Wachsende Unternehmen stehen vor zahlreichen Herausforderungen, die ihre betriebliche Effizienz und Produktivität beeinträchtigen. Eine der größten Herausforderungen ist das Erkennen und Verwalten von Engpässen in Produktions- oder Dienstleistungsabläufen und -prozessen. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Engpassanalyse ist, welche Vorteile sie bietet, welche Schritte für eine Engpassanalyse erforderlich sind und wie sie Unternehmen bei der Verbesserung ihrer Prozesse und Systeme helfen kann.
Was ist ein Engpass in der Wirtschaft?
Engpässe sind die langsamsten oder restriktivsten Teile eines Systems, Prozesses oder Arbeitsablaufs, die die Produktivität behindern, das Wachstum bremsen und sich negativ auf das Endergebnis auswirken.
Ein einfaches Beispiel für einen Engpass ist ein leitender Angestellter, der bei einer Aufgabe, wie der Genehmigung einer Rechnung, zu langsam ist. Zwar benötigt der Manager nur wenige Sekunden, um Rechnungen zu prüfen und zu genehmigen, aber eine Verzögerung dieser Aufgabe kann dazu führen, dass die gesamte Kreditoren- oder Debitorenbuchhaltung eines Unternehmens verlangsamt wird, ähnlich wie der Hals einer Flasche den Fluss von Flüssigkeiten verlangsamt.
Engpassanalyse im Geschäftsbetrieb
Warum sollten Sie eine Engpassanalyse durchführen?
Die Engpassanalyse ist ein Managementinstrument zur Ermittlung von Beschränkungen und Ineffizienzen in einem System oder Prozess, die dessen Kapazität und Produktivität einschränken. Dabei werden die Schritte, die die meiste Zeit, die meisten Ressourcen oder den größten Aufwand erfordern, identifiziert und priorisiert und analysiert, um die Ursachen für die Ineffizienzen zu ermitteln. Diese Analyse hilft dabei, die Bereiche für die Prozessoptimierung zu ermitteln.
Vorteile der Bottleneck-Analyse
Die Engpassanalyse ist ein wichtiger Aspekt der Prozessanalyse. Sie bietet zahlreiche Vorteile für die Unternehmenstätigkeit, darunter:
- Verbesserte Effizienz. Durch die Ermittlung der Engpassbereiche in einem System oder Prozess können Unternehmen ihre Anstrengungen und Ressourcen auf die Bereiche konzentrieren, die verbessert werden müssen, was zu effizienteren und effektiveren Abläufen führt.
- Gesteigerte Produktivität. Die Beseitigung von Engpässen kann zu einer Produktivitätssteigerung führen, da die zeit- oder ressourcenintensivsten Teile des Prozesses optimiert oder gänzlich eliminiert werden.
- Geringere Kosten. Durch die Rationalisierung von Prozessen und die Optimierung von Arbeitsabläufen können Unternehmen ihre Kosten senken und ihr Endergebnis verbessern.
- Verbesserte Qualität. Die Analyse von Engpässen kann dazu beitragen, Bereiche zu ermitteln, in denen die Qualität beeinträchtigt sein könnte, so dass Unternehmen Korrekturmaßnahmen ergreifen können, um die Qualität ihrer Produkte oder Dienstleistungen zu verbessern.
Wie man eine Engpassanalyse durchführt
In einem Unternehmen kann die Engpassanalyse von einem Unternehmensanalytiker oder einem Berater für operative Exzellenz durchgeführt werden. Es gibt viele Rahmenwerke für Engpassanalysen, die sich an Lean- oder Six-Sigma-Methoden orientieren. Auf der einfachsten Ebene umfasst eine Engpassanalyse in der Regel die folgenden Schritte:
Schritt 1: Identifizieren Sie den Prozess oder das System
Identifizieren Sie den Prozess oder das System, das analysiert werden muss, z. B. einen Fertigungsprozess, eine Lieferkette oder einen Kundendienstprozess.
Schritt 2: Abbildung des Prozesses
Stellen Sie den Prozess oder das System dar, indem Sie jeden Schritt und die für jeden Schritt erforderlichen Ressourcen angeben.
Schritt 3: Identifizierung des Engpasses
Ermitteln Sie den langsamsten oder restriktivsten Schritt im Prozess, der die meiste Zeit in Anspruch nimmt oder die meisten Ressourcen erfordert.
Schritt 4: Analysieren Sie den Engpass
Analysieren Sie den Engpass, um die Ursache der Ineffizienzen zu ermitteln. Dies kann die Sammlung von Daten, die Durchführung von Interviews oder den Einsatz anderer Analyseinstrumente beinhalten.
Schritt 5: Lösungen entwickeln und umsetzen
Entwicklung von Lösungen für die Ursachen des Engpasses und deren Umsetzung zur Verbesserung des Prozesses oder Systems.
Schritt 6: Kontinuierliche Überwachung und Verbesserung
Die Analyse von Engpässen ist keine einmalige Aufgabe. Unternehmen sollten den Betrieb ständig überwachen, um zukünftige Engpässe zu vermeiden.
Häufige Fehler, die bei der Engpassanalyse zu vermeiden sind
Die Analyse von Engpässen ist nicht immer leicht zu bewerkstelligen, da viele Fehler leicht gemacht werden können.
Zu den häufigsten Herausforderungen gehören:
- Ignorieren kleiner Engpässe. Ein häufiger Fehler besteht darin, kleinere, weniger offensichtliche Engpässe zu übersehen. Auch wenn sie unbedeutend erscheinen, können sich diese kleinen Engpässe kumulieren und zu erheblichen Verzögerungen und Ineffizienzen im Gesamtprozess führen.
- Nichtberücksichtigung externer Faktoren. Ein weiterer Fehler besteht darin, externe Faktoren nicht zu berücksichtigen und sich nur auf interne Prozesse zu konzentrieren. Externe Faktoren wie Probleme in der Lieferkette oder die Marktnachfrage können ebenfalls erheblich zu Engpässen beitragen.
- Übersehen menschlicher Faktoren. Auch menschliche Faktoren wie Fähigkeiten, Moral und Personalbestand werden häufig nicht berücksichtigt. Engpässe bei den Mitarbeitern können sich ebenso stark auswirken wie bei den Prozessen, und ihre Behebung kann zu erheblichen Verbesserungen führen.
- Mangel an umfassender Datenanalyse. Die Analyse von Engpässen ist oft unzureichend, weil die Daten unzureichend oder falsch sind. Die Verwendung unvollständiger oder veralteter Daten kann zu einer falschen Identifizierung von Engpässen und in der Folge zu ungeeigneten Lösungen führen.
- Vernachlässigung der Variabilität. Ein weiterer häufiger Fehler ist das Ignorieren von Schwankungen bei den Bearbeitungszeiten und der Nachfrage. Variabilität kann zu Schwankungen und Inkonsistenzen im Arbeitsablauf führen und unerwartete Engpässe verursachen.
Tools und Software für die Engpassanalyse
Heute gibt es viele Softwarelösungen, die die Analyse und Identifizierung von betrieblichen Engpässen automatisieren. Dazu können gehören:
- Software zur Prozesserkennung. Mit diesen Tools können Sie Engpässe in Aufgaben, Systemen und Arbeitsabläufen erkennen und diagnostizieren.
- Software zur Prozessanalyse. Beim Process Mining werden in der Regel Ereignisprotokolle von Unternehmensressourcensystemen erfasst, um Geschäftsprozesse zu analysieren.
- Software zur Aufgabensuche. Task Mining nutzt die Technologie der Aufgabenerfassung zur Analyse von Benutzerinteraktionen und -aktivitäten innerhalb von Geschäftsanwendungen.
- Software für Prozessintelligenz. Prozessintelligenz ist ein Oberbegriff für verschiedene Formen von Analysewerkzeugen, die sowohl Prozess- als auch Task-Mining-Tools umfassen.
Die Engpassanalyse ist ein wertvolles Instrument, das Unternehmen helfen kann, Ineffizienzen zu erkennen, Prozesse zu optimieren und die Produktivität und Rentabilität zu verbessern. Indem sie sich auf die Engpassbereiche in einem System oder Prozess konzentrieren, können Unternehmen ihre Effizienz steigern, Kosten senken und die Qualität ihrer Produkte oder Dienstleistungen verbessern. Mit modernen Technologien wie Process Intelligence kann die Engpassanalyse schneller und einfacher als je zuvor durchgeführt werden, ohne dass manuelle Recherchen und Kartierungen erforderlich sind.
