La última hoja de trucos en el flujo de trabajo

Uno de los principales beneficios del flujo de trabajo automatizado es el ahorro de tiempo. ¿Cómo ahorra tiempo un flujo de trabajo? Utiliza una serie de procesos o pasos secuenciales, que pueden ser ejecutados sin ninguna intervención manual - entonces, hay un flujo. Con la automatización, esto implica añadir la digitalización a la mezcla, lo que mejorará la velocidad y la precisión. 

Cuando se reduce el tiempo utilizado para completar una tarea, los empleados tienen más tiempo para concentrarse en un trabajo de mayor nivel. Con un flujo de trabajo automatizado, cada tarea se activa inmediatamente una vez que la tarea anterior se ha completado. Por lo tanto, los pasos correctos se dan en el orden correcto y la fuerza de trabajo es libre de concentrarse en sus responsabilidades laborales básicas.

Profundizando en el flujo de trabajo

En términos sencillos, un flujo de trabajo es la gestión, y los procesos asociados, de una tarea comercial repetible. De hecho, concéntrese en la palabra repetible porque un flujo de trabajo se utiliza para ejecutar tareas que requieren un despliegue continuo.

Para darle una mejor idea de cómo funciona esto, vamos a cubrir un ejemplo práctico: el empleado a bordo. Cada vez que se contrata a un nuevo empleado, hay que explicarle cómo funciona la empresa, cuál es su papel, etc.

Por ejemplo, si se está contratando a un nuevo empleado, probablemente ya se disponga de una serie de tareas para ponerlo en marcha, como la solicitud de un currículum vitae, la concertación de una entrevista telefónica, la concertación de una entrevista en persona, la evaluación de sus aptitudes y experiencia en relación con otras posibles contrataciones, la comprobación de antecedentes, la generación de documentos fiscales y de empleo para la firma electrónica, la negociación de su paquete de salarios y prestaciones, etc.

En términos realistas, cuando la gente piensa en el flujo de trabajo, a menudo piensa en el software de gestión del flujo de trabajo. Podrías anotar una secuencia de tareas, pero simplemente se quedaría ocioso en tu hoja de papel. Aunque, visualizar cómo quieres que empiece y termine tu flujo de trabajo es el primer paso. Puede hacerlo mediante diagramas de flujo de trabajo, que también pueden ayudarle a identificar y abordar los posibles cuellos de botella. Con un diagrama de flujo de trabajo, también puedes organizar tus tareas de manera mucho más eficiente.

Piense en las tareas repetibles que deben ejecutarse, cuántos pasos se darían y quién sería responsable de asegurar que se desplieguen. Antes de diseñar su proceso en un modelador BPMN, comience con un diagrama de flujo de trabajo para asegurarse de que ha cubierto todo.

Los componentes que componen su flujo de trabajo

Cada flujo de trabajo tiene un conjunto de componentes que componen el conjunto. Aquí no están en un orden particular:

• Actividades: ¿Qué tareas se ejecutarán a lo largo del flujo de trabajo?
• Actor/es: ¿Quién tiene la responsabilidad de llevar a cabo las tareas?
• Resultados: ¿Cómo es el resultado final?

Crear el flujo de trabajo

Como con cualquier otra cosa, hay algunos pasos básicos para asegurar la relevancia de su diagrama de flujo de trabajo. Continúe leyendo para saber más.

Paso 1: ¿Qué trabajo le gustaría establecer como flujo de trabajo? ¿Es repetible? Consiga la ayuda del actor o actores que suelen llevarlos a cabo.

Paso 2: Colaborar con el/los actor/es en relación con las tareas que deben incluirse y los procesos que pueden eliminarse con un guiño a la eficiencia. Luego, discuta sus expectativas deseadas en términos de resultados.

Paso 3: Trazar un mapa de cada proceso con gran detalle. Al hacer esto, comenzará a visualizar claramente las tareas que son un desperdicio y podrá eliminarlas o subcontratar la tarea para mejorar la eficiencia.

Paso 4: Hacer una estimación aproximada de cuánto tiempo llevaría cada tarea. En este punto, no tienes ninguna experiencia. Una vez que ponga en marcha su flujo de trabajo, puede actualizar esta sección de su diagrama.

Paso 5: Juntar todas las piezas para crear el diagrama de flujo de trabajo. Asegúrense de incluir los componentes clave: el/los actor/es, las actividades y los resultados previstos.

Recuerda, tu diagrama de flujo de trabajo no es estático. Debería ser un documento evolutivo. Continúe refinando los procesos a medida que avanza, aprenda más y modifique sus objetivos. Una vez que esté listo, puede diseñar su proceso en un software BPMN 2.0 donde sus flujos de trabajo pueden ser ejecutados.

Mantener la tecnología simple, para empezar

Cuando esté listo para digitalizar sus flujos de trabajo, es fundamental comenzar con una autoevaluación organizativa. Puede que haya mucho entusiasmo en torno a lo que puede hacer con su nuevo software, pero debe mantener sus expectativas realistas. Además, quiere una solución de software que se ajuste a sus expectativas y a su presupuesto. Si no ha utilizado software de flujo de trabajo en el pasado, puede resultar abrumador al principio. Tómese las cosas con calma y empiece por poco. Empieza con un proceso simple y sigue a partir de ahí. Aprenda cómo funcionan las cosas antes de hacer una implementación de extremo a extremo. Déle tiempo a su actor o actores para que se acostumbren al software también.

Considerando los procesos manuales

Esta es una sección importante porque los flujos de trabajo tienen que ver con la gestión más eficiente de los procesos manuales. ¿Dónde está la fruta que cuelga más baja? ¿Qué procesos manuales le llevan más tiempo a sus empleados? ¿Qué procesos manuales evitan que sus empleados se centren en sus tareas de más alto nivel? Estos son los procesos con los que debería empezar cuando implemente el software de flujo de trabajo.

Ahora, en lugar de la entrada de datos, puedes usar disparadores de tareas. A diferencia de la entrega manual, puedes usar el equilibrio de la carga de trabajo y/o la distribución automatizada del trabajo. Empezarás a notar el retorno de la inversión inmediatamente cuando automatices algunas de tus tareas manuales más agotadoras.

¿Qué es lo siguiente?

Déle a su compañía, y a las partes afectadas, algún tiempo para entender los componentes generales de lo que constituye un flujo de trabajo y, en última instancia, cómo funciona. Cuando empiezas con algo pequeño, puedes ver que un creciente conjunto de posibilidades empiezan a revelarse. Entonces, manténgalo simple. Como resultado, sus procesos serán más fáciles de seguir y mantener para todos.