimiento es la La 36ª mayor empresa contratante en el mundo.
Establecida en 1994, Renaissance construye centros comerciales, aeropuertos, fábricas, plantas de cemento, oficinas, hoteles, puertos deportivos y plantas hidroeléctricas -ya sea como contratista general o como inversor de capital- en siete países de todo el mundo.
Pero tener una fuerza de trabajo global planteó varios desafíos para su departamento de recursos humanos. Para el equipo de recursos humanos de Renaissance, significaba una abundancia de flujos de trabajo de solicitudes manuales y en papel:
- Recolección de múltiples firmas de diferentes gerentes dentro de la organización
- Gestionar un número abrumador de preguntas del personal sobre el estado de sus solicitudes
- Realizar llamadas a numerosas personas dentro de la organización para determinar el estado de las solicitudes del personal
Para empeorar las cosas, las solicitudes en papel a menudo se perdían u olvidaban en los escritorios. Y con los gerentes viajando frecuentemente entre las obras, las solicitudes se retrasaban hasta su regreso.
Con el uso de ProcessMaker, Renaissance reemplazó los formularios en papel por flujos de trabajo dinámicos y automatizados para recolectar las firmas requeridas. Como resultado directo de digitalizando numerosos procesos basados en papelEl Renacimiento redujo el tiempo necesario para cada solicitud, aumentando la motivación de los empleados y la productividad en el proceso.
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