La automatización de procesos es un enfoque innovador para las empresas que desean agilizar sus operaciones, aumentar la productividad y reducir costes. Sin embargo, la implantación de la automatización de procesos empresariales puede parecer intimidante a primera vista. Para arrojar luz sobre el inmenso potencial que ofrecen los procesos de automatización, examinemos 15 ejemplos extraordinarios de automatización de procesos en diversos sectores.
Proceso de contratación
Procesar cientos o incluso miles de solicitudes para un solo puesto de trabajo puede resultar abrumador. Mediante la automatización de procesos, las empresas pueden cribar e identificar eficazmente a los candidatos adecuados para el puesto.
Incorporación de empleados
Contratar y cubrir los puestos vacantes es sólo el principio. Una vez contratados, las tareas del departamento de RR.HH. incluyen la formación de los empleados, la recopilación de información, la asignación de activos y la concesión de acceso al sistema. Los largos procesos de incorporación de los empleados pueden provocar descontento entre los recién contratados y periodos prolongados de improductividad.
La automatización de procesos puede agilizar el largo proceso de incorporación de nuevos empleados. Garantiza la ejecución coherente de tareas como la formación de los empleados, la recopilación de información, la asignación de activos y la concesión de acceso al sistema. La automatización de estos procesos puede aumentar significativamente la probabilidad de retener a los nuevos empleados y minimiza los errores de incorporación.
Análisis y retención de empleados
Los procesos automatizados pueden aumentar la capacidad de las organizaciones para recopilar y analizar indicadores clave de rendimiento. Esta valiosa información puede mejorar la productividad y la satisfacción laboral de los empleados. La automatización de las funciones de asistencia (como un servicio de ayuda a los empleados) garantiza que los miembros de su equipo tengan todo lo que necesitan para triunfar.
Solicitudes de permisos y vacaciones de los empleados
Los procesos de automatización pueden transformar la tediosa tarea de realizar el seguimiento de las solicitudes de permisos y vacaciones de los empleados en un proceso rápido y sin complicaciones. Los flujos de trabajo automatizados permiten a los empleados enviar y realizar el seguimiento de las solicitudes electrónicamente, mejorando así la transparencia y la eficiencia.
Vea cómo el Tulsa Community College eliminó las solicitudes de permisos en papel mediante la automatización.
Solicitud y tramitación de expedientes académicos
Las facultades y universidades pueden aprovechar los controles de automatización de procesos para gestionar el colosal volumen de solicitudes de expedientes académicos que reciben cada año. University-foccan acelera los tiempos de tramitación y aligera la carga administrativa del personal.
Las escuelas también se encargan de procesar las solicitudes de transferencia. Con las herramientas de automatización para la evaluación de los créditos de transferencia, se reconocen e introducen los cursos pertinentes. Esto elimina la necesidad de la revisión manual y la introducción de datos, lo que permite a los centros ser más receptivos y cometer menos errores.
Tramitación de siniestros
Las agencias de seguros utilizan la automatización para gestionar y tramitar un número ingente de siniestros. Las soluciones de automatización cumplen muchas funciones importantes. Entre ellas se incluyen tareas como la admisión de siniestros, la evaluación de daños, el envío de notificaciones de liquidación y la tramitación de pagos. Con la automatización, las compañías de seguros también pueden obtener información valiosa mediante la extracción y el análisis de fuentes de datos no estructurados tradicionalmente inaccesibles.
Cuentas por cobrar
El éxito en los negocios requiere un flujo de caja constante y predecible. Con la automatización, las organizaciones pueden crear facturas sin problemas, entregarlas en fechas concretas, enviar recordatorios de pago a los clientes, mantener registros de pago electrónicos y ayudar a conciliar las cuentas. Además de cobrar más rápido, la automatización de procesos reduce la incidencia de costosos errores humanos.
Órdenes de compra
Las solicitudes de pedidos son un proceso empresarial habitual en todos los sectores. Los procesos tradicionales, ineficaces, implican que los empleados busquen la firma de uno o varios supervisores. Con la automatización del proceso, las solicitudes de pedidos de compra se envían automáticamente a la parte adecuada para su revisión. Entre las funciones adicionales se incluyen notificaciones y recordatorios, la posibilidad de realizar un seguimiento de las solicitudes y la creación de pistas de auditoría mediante el almacenamiento de los pedidos de compra completados.
Gestión de operaciones
El software de gestión de procesos empresariales ofrece un cuadro de mandos intuitivo que proporciona una visión global de las tareas y proyectos abiertos, lo que permite a las organizaciones anticiparse a posibles cuellos de botella y mantener la productividad.
Logística y gestión de la cadena de suministro
Otro ejemplo de automatización de procesos empresariales se encuentra en la logística y la gestión de la cadena de suministro. La BPA mejora los canales de comunicación con proveedores, distribuidores y clientes. También elimina procesos manuales como la gestión de inventarios y la atención al cliente. Las organizaciones pueden procesar los pedidos más rápidamente, aumentar la productividad y ofrecer un excelente servicio al cliente.
Atención al cliente
A medida que las organizaciones tratan de mejorar la experiencia del cliente, muchas recurren a soluciones de automatización como los chatbots para ofrecer asistencia 24 horas al día, 7 días a la semana. Los chatbots son programas informáticos que utilizan el procesamiento del lenguaje natural (PLN), el aprendizaje automático (AM) y la inteligencia artificial (IA) para procesar las interacciones humanas. Los ejemplos de automatización en las empresas revelan que las organizaciones optan cada vez más por soluciones de automatización como los chatbots para ofrecer atención al cliente 24/7.
A pesar de la percepción generalizada de que los chatbots son una molestia, los estudios sugieren lo contrario. De hecho, alrededor del 55% de los clientes prefieren comunicarse con las empresas a través de un mensajero. Considere la posibilidad de utilizar un chatbot para filtrar las comunicaciones con los clientes o para ofrecer asistencia las 24 horas del día.
Nuevas aperturas de cuentas
En el sector bancario, las nuevas normativas contra el blanqueo de dinero y de conocimiento del cliente han sobrecargado el proceso de apertura de nuevas cuentas. Los clientes esperan un proceso de apertura de cuentas rápido y sin complicaciones. La automatización de procesos en el sector bancario puede simplificar la recopilación de datos, mejorar el cumplimiento de la normativa y mejorar la experiencia del cliente.
Auditoría
La automatización del proceso de auditoría puede mejorar la eficacia y proporcionar información muy valiosa. Entre los ejemplos de automatización en este ámbito se incluye la automatización robótica de procesos (RPA), que realiza tareas de auditoría las 24 horas del día a velocidades mejoradas que duplican con creces las de las auditorías manuales.
Tickets de soporte informático
La automatización de un sistema de tickets de TI facilita a las organizaciones la gestión de las solicitudes de asistencia, ahorrando tiempo y dinero. Las soluciones de automatización de procesos asignan y rastrean automáticamente las solicitudes, envían recordatorios importantes y mantienen registros y archivos detallados. Los interesados dedican menos tiempo a tareas como la asignación de trabajo y el seguimiento y más a tareas de gran valor.
Otros flujos de trabajo del departamento de TI pueden incluir el ciclo de vida del producto, la garantía de calidad y los ciclos de lanzamiento como ejemplos de automatización de procesos.
Gestión de contratos
Los sistemas de gestión de contratos ayudan a las organizaciones a deshacerse de los procesos basados en papel, al tiempo que ofrecen transparencia y coherencia en la negociación de contratos. Un proceso automatizado de gestión de contratos ofrece potentes funciones como edición, flujos de trabajo de aprobación, firmas electrónicas, notificaciones por correo electrónico, accesibilidad y mayor seguridad.
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