Guía de introducción a los flujos de trabajo digitales
Entre 2020 y 2024, las organizaciones invertirán 7,8 billones de dólares en transformación digital. Casi un tercio de ese total se producirá solo en 2024. Los ejecutivos suelen informar de beneficios significativos de sus iniciativas de transformación digital, como la mejora de la eficiencia operativa (40%), la aceleración del tiempo de comercialización (36%) y la capacidad de satisfacer las expectativas de los clientes.
A pesar de las enormes inyecciones de capital en las tecnologías digitales, muchas organizaciones se quedan en blanco cuando se trata de lograr la escala en la transformación. Según Forrester más del 50% de los esfuerzos de transformación digital se estancan. Otro estudio encontró que de los 1,3 billones de dólares gastados en transformación digital en 2018, unos 900.000 millones de dólares se desperdiciaron cuando las organizaciones no lograron alcanzar sus objetivos.
Muchas organizaciones fracasan simplemente porque intentan hacer demasiado a la vez. Las organizaciones que tienen éxito empiezan de a poco y se basan en su éxito inicial. Una forma de conseguirlo es sustituir los ineficientes flujos de trabajo manuales por flujos de trabajo digitales.
¿Qué es un flujo de trabajo digital?
Un flujo de trabajo se refiere a una secuencia de tareas que deben realizarse para lograr un objetivo empresarial repetible. Un flujo de trabajo digital implica la automatización de las tareas del flujo de trabajo. Al reducir el número de tareas manuales en un flujo de trabajo, los procesos se completan más rápidamente, implican menos esfuerzo y dan lugar a menos errores costosos.
Beneficios
Los flujos de trabajo digitales ofrecen innumerables beneficios. Aunque los tipos de beneficios pueden variar según la organización y el sector, a continuación se indican algunas ventajas generales que todas las organizaciones pueden experimentar gracias a los flujos de trabajo digitales.
Mejora de la eficiencia
La automatización de una parte o de todo el flujo de trabajo reduce los pasos repetitivos e innecesarios. Esto mejora la eficiencia operativa y reduce los costes. Un sistema de gestión de flujos de trabajo facilita la identificación y eliminación de cuellos de botella.
Mayor transparencia
Las soluciones de flujo de trabajo digital ayudan a la dirección facilitando el seguimiento del estado del flujo de trabajo. Pueden ver el empleado responsable de completar cada tarea y cuándo se completará. Además, las jerarquías de aprobación están claramente establecidas.
Mejora del cumplimiento
La reducción del número de tareas manuales repetitivas ayuda a eliminar los errores humanos. Esto ahorra tiempo y recursos valiosos.
Agilización de los procesos empresariales
Los flujos de trabajo digitales ayudan a conectar y agilizar las transiciones entre flujos de trabajo. Esto mejora la eficiencia de los procesos empresariales.
Escalabilidad
Los flujos de trabajo y los procesos automatizados son más fáciles de ampliar o reducir según las necesidades de la empresa.
Colaboración eficiente
Los flujos de trabajo digitales eliminan la necesidad de que los empleados notifiquen manualmente a los miembros del equipo o a la dirección la finalización de las tareas. Además, a la dirección le resulta fácil notificar a los empleados cuestiones administrativas como cambios de horario o de flujo de trabajo.
2 ejemplos comunes de flujos de trabajo digitales
Hay un número potencialmente ilimitado de casos de uso para un flujo de trabajo digital. A continuación se presentan dos ejemplos comunes para ilustrar cómo los flujos de trabajo digitales pueden aumentar la eficiencia de los procesos empresariales cotidianos.
Incorporación de nuevos clientes
Un proceso de incorporación de clientes sin problemas mejora la experiencia del cliente y aumenta su valor de por vida. Los procesos de incorporación tradicionales basados en papel pueden implicar que un representante se reúna con un cliente, recopile información, pase esa información a la siguiente parte para su revisión, haga un seguimiento del cliente y complete cualquier número de tareas de incorporación que consumen mucho tiempo.
Con un flujo de trabajo digital, el cliente puede introducir su información en un formulario digital personalizado. La información se envía automáticamente a la parte designada para su revisión. Una vez aprobada, se envía un paquete de bienvenida automático al cliente. El flujo de trabajo digital ha eliminado varios pasos y ha liberado a los empleados para que se centren en tareas de mayor valor, como informar al cliente sobre las ofertas de productos y servicios.
Flujos de trabajo de aprobación
Las solicitudes de aprobación son una de las tareas que más tiempo consumen en cualquier organización. La parte que solicita la aprobación a menudo se ve obligada a buscar a uno o varios supervisores para que la firmen. La productividad suele verse afectada, ya que el flujo de trabajo no puede avanzar hasta que se recibe la aprobación. Además, los procesos de aprobación manuales son propensos a errores costosos.
Un flujo de trabajo digital simplifica el proceso de aprobación. Un empleado puede simplemente entrar en el sistema de gestión de sistema de gestión de flujos de trabajo y enviar electrónicamente una solicitud. La solicitud se dirige a la parte designada. Se envían notificaciones y recordatorios por correo electrónico para acelerar la aprobación. El solicitante puede seguir fácilmente el estado de la solicitud y, mientras tanto, puede centrarse en realizar otras tareas.
Las iniciativas de transformación digital suelen fracasar, pero no tienen por qué hacerlo. El truco consiste en empezar por lo más pequeño, centrándose en los flujos de trabajo ineficientes y sustituyéndolos por un flujo de trabajo digital. A partir de ahí, se puede escalar a los procesos de negocio completos. El sistema de gestión de flujos de trabajo de bajo código de ProcessMaker, líder en la industria, hace que sea sencillo para las organizaciones diseñar e implementar flujos de trabajo digitales.
