Problema
Renaissance Construction, establecida por un ingeniero civil turco de 26 años en 1994, construye centros comerciales, aeropuertos, fábricas, plantas de cemento, oficinas, hoteles, puertos deportivos y plantas hidroeléctricas como contratista general o inversor de capital en 7 países diferentes del mundo. La fuerza de trabajo global de la empresa planteó varios desafíos al departamento de recursos humanos, en particular en el manejo de los numerosos flujos de trabajo de solicitudes en papel de la empresa.
Desafíos
- Los flujos de trabajo requerían que el personal de recursos humanos recogiera múltiples firmas de diferentes directores de la organización.
- RR.HH. se vio abrumado por las preguntas del personal sobre el estado de sus peticiones. Para responder a las solicitudes, el personal de RRHH necesitaba hacer llamadas a muchas personas diferentes en la organización para determinar el estado de sus solicitudes.
- Las solicitudes en papel se olvidaron en los escritorios o se perdieron.
- Los gerentes viajaban mucho entre las obras de construcción, de ciudad en ciudad y a veces, de país en país. Cuando un gerente estaba en un largo viaje de negocios o de vacaciones, las solicitudes esperaban en el escritorio del gerente, en lugar de proceder con el flujo de trabajo apropiado.
Solución
Los formularios en papel fueron reemplazados por dynaforms de ProcessMaker y flujos de trabajo automatizados que recogían las firmas requeridas. El personal podía ahora comprobar el estado de sus solicitudes en el ProcessMaker, eliminando las numerosas llamadas que se requerían anteriormente. Con el sistema ProcessMaker, las solicitudes ya no se perderían ni se olvidarían en los escritorios. Debido a que ProcessMaker está basado en la web, los gerentes podían continuar los flujos de trabajo con una conexión a Internet mientras estaban de viaje. Los siguientes procesos de RRHH fueron automatizados con ProcessMaker:
El valor creado
Como parte del proyecto, también se puso en práctica un sistema de gestión de documentos. El sistema de gestión de documentos, KnowledgeTree, totalmente integrado con ProcessMaker, almacenaba automáticamente todos los documentos relacionados con el proceso.
- Mayor tiempo de respuesta para el personal que comprueba el estado de sus solicitudes.
- Disminución del tiempo necesario para cada solicitud, debido al uso de dinaformes y a la recogida automatizada de firmas.
- Disminución de incidentes de informes perdidos
- Disminución de la ineficiencia debido a los procesos basados en papel.
