Was ist Business Process Monitoring? 2024 Update

Vorteile der Geschäftsprozessüberwachung

Die Prozessüberwachung ist ein wichtiger Schritt in der Prozessanalyse, da sie Unternehmen dabei hilft, die Leistung zu verfolgen und kontinuierlich zu verbessern. Sie hilft bei der Prozessoptimierung, indem sie verbesserungswürdige Bereiche identifiziert und sicherstellt, dass Aufgaben, Prozesse und Arbeitsabläufe mit den allgemeinen Geschäftsabläufen und -zielen in Einklang gebracht werden. Die Prozessüberwachung kann Unternehmen auch dabei helfen, Risiken und Compliance-Probleme zu erkennen.

Was genau ist die Überwachung von Geschäftsprozessen?

Die Überwachung von Geschäftsprozessen ist die proaktive Überprüfung und Analyse der Leistung von Prozessen, um potenzielle Engpässe zu ermitteln, die Konformität zu prüfen und Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Bei der Überwachung von Geschäftsprozessen werden Leistungskennzahlen verwendet, um die Effektivität der Prozesse zu messen und zu analysieren. Eine effektive Ausführung von Geschäftsprozessen ist entscheidend für das Erreichen von Unternehmenszielen, und eine kontinuierliche Überwachung hilft dabei, Ineffizienzen zu erkennen, potenzielle Probleme anzugehen und die Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen sicherzustellen. Eine sorgfältige Überwachung hilft Ihnen zu erkennen, ob alles nach Plan läuft, Fehler zu identifizieren und Prozesse zu optimieren.

Die Vorteile der Überwachung von Geschäftsprozessen

  • Potenzielle Engpässe erkennen und vermeiden

Selbst die am besten geplanten Prozesse werden in der Praxis wahrscheinlich einige Engpässe aufweisen. Zwar lassen sich einige wenige Stolpersteine aus dem Weg räumen, aber zahlreiche Stolpersteine und unvorhergesehene Probleme können schädlich sein. Darüber hinaus ist ein effektives Programmplanungsmanagement von entscheidender Bedeutung, um einen reibungslosen und zuverlässigen Ablauf der Kerngeschäftsprozesse zu gewährleisten. Die Überwachung hilft bei der Aufrechterhaltung der Prozesseffizienz, indem sie Engpässe identifiziert und beseitigt.

  • Messung und Sicherstellung der Prozesskonformität

Auch wenn Sie einen perfekt ausgearbeiteten Prozessplan haben, nehmen die Dinge gelegentlich eine unerwartete Wendung. Aktive Prozessüberwachung, einschließlich der Verfolgung von Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs), gewährleistet die Einhaltung und Konformität von Prozessen, indem sie potenzielle Bereiche aufzeigt, in denen Sie vom richtigen Weg abweichen, die Prozessleistung misst und Bereiche für Verbesserungen identifiziert.

  • Sparen Sie Zeit und Geld mit rationalisierten Aufgaben

Nachdem Sie einige Zeit mit der Überwachung Ihrer Prozesse verbracht haben, werden Sie vielleicht einige Aufgaben entdecken, die leicht überarbeitet werden könnten, um Zeit und Ressourcen zu sparen. Einige Aufgaben könnten von weniger Mitarbeitern ausgeführt werden, und einige könnten sogar vollständig automatisiert werden. Die Prozessüberwachung hilft bei der effektiven Ressourcenzuweisung, indem sie Aufgaben identifiziert, die automatisiert werden können oder weniger Ressourcen erfordern.

  • Verbesserung der Abstimmung zwischen den Funktionen

Prozesse werden häufig von verschiedenen Teams und Organisationen gemeinsam genutzt. Die Überwachung von Geschäftsprozessen erleichtert die funktionsübergreifende Zusammenarbeit, indem sie Einblicke in gemeinsame Prozesse gewährt. Eine wirksame Überwachung hilft den verschiedenen Beteiligten, die Leistung zu verfolgen, und ermöglicht so eine gemeinsame Verbesserung der Geschäftsprozesse. Selbst die am besten geplanten und implementierten neuen Geschäftsprozesse können ohne sorgfältige Überwachung ineffektiv und sogar schädlich sein. Die Überwachung von Geschäftsprozessen ist vergleichbar mit einem Check-up beim Arzt. Sie mögen insgesamt fit und gesund sein, aber der Arzt könnte feststellen, dass Ihr Blutdruck leicht erhöht ist. Daraufhin verschreibt der Arzt Ihnen Medikamente, um das Problem zu bekämpfen, bevor es sich negativ auf Ihre Gesundheit auswirkt. Vergessen Sie also nicht auf Ihre neuen Prozesse, sobald sie eingeführt sind . Wenn man hier und da ein paar kleine Probleme unbehandelt lässt, kann das im Laufe der Zeit zu großen Problemen führen, von denen einige langfristige negative Folgen haben.

Vorteile der Geschäftsprozessüberwachung

Komponenten der Geschäftsprozessüberwachung

Um Geschäftsprozesse effektiv zu überwachen, setzen Unternehmen verschiedene Komponenten und Techniken ein. Im Folgenden werden die wichtigsten Komponenten der Geschäftsprozessüberwachung vorgestellt:

1. Datenerhebung und Aggregation

Daten sind das Herzstück der Geschäftsprozessüberwachung. Unternehmen sammeln und aggregieren relevante Daten aus verschiedenen Quellen, wie Transaktionssystemen, IoT-Geräten und Kundeninteraktionen. Diese Daten bieten wertvolle Einblicke in die Prozessleistung und helfen dabei, Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren. Eine effektive Datenerfassung und -aggregation verbessert die datengesteuerte Entscheidungsfindung bei der Geschäftsprozessüberwachung. Die technische Überwachung von Geschäftsprozessen ist entscheidend für die Analyse der Leistung bestimmter Systeme, Software oder Geräte, um eine gesunde Kapitalrendite und optimale betriebliche Effizienz zu gewährleisten.

2. Überwachung in Echtzeit

Die Prozessüberwachung in Echtzeit ermöglicht es Unternehmen, die Aktivitäten und die Leistung von Geschäftsprozessen ständig zu verfolgen und so Probleme sofort zu erkennen und zu lösen. Durch den Einsatz fortschrittlicher Technologien und Analysen können Unternehmen Prozessmetriken überwachen, Anomalien erkennen und sofort Maßnahmen ergreifen, um Risiken zu mindern oder Probleme zu lösen. Darüber hinaus können prädiktive Analysen bei der Echtzeitüberwachung eingesetzt werden, um potenzielle Probleme zu erkennen und zu entschärfen, bevor sie auftreten.

3. Prozessvisualisierung und -analyse

Prozessvisualisierungstools bieten visuelle Darstellungen von Arbeitsabläufen, die es den Beteiligten ermöglichen, den Fluss, die Abhängigkeiten und Engpässe innerhalb eines Prozesses zu verstehen. Diese Tools ermöglichen es Unternehmen, Prozesse auf der Grundlage datengestützter Erkenntnisse zu analysieren und zu optimieren. Process Mining, Task Mining und Process Intelligence sind allesamt Beispiele für effektive Prozessvisualisierungstechnologien. Darüber hinaus spielt Software zur Überwachung von Geschäftsprozessen eine entscheidende Rolle bei der Bereitstellung von Erkenntnissen und der frühzeitigen Erkennung von Problemen und fügt sich nahtlos in den Lebenszyklus des Geschäftsprozessmanagements ein. Auf der Grundlage der mit Prozessvisualisierungstools gewonnenen Erkenntnisse kann eine Workflow-Automatisierung implementiert werden, um Prozesse weiter zu rationalisieren und zu optimieren.

4. Alarmierungs- und Benachrichtigungsmechanismen

Warn- und Benachrichtigungsmechanismen, einschließlich Echtzeitwarnungen, stellen sicher, dass die Beteiligten umgehend über kritische Ereignisse oder Abweichungen vom erwarteten Geschäftsprozessverhalten informiert werden. Warnungen können so konfiguriert werden, dass sie relevante Personen oder Teams benachrichtigen, wenn vordefinierte Schwellenwerte oder Bedingungen erreicht werden, um eine schnelle Reaktion und Lösung zu ermöglichen.

Herausforderungen bei der Überwachung von Geschäftsprozessen

Die Implementierung der Überwachung von Geschäftsprozessen kann gewisse Herausforderungen mit sich bringen. Hier sind einige der häufigsten Herausforderungen, denen Unternehmen begegnen können:

  1. Begrenzte Datenqualität und -verfügbarkeit. Unzureichende oder qualitativ schlechte Daten können die Wirksamkeit von Überwachungsmaßnahmen beeinträchtigen. Ungenaue oder unvollständige Daten können zu falschen Erkenntnissen und unzuverlässigen Leistungsmetriken führen. Eine wirksame Datenintegration kann dazu beitragen, das Problem der begrenzten Datenqualität und -verfügbarkeit zu überwinden, indem Daten aus verschiedenen Quellen konsolidiert werden und ihre Genauigkeit sichergestellt wird.
  2. Widerstände gegen Veränderungen. Mitarbeiter und Interessengruppen können sich gegen die Einführung neuer Überwachungsprozesse und -technologien sträuben. Die Überwindung von Widerständen gegen Veränderungen erfordert eine effektive Kommunikation, Schulung und die Betonung der Vorteile der Überwachung für den Einzelnen und die Organisation als Ganzes.
  3. Komplexität und Skalierbarkeit. Unternehmen mit komplexen Geschäftsprozessen oder mehreren Systemen stehen möglicherweise vor der Herausforderung, Überwachungssysteme zu entwickeln, die alle relevanten Daten erfassen und aussagekräftige Erkenntnisse liefern. Die Skalierbarkeit ist entscheidend, wenn die Überwachung auf verschiedene Abteilungen oder Geschäftsbereiche ausgeweitet wird.
  4. Sicherstellung einer kontinuierlichen Verbesserung. Die Überwachung sollte sich nicht nur auf die Identifizierung von Problemen beschränken, sondern auch die kontinuierliche Verbesserung fördern. Die Aufrechterhaltung einer Kultur der Verbesserung und die wirksame Umsetzung von Änderungen auf der Grundlage von Überwachungserkenntnissen kann eine Herausforderung darstellen.

Wenn Unternehmen diese Herausforderungen mit geeigneten Strategien und Best Practices angehen, können sie Hürden überwinden und das Potenzial der Geschäftsprozessüberwachung voll ausschöpfen.

Tipps für eine erfolgreiche Überwachung von Geschäftsprozessen

Setzen Sie ein klares Endziel

Bevor Sie Ihre Geschäftsprozesse überwachen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, was Sie erreichen wollen. Vielleicht betreiben Sie einen Online-Shop und möchten vermeiden, dass Ihnen während einer Hochsaison ein bestimmtes Produkt ausgeht. Ein vages Ziel, wie z. B. die Unterstützung der Vertriebsteams in Stoßzeiten, ist nicht klar genug. Die Festlegung präziser Ziele, wie z. B. die Automatisierung des Bestellvorgangs für das iPhone 15 während des Weihnachtsgeschäfts, sorgt dafür, dass der Prozess reibungslos abläuft. Die Implementierung von Prozessoptimierungsstrategien kann bei der Festlegung und Erreichung dieser klaren Endziele helfen.

Prozesse mit KPIs vergleichen‍

Die Festlegung von KPIs (Key Performance Indicators) hilft Ihnen zu verstehen, welche Ziele erreicht werden, und eventuelle Probleme in Ihrem Prozess zu erkennen. Die während der Umsetzungsphase festgelegten KPIs können von den Mitarbeitern zur Festlegung persönlicher Ziele genutzt werden. Die Festlegung von lang- und kurzfristigen KPIs hilft den Mitarbeitern, Fortschritte zu verfolgen, Erkenntnisse zu gewinnen und Verbesserungen vorzunehmen. Denken Sie daran: Es ist wichtig, quantitative und qualitative KPIs zu verwenden, um ausgewogene Erkenntnisse zu gewinnen. Mit Hilfe von Benchmarking lassen sich KPIs vergleichen und verbesserungswürdige Bereiche ermitteln.

Holen Sie das Beste aus Ihren Tools zur Überwachung von Geschäftsprozessen heraus

Eine gute Prozessüberwachungssoftware hilft Ihnen, verborgene Möglichkeiten aufzudecken und Engpässe zu vermeiden, indem sie Ihre Geschäftsprozesse analysiert und den Geschäftsbetrieb aufrechterhält. Alle Tools zur Überwachung von Geschäftsprozessen sind effektiv, weil sie Dinge erkennen, an die Menschen normalerweise nicht denken. Die Process Intelligence-Plattform von ProcessMaker ist jedoch die einzige hybride Technologie, die sowohl die manuelle als auch die systembedingte Arbeit bei der Erbringung einer Dienstleistung sieht. Stellen Sie sich einen typischen Flughafen während eines unvorhersehbaren Ereignisses wie einem Personalmangel vor. Aufgrund des Personalmangels werden die Warteschlangen am Flughafen länger, viele Menschen verpassen ihre Flüge, und die Abflugzeit verzögert sich. All diese Engpässe führen zu schlechten Kundenbeziehungen oder sogar zu einer ausgewachsenen PR-Krise. Wenn der Flughafen jedoch den manuellen Aufwand für die Bearbeitung neuer Tickets in Spitzenzeiten und bei unvorhergesehenen Ereignissen kennt, kann er ein System einrichten. Die Prozessüberwachung zeigt die Anhäufung zusätzlicher Arbeit während dieser Ereignisse, so dass Sie die Situation im Griff haben und sofort und planmäßig reagieren können. Prozessautomatisierung kann durch den effektiven Einsatz von Tools zur Überwachung von Geschäftsprozessen erreicht werden.

Umsetzung von Methoden und Denkweisen zur kontinuierlichen Verbesserung

Sobald Ihr Prozessüberwachungssystem eingerichtet ist, ist es nicht mehr nur ein "Einrichten und Vergessen" Szenario. Implementieren Sie Methoden zur kontinuierlichen Prozessverbesserung, wie z. B. den Plan-Do-Check-Act-Zyklus (PDCA), um Ihre Prozessüberwachungspraktiken regelmäßig zu überprüfen und zu verfeinern. Dieser iterative Ansatz stellt sicher, dass der Überwachungsprozess relevant und flexibel bleibt und mit den sich entwickelnden Geschäftszielen in Einklang steht. Darüber hinaus ermöglicht die Förderung einer Kultur des offenen Feedbacks den Teammitgliedern, Einblicke in potenzielle Verbesserungen zu geben, wodurch sichergestellt wird, dass das System zur Überwachung von Geschäftsprozessen robust und effektiv ist, um die operative Exzellenz zu fördern.

Wie hilft die Process Intelligence-Plattform bei der Prozessüberwachung?

Die Process Intelligence-Technologie kann Sie bei der Prozessüberwachung unterstützen, indem sie den Überwachungsprozess automatisiert. Anstatt Stunden mit manuellen Methoden zu verbringen, die unzählige Workshops und Interviews beinhalten und anfällig für menschliche Voreingenommenheit sind, können Sie den Prozess nun einer automatisierten Software anvertrauen, die dies für Sie erledigt.

Die Quintessenz

Eine wirksame Überwachung Ihrer Prozesse erfordert ein hervorragendes Überwachungsinstrument und eine sorgfältige Beobachtung, Planung und Berichterstattung durch die Prozessbeteiligten. Indem Sie potenzielle Engpässe erkennen und beheben und die manuelle Arbeit im Zusammenhang mit der Erbringung einer Dienstleistung verstehen, stellen Sie sicher, dass Ihre Prozesse reibungslos ablaufen. Darüber hinaus werden Sie auf diesem Weg versteckte Möglichkeiten aufdecken.

 

FAQs:

Wie unterscheidet sich die Geschäftsprozessüberwachung vom Geschäftsprozessmanagement?

Die Überwachung von Geschäftsprozessen konzentriert sich auf die Verfolgung und Analyse der Prozessleistung in Echtzeit, während das Geschäftsprozessmanagement die Gestaltung, Modellierung und Optimierung von Prozessen zur Verbesserung der Effizienz und Effektivität beinhaltet. Die Überwachung ist eine Komponente des umfassenderen Managementprozesses.

Welche gängigen KPIs werden bei der Überwachung von Geschäftsprozessen verwendet?

Zu den gängigen KPIs gehören Zykluszeit, Fehlerraten, Durchlaufzeit, Kundenzufriedenheit, Termintreue, Prozesskosten und Ressourcennutzung.

Kann die Überwachung von Geschäftsprozessen bei der Aufdeckung von Betrug helfen?

Ja, die Überwachung von Geschäftsprozessen kann dazu beitragen, ungewöhnliche Muster oder Abweichungen vom erwarteten Verhalten zu erkennen, die auf potenzielle betrügerische Aktivitäten hindeuten können. Durch die Überwachung wichtiger Prozesskennzahlen und die Analyse von Daten können Unternehmen verdächtige Transaktionen, Anomalien oder unerlaubte Aktivitäten erkennen, die eine weitere Untersuchung erfordern, um Betrugsrisiken zu mindern. Die Überwachung von Geschäftsprozessen bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene und hilft Unternehmen, die Integrität ihrer Abläufe zu wahren.

451 Forschung: GenAI Impact Report
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