NuevaTel PCS

Procesos destacados

Solicitudes de compra

Solicitud de preparación de las existencias de números

Solicitud de activación del número de teléfono

Solicitud de vales virtuales para líneas

Solicitud de teléfonos móviles

Integración con SAP - Business One

"...la implementación de ProcessMaker permitió a Nuevatel estandarizar nuestros procesos, reducir los tiempos de aprovisionamiento, eliminar los formularios en papel y aumentar la trazabilidad y la información histórica para el análisis." Ramiro Gonzales Gerente de Compras y Logística

Problema

Nuevatel SA, es una de las empresas líderes en el sector de las telecomunicaciones en Bolivia, Haití y la República Dominicana con más de un millón de clientes de telefonía móvil sólo en el mercado boliviano. Con operaciones en todo el país, Nuevatel SA con su marca VIVA es uno de los principales proveedores de telefonía celular y de larga distancia. Para mejorar la calidad de su servicio, en los últimos años la empresa ha realizado importantes inversiones en su infraestructura de gestión de la información, entre las que cabe destacar la implantación con éxito de SAP Business One. Con su información y datos mejor gestionados gracias a un moderno sistema ERP, el enfoque de Nuevatel se trasladó a la mejora de otros procesos de negocio en sus operaciones. Para su sistema de automatización de procesos, Nuevatel quería una herramienta 100% basada en la web y seleccionó ProcessMaker.

Nuevatel identificó el proceso de adquisición como uno que tenía un alto nivel de visibilidad dentro de la empresa y sería un punto de partida ideal para una implementación de BPM en ProcessMaker. Prácticamente todos los departamentos de la empresa se vieron afectados por este proceso debido a las necesidades de contratación del día a día y la dirección se dio cuenta de que necesitaba una mejor manera de actualizar a los usuarios sobre el estado de las compras y también asegurarse de que todos los usuarios siguieran un procedimiento estándar al realizar las compras para sus departamentos.

Al igual que muchos procesos de adquisición, el de Nuevatel estaba centralizado, lo que significaba que los empleados de las oficinas centrales y regionales tenían que ponerse en contacto con los funcionarios de adquisiciones de la sede para presentar solicitudes de compra. Esto se hacía normalmente por teléfono o por correo electrónico. Estos empleados normalmente tenían que llamar varias veces para comprobar el progreso de la solicitud. Como consecuencia de ello, los funcionarios pasaban demasiado tiempo respondiendo y verificando el estado de esas solicitudes de compra.
Los formularios de solicitud a menudo tenían que viajar físicamente de un lugar a otro para ser aprobados.
Los agentes de compras recibieron solicitudes sin ningún tipo de formato estándar, lo que hizo que los agentes tuvieran que hacer numerosas llamadas a sus clientes internos para aclarar aspectos de las solicitudes.
Según los tipos de compra y las cantidades conexas, cada caso tuvo diferentes niveles de aprobación antes de ser aceptado. Algunas podían hacerse inmediatamente, mientras que otras podían requerir la aprobación de la alta dirección o del departamento jurídico de la empresa.
Cada una de estas medidas daba lugar a un posible punto de demora, ya que los empleados no solían tener acceso directo a los funcionarios encargados de aprobar o continuar el proceso.

Tampoco se disponía de información estadística o fáctica sobre los procesos, por lo que tampoco se disponía de información correspondiente sobre los puntos de estrangulamiento.

Solución

NUEVATEL S.A. implementó ProcessMaker para la automatización del proceso de adquisición. La implementación se logró y tuvo las siguientes características:

Los usuarios de todos los departamentos tienen ahora acceso al sistema.
Los formularios de solicitud están estandarizados y permiten a los solicitantes definir los bienes y servicios adquiridos bajo los parámetros definidos en el sistema ERP de la empresa - SAP Business One.
ProcessMaker utiliza Microsoft Active Directory (AD) para permitir la autenticación de un solo usuario.
El proceso se conecta a SAP Business One para determinar los parámetros válidos para los bienes o servicios y recibir el status del proceso de compras de SAP.
El sistema incluye plantillas legales para crear contratos que han sido previamente aprobados por el Departamento Jurídico.
El proceso determina automáticamente los niveles de aprobación necesarios y emite notificaciones a los usuarios responsables en cada punto del proceso. El sistema también envía notificaciones al autor para informar al solicitante del estado de su solicitud.