¿Cuáles son las ventajas de la automatización del flujo de trabajo? Desde la reducción de costes a una mayor productividad, pasando por la agilidad y flexibilidad de las operaciones, la automatización es una poderosa herramienta para las organizaciones modernas. Sin embargo, el proceso de iniciarse en la automatización puede resultar desalentador. Así que exploremos 15 extraordinarios ejemplos de automatización de procesos en diversos sectores, que muestran el inmenso potencial y el poder transformador de este enfoque innovador.
Aquí hay 15 ejemplos de automatización de procesos que transformarán su organización:
Proceso de contratación
Las organizaciones pueden recibir cientos o incluso miles de solicitudes de empleo para un solo puesto. Gracias a la automatización de los procesos, los empleadores pueden escanear e identificar sin problemas a los solicitantes que mejor se adapten a la vacante.
Incorporación de empleados
Contratar y cubrir los puestos vacantes es sólo el principio. Una vez contratados, las tareas del departamento de RR.HH. incluyen la formación de los empleados, la recopilación de información, la asignación de activos y la concesión de acceso al sistema. Los largos procesos de incorporación de los empleados pueden provocar descontento entre los recién contratados y periodos prolongados de improductividad.
Con automatización del procesolas organizaciones pueden crear procedimientos de incorporación consistentes y eficientes que minimicen los costosos errores y a la vez aumenten significativamente la retención de los empleados.
Análisis y retención de empleados
La automatización de los procesos permite a las organizaciones recopilar y analizar los indicadores clave del rendimiento de los empleados. Utilizando esta información, las organizaciones pueden mejorar la productividad de los empleados y la satisfacción en el trabajo. Además, al proporcionar soluciones de automatización como el soporte de la mesa de ayuda al empleado, se asegura que sus empleados tengan las herramientas que necesitan para tener éxito.
Solicitudes de permisos y vacaciones de los empleados
Tradicionalmente, la tramitación y el seguimiento de las solicitudes de permisos y vacaciones de los empleados son procesos largos y repetitivos. Con la automatización, un empleado puede enviar una solicitud electrónicamente a través de una solución basada en web que se envía a su supervisor para su aprobación. Además, los empleados pueden ver fácilmente los permisos concedidos y hacer un seguimiento de las solicitudes pendientes.
Mira cómo... Universidad Comunitaria de Tulsa eliminó las solicitudes de permisos en papel a través de la automatización.
Solicitud y tramitación de expedientes académicos
Los colegios y universidades reciben una gran cantidad de solicitudes de transcripciones durante todo el año. Muchas holagsu educación las instituciones aún requieren que los estudiantes completen y presenten formularios para recibir las transcripciones y otros registros de los estudiantes. Mediante la automatización, los estudiantes pueden presentar solicitudes electrónicamente que se procesan con rapidez, lo que reduce en gran medida la carga del personal administrativo.
Las escuelas también se encargan de procesar las solicitudes de transferencia. Con la automatización del proceso se reconocen e introducen los cursos pertinentes. Esto elimina la necesidad de revisión manual e introducción de datos, lo que permite a las escuelas ser más receptivas y cometer menos errores.
Tramitación de siniestros
Agencias de seguros utilizan la automatización para gestionar y procesar un número masivo de reclamaciones. Las soluciones de automatización cumplen muchas funciones importantes. Estas incluyen tareas como la recepción de reclamaciones, la evaluación de daños, el envío de notificaciones de liquidación y el procesamiento de pagos. Con la automatización, las compañías de seguros también pueden obtener poderosos conocimientos mediante la extracción y el análisis de fuentes de datos no estructurados tradicionalmente inaccesibles.
Cuentas por cobrar
El éxito en los negocios requiere un flujo de caja constante y predecible. Con la automatización, las organizaciones pueden crear facturas sin problemas, entregarlas en fechas concretas, enviar recordatorios de pago a los clientes, mantener registros de pago electrónicos y ayudar a conciliar las cuentas. Además de cobrar más rápido, la automatización de procesos reduce la incidencia de costosos errores humanos.
Órdenes de compra
Las solicitudes de pedidos son un proceso empresarial habitual en todos los sectores. Los procesos tradicionales ineficaces implican que los empleados busquen la firma de uno o varios supervisores. Con la automatización del proceso, las solicitudes de pedidos de compra se envían automáticamente a la parte adecuada para su revisión. Entre las funciones adicionales se incluyen notificaciones y recordatorios, la posibilidad de realizar un seguimiento de las solicitudes y la creación de pistas de auditoría mediante el almacenamiento de los pedidos de compra completados.
Gestión de operaciones
Software de gestión de procesos empresariales facilita a las organizaciones el seguimiento de sus operaciones, así como el diseño, prueba e implementación de flujos de trabajo eficientes. Un tablero intuitivo proporciona una visión global de las tareas y proyectos abiertos, ayudando a identificar los posibles cuellos de botella antes de que puedan afectar a la productividad.
Logística y gestión de la cadena de suministro
La automatización de los procesos ayuda a mejorar la comunicación con los proveedores, distribuidores y clientes. Elimina los procesos manuales como el control y la gestión del inventario, el seguimiento del estado de los pedidos y la asistencia al cliente. Las organizaciones pueden procesar los pedidos más rápidamente, aumentar la productividad y proporcionar un excelente servicio al cliente.
Atención al cliente
Mientras las organizaciones buscan mejorar la experiencia del cliente, muchas están recurriendo a soluciones de automatización como chatbots para ofrecer apoyo las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Los chatbots son programas informáticos que utilizan el procesamiento del lenguaje natural (PNL), el aprendizaje automático (ML) y la inteligencia artificial (IA) para procesar las interacciones humanas.
A pesar de la percepción generalizada de que los chatbots son una molestia, los estudios sugieren lo contrario. De hecho, alrededor del 55% de los clientes prefieren comunicarse con las empresas a través de un mensajero. Considere la posibilidad de utilizar un chatbot para filtrar las comunicaciones con los clientes o para ofrecer asistencia las 24 horas del día.
Nuevas aperturas de cuentas
Las nuevas normas contra el blanqueo de dinero y las de "conozca a su cliente" han hecho más difícil que los bancos procesen las solicitudes de nuevas cuentas. Añada a esto el hecho de que los clientes esperan un proceso de apertura de cuenta más rápido que nunca y no es difícil ver la necesidad de automatización de procesos en la industria bancaria.
Al automatizar el proceso de apertura de nuevas cuentas, los bancos pueden facilitar la recopilación de la documentación necesaria, reducir los tediosos procesos manuales como la introducción de datos, comunicarse con los clientes, mejorar el cumplimiento y proporcionar experiencias memorables a los clientes.
Auditoría
La auditoría es uno de los procesos empresariales más largos y complejos. Con la automatización de procesos, las organizaciones pueden mejorar la eficiencia de sus procesos de auditoría al tiempo que obtienen información valiosa. Una solución de automatización muy utilizada es la automatización robótica de procesos (RPA). Con la RPA, las tareas de auditoría pueden llevarse a cabo las 24 horas del día a una velocidad dos veces superior a la de los procesos manuales.
Tickets de soporte informático
La automatización de las entradas facilita a las organizaciones la gestión de las solicitudes de soporte, al tiempo que ahorra tiempo y dinero. Las soluciones de automatización de procesos asignan y rastrean automáticamente las solicitudes, envían recordatorios importantes y mantienen registros y registros detallados. Los interesados dedican menos tiempo a tareas como la asignación de trabajo y el seguimiento y más a tareas de alto valor.
Otros flujos de trabajo del departamento de TI pueden incluir el ciclo de vida del producto, la garantía de calidad y los ciclos de lanzamiento como ejemplos de automatización de procesos.
Gestión de contratos
Los sistemas de gestión de contratos ayudan a las organizaciones a deshacerse de los procesos basados en papel, al tiempo que ofrecen transparencia y coherencia a la hora de negociar los contratos. A proceso de automatización de la gestión de contratos ofrece potentes funciones como edición, flujos de trabajo de aprobación, firmas electrónicas, notificaciones por correo electrónico, accesibilidad y mayor seguridad.
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