Die Prozessanalyse kann Unternehmen dabei helfen, die Funktionsweise ihrer Prozesse zu verstehen, Engpässe und Ineffizienzen zu erkennen und ihre Abläufe zu optimieren, um mehr Effizienz und Kosteneinsparungen zu erzielen. Die Prozessanalyse kann Unternehmen auch dabei helfen, Möglichkeiten zur Automatisierung zu erkennen und Mehrwert für Kunden zu schaffen. Darüber hinaus kann die Prozessanalyse genutzt werden, um Risiken und Compliance-Probleme zu erkennen, den Kundenservice zu verbessern und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.
Was genau ist eine Geschäftsprozessanalyse?
Die Geschäftsprozessanalyse ist eine Methode zur Analyse von Geschäftsabläufen und -prozessen, um Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Sie basiert häufig auf einem mehrstufigen Rahmen zur Identifizierung, Abbildung und Verbesserung von Prozessen innerhalb einer Geschäftseinheit oder eines gesamten Unternehmens.
Einfach ausgedrückt, ist die Prozessanalyse eine Möglichkeit, Einblicke in die Schritte zu gewinnen, die Mitarbeiter und Unternehmen durchführen, um ihre Ziele zu erreichen. Indem Sie Ihre aktuellen Prozesse genau unter die Lupe nehmen, können Sie feststellen, was gut funktioniert, was verbessert werden muss und wie Sie bessere Geschäftsergebnisse erzielen können.
Eine BPA ist ein wesentlicher Aspekt des Geschäftsprozessmanagements (BPM), eines weit verbreiteten Rahmens für die Analyse, Pflege und Verbesserung von Prozessen in einer Organisation.
In diesem Artikel erörtern wir verschiedene Methoden der Prozessanalyse, die Vorteile der einzelnen Methoden und die zu verwendenden Tools für die Geschäftsprozessanalyse.
Geschäftsprozessanalyse vs. Unternehmensanalyse - wer macht was?
Eine BPA wird in einem Unternehmen häufig von einem Geschäftsprozessanalysten durchgeführt - eine Rolle, die nicht mit der eines Geschäftsanalysten zu verwechseln ist. Der Hauptunterschied besteht darin, dass sich Prozessanalysten auf die Analyse und Verbesserung von Prozessen konzentrieren, während Geschäftsanalysten Ihr Unternehmen als Ganzes betrachten.
Eine weitere Schlüsselrolle bei der Prozessanalyse spielt der Prozessarchitekt, dessen Aufgabe es sein kann, die Art und Weise, wie Geschäftsprozesse und Unternehmenssysteme verwaltet werden, zu entwerfen, umzugestalten und zu optimieren, unabhängig davon, wer eine Prozessanalyse durchführt.
Geschäftsprozessanalyse in 7 Schritten
Es gibt viele Möglichkeiten, eine Prozessanalyse durchzuführen. Einige Methoden folgen den beliebten Six-Sigma- oder Lean-Six-Sigma-Methoden, während andere einen weniger strikt definierten Ansatz verfolgen können. Der Lebenszyklus einer Prozessanalyse kann sieben allgemeine Schritte umfassen:
Schritt 1: Prozess- und Zielfindung
Ein guter Ausgangspunkt für eine Prozessanalyse ist die Ermittlung Ihrer Prozessziele und die Bewertung, wie sie sich in die Gesamtziele Ihres Unternehmens einfügen. Auf diese Weise können Sie festlegen, wie Sie den Erfolg, den Wert und die Priorisierung von Verbesserungen messen.
Zu den messbaren Zielen der Prozessanalyse gehören:
- Geringere Kosten. Geringere Kosten sollten niemals eine geringere Qualität bedeuten.
- Höhere Geschwindigkeit. Verbesserung der Prozessgeschwindigkeit bei gleichbleibender Qualität.
- Verbesserte Qualität. Bei der Qualitätsverbesserung geht es darum, zeitraubende Geschäftsprozesse, die zu nachteiligen Ergebnissen führen, zu erkennen und zu reduzieren.
Schritt 2: Prozessfindung
In der Phase der Prozessermittlung erstellen Sie ein Ist-Prozessmodell des gegenwärtigen Zustands der Unternehmensprozesse. Prozessentdeckungsinitiativen können sowohl manuell als auch automatisch durchgeführt werden.
Manuelle Ansätze können Fragebögen oder Interviews mit den wichtigsten Interessengruppen beinhalten, während die automatisierte Prozessermittlung typischerweise ein automatisches Data Mining von Geschäftsprozessen oder von IT-Systemen beinhaltet. In beiden Fällen ist das Ergebnis in der Regel eine Visualisierung oder ein Diagramm der wichtigsten Prozesse in Form einer Prozesslandkarte.
Bei manuellen Methoden ist es am besten, sich jeweils auf einen Zielprozess zu beschränken, da die Abbildung und Analyse der Prozesse viel Arbeit erfordert. Automatisierte Prozesserkennungs-Tools sind jedoch in der Lage, komplexe Geschäftsprozesse in Echtzeit und ohne menschliche Beteiligung abzubilden.
Schritt 3: Prozessanalyse
Eine Prozessanalyse beginnt mit der Identifizierung der zu analysierenden Prozesse und der Sammlung von Informationen über den Prozess. Dann ist es an der Zeit, den ursprünglichen Prozess zu analysieren, bevor neue und verbesserte Prozesse entwickelt werden. Es gibt viele Techniken zur Prozessanalyse zu entdecken.
- Analyse des Mehrwerts
Die Wertschöpfungsanalyse ist eine Methode, bei der jeder Prozessschritt untersucht wird, um festzustellen, welche Schritte wertschöpfend sind und welche nicht. Durch die Untersuchung der einzelnen Prozessschritte können die Teams die wertschöpfenden und die nicht wertschöpfenden Schritte erkennen und voneinander trennen.
- GAP-Analyse
Eine Gap-Analyse ist eine Möglichkeit, die aktuelle Leistung einer Organisation mit ihrer gewünschten Leistung zu vergleichen. Durch die Durchführung einer Gap-Analyse können Teams feststellen, ob ihre Organisation ihre Ressourcen effektiv einsetzt und die Erwartungen erfüllt.
- Analyse der Grundursache
Die Durchführung einer Ursachenanalyse hilft, die wahre Ursache eines Geschäftsproblems zu ermitteln. Nur wenn die wirklichen und oft unbekannten Probleme identifiziert werden, können die Teams über Lösungen nachdenken, um sie zu beheben.
- Analyse der Beobachtungen
Eine Beobachtungsanalyse bietet einen Echtzeit-Blick auf einen Prozess aus erster Hand. Die Beobachtung von Geschäftsprozessen in Echtzeit wirft ein Licht auf übersehene und/oder unterbewertete Prozessschritte und zeigt dokumentierte, aber nicht vorhandene Aktivitäten auf.
- Analyse der Erfahrungsprüfung
Bei einer Analyse der Erfahrungswerte teilen langjährige Mitarbeiter ihr Prozesswissen und ihre Erfahrungen mit. Expertenwissen wird oft nicht ausreichend genutzt, aber erfahrene Mitarbeiter können die Geheimnisse einer hohen Produktivität preisgeben und frühere fehlerhafte Prozesse diskutieren.
Schritt 4: Neugestaltung der Prozesse
Bei der Neugestaltung von Prozessen handelt es sich um eine vollständige Überarbeitung der wichtigsten Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens, um Leistungskennzahlen wie die Kapitalrendite, eine bessere Servicequalität und eine Kostenreduzierung zu verbessern. Um Ihre Prozesse neu zu gestalten, zeichnen Sie ein neues Prozessdiagramm und teilen es mit Ihrer Organisation. Das Diagramm sollte:
- Zeigen Sie, wie Probleme gelöst werden
- Neue Prozesse anzeigen
- Information der Teams, wie sie die vorgeschlagenen Änderungen umsetzen können
- Zeigen Sie die geschätzten Kosten, den Zeitaufwand und den Personalbedarf im Zusammenhang mit dieser Änderung auf.
Schritt 5: Prozessumsetzung
Bei der Prozessimplementierung geht es darum, herauszufinden, was man ändern muss, und es zu ändern. Es geht darum, Anweisungen zu geben, umsetzbare Schritte zu koordinieren und zu definieren und Ziele festzulegen. Sie können dies tun, indem Sie:
- Information der Teams über Änderungen.
- Erklären Sie, was passieren wird, wie es passieren wird und warum.
- Weisen Sie neue Aufgaben, neue Software und neue Top-Prioritäten zu.
- Machen Sie sich darauf gefasst, dass sich Teams, Management und sogar ganze Organisationen verändern werden.
- Messen Sie die Veränderungen, um ihre Wirksamkeit zu verstehen. Jede bedeutende Veränderung muss einen gut durchdachten Plan beinhalten.
Schritt 6: Prozessüberwachung und -steuerung
Die Überwachung und Analyse von Prozessen vermittelt Ihnen ein Verständnis für die Anpassungen und Verbesserungen, die Sie möglicherweise vornehmen müssen, und für die Identifizierung von Schattenprozessen.
Sie können Schattenprozesse erkennen, indem Sie:
- Der Blick über Aufgaben und Arbeitsabläufe hinaus und das Verständnis für die Details Ihrer täglichen Arbeitstätigkeiten.
- Eine ganzheitliche Betrachtung der Prozesse verhindert die Verschwendung von Zeit, Ressourcen und Chancen.
Schritt 7: Gehen Sie zurück zum Anfang und wieder herum
Denken Sie daran, dass eine Prozessanalyse auf eine kontinuierliche Verbesserung abzielen sollte und nicht auf eine einmalige Lösung.
Die regelmäßige Überprüfung und Verbesserung von Prozessen hilft Unternehmen, Engpässe zu vermeiden, die neueste und effektivste Software zu nutzen und effiziente Arbeitsmethoden einzuführen. Dieser Schritt ermöglicht es Organisationen, sich von finanziellen Schocks wie einer Bankenkrise, unvorhersehbaren Währungsschwankungen und widrigen globalen Ereignissen wie der Coronavirus-Pandemie zu erholen.
Vorteile der Geschäftsprozessanalyse
Aber warum ist die Prozessanalyse so wichtig? Das Erkennen und Verbessern der Prozesse, die zu Ergebnissen führen, bedeutet weniger Engpässe, weniger Leistungsprobleme, weniger Kosten und einen reibungsloseren Arbeitsablauf. Wenn Unternehmen Einblicke in die so genannten kleineren täglichen Aufgaben gewinnen, werden sie durch ein besseres Verständnis gestärkt. Einige weitere wichtige Gründe für die Durchführung einer Prozessanalyse sind:
- Verborgene Details aufdecken
Die Analyse von Prozessen hilft Ihnen, unnötige Aufgaben, die Sie behindern und zu Engpässen führen, zu finden und zu reduzieren.
- Wirksame Anpassung von KPI und Kommunikation
Gut verstandene und gut verwaltete Prozesse helfen dem Management, bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen.
- Transparenz aus historischen Daten
Die Analyse von Prozessen hilft bei der Überwachung von Teamaktivitäten und der Ermittlung der Auswirkungen von Maßnahmen auf Ihr Unternehmen.
- Verbessertes ganzheitliches Verständnis und Funktionieren
Durch die Dokumentation von Prozessen wissen alle, von erfahrenen Mitarbeitern bis hin zu Neueinsteigern, besser, was sie zu tun haben.
- Kontinuierliche Verbesserung und Innovation
Geschäftseinblicke in Echtzeit bringen unzählige Verbesserungsmöglichkeiten mit sich. Die Beseitigung unnötiger Prozesse spart beispielsweise Zeit und Geld ohne Investitionen oder Schulungen.
- Informiertere und effizientere Entscheidungsfindung
Wenn Manager Entscheidungen auf der Grundlage von Daten treffen, können sie sicher sein, dass sie die richtige Entscheidung treffen. So kann es beispielsweise vorkommen, dass Manager aus reinem Instinkt heraus Mitarbeiter entlassen, um Geld zu sparen, und erst später feststellen, dass sie hochtalentierte Teamplayer verloren haben.
Die Quintessenz
Eine Geschäftsprozessanalyse bietet Unternehmen Einblicke in ihre internen Prozesse, um diejenigen zu identifizieren, die für Effizienz sorgen, und um Prozesse zu verbessern oder zu eliminieren, die Zeit, Geld und Ressourcen verschwenden.
Dieser Prozess verändert oft alles, von der gesamten Organisation bis hin zum individuellen Arbeitsstil, so dass informierte Entscheidungsträger ihn korrekt durchführen müssen. Die Beratung durch Experten hilft jedoch, komplexe Veränderungen einfach zu gestalten. Die in diesem Artikel genannten Ratschläge sind ein guter Ausgangspunkt.
Wenn Sie eine wirkliche Veränderung anstreben, sollten Sie den Einsatz von automatisierten Prozessanalysetools anstelle von langwierigen und teuren manuellen Methoden in Betracht ziehen. Das Prozessanalyse-Tool von ProcessMaker kann Ihnen helfen, Ihre Arbeitsabläufe zu analysieren und Echtzeitdaten zu erhalten, ohne dass Sie sich um die Integration kümmern müssen.
