Geschäftsprozessmanagement im Jahr 2024

Inhaltsübersicht

Business Process Management (BPM) ist eine Reihe verschiedener Werkzeuge und Techniken, die Unternehmen dabei helfen, ihre Prozesse zu verbessern und zu optimieren. BPM zielt darauf ab, interne Prozesse zu rationalisieren und zu verbessern, damit Unternehmen ihre Ziele, wie z. B. niedrigere Kosten und höhere Effektivität, einfacher und schneller erreichen können.

BPM umfasst die Analyse, Gestaltung, Umsetzung, Optimierung und kontinuierliche Verbesserung aller Aktivitäten innerhalb einer Organisation.

Der Einsatz von Geschäftsprozessmanagementsystemen ist eine Schlüsselstrategie zur Steigerung der Effizienz von Arbeitsabläufen und zur Verbesserung der betrieblichen Abläufe. Diese Systeme helfen Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse abzubilden, zu modellieren und zu automatisieren. Sie bieten Funktionen wie die Verfolgung laufender Arbeiten, adaptive Analysen und die Bereitstellung von Vorlagen für bestimmte Arbeitsabläufe.

Durch die Implementierung von BPM können Unternehmen Verbesserungsbereiche identifizieren und bessere Geschäftsergebnisse erzielen, was die Bedeutung des Verständnisses des BPM-Lebenszyklus unterstreicht. Heutzutage ist BPM eines der bevorzugten Frameworks, auf das sich Unternehmen beziehen, wenn sie mit Aktivitäten zur digitalen Transformation beginnen. Manchmal wird es als eine einzelne Lösung oder Software missverstanden, aber BPM ist definitiv mehr als das.

Lebenszyklus des Geschäftsprozessmanagements

Laut Gartner kann BPM den Projekterfolg um 70 % steigern. Es hilft Ihnen, einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen, indem Sie die richtigen Entscheidungen zum richtigen Zeitpunkt treffen, die Kosten senken und den Umsatz steigern. In diesem Artikel werden wir einen Blick darauf werfen, was BPM ist, wie es funktioniert, wofür es am besten geeignet ist und welche Herausforderungen und Vorteile es mit sich bringt.

Kurze Geschichte von BPM

Es gibt zwar keine eindeutige Aussage darüber, wann genau BPM entstanden ist, aber eines ist sicher - das Konzept und die Idee davon gibt es schon seit Jahren, wenn nicht gar Jahrhunderten. Mit dem Aufkommen der industriellen Revolution wuchs der Bedarf an der Verbesserung von Prozessen schneller als je zuvor, was schließlich auch zu Veränderungen auf der nicht-herstellenden Seite des Betriebs führte.

Frank Gilbreth war einer der frühen Pioniere des Geschäftsprozessmanagements. Er schuf einen der ersten Prozessabbildungsrahmen, der komplizierte und lange Prozesse in überschaubare und sinnvolle Schritte unterteilte. Seine Arbeit konzentrierte sich auf die Optimierung von Produktionsprozessen zur Steigerung von Effizienz und Produktivität und beinhaltete eine grafische Darstellung der Prozessschritte. Seitdem hat BPM an Dynamik gewonnen und sich enorm weiterentwickelt, wenn auch unter anderen Namen, aber mit demselben übergeordneten Ziel. In den 1990er Jahren wurde daher das Business Process Reengineering sehr populär.

Später wurden Begriffe wie Business Process Management Suite oder Intelligent Business Process Management geprägt, um die Frameworks zu beschreiben, die sich alle mit ähnlichen Herausforderungen befassen - Prozesse reibungsloser und effizienter zu gestalten.

BPM heute

Heutzutage liegt der Schwerpunkt von BPM nicht nur auf Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerung, sondern vielmehr auf der Bereitstellung besserer Dienstleistungen für Kunden. Dokumentenzentriertes BPM bezieht sich auf Geschäftsprozesse, bei denen es in erster Linie um die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten geht, z. B. rechtliche Vereinbarungen oder inhaltliche Überarbeitungen, und trägt wesentlich zur Verbesserung der Effizienz und Genauigkeit dokumentengestützter Arbeitsabläufe bei, die in Abteilungen wie Vertrieb, Finanzen und Personalwesen vorherrschen. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen verbessert die Effizienz und reduziert manuelle Aufgaben, wodurch die Arbeitsabläufe gestrafft werden können.

Die Unternehmen sind mehr denn je darauf bedacht, eine bessere Zusammenarbeit zu ermöglichen und ein angenehmes Kundenerlebnis zu schaffen. BPM-Systeme spielen eine entscheidende Rolle bei der Rationalisierung der betrieblichen Effizienz und der Steigerung der Produktivität. Daher entwickelt sich BPM schnell weiter, um diesen Anforderungen gerecht zu werden. Die aktuellen Tools sind jetzt in der Lage, die Prozesse viel schneller und schlanker zu erfassen.

BPM vs. Geschäftsprozessautomatisierung (BPA)

BPA und BPM sind nicht dasselbe. BPM ist eine Prozessmanagement-Methode, die sich auf die Verwaltung von Geschäftsprozessen konzentriert, während BPA ein Automatisierungswerkzeug ist, das für die Verwaltung von Geschäftsprozessen verwendet werden kann. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist eine wichtige Taktik innerhalb von BPM, um die Effizienz zu optimieren und die manuelle Arbeit zu reduzieren.

Der Hauptunterschied besteht darin, dass sich BPM auf die Verbesserung eines bestehenden Prozesses konzentriert, während BPA bestehende manuelle Prozesse automatisiert und effizienter macht. Zu den BPM-Tools gehören z. B. Workflow-Management-Systeme oder Aufgabenverwaltungssoftware, die Ihnen helfen, die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen zu organisieren und effizienter und straffer zu gestalten.

BPM vs. Projektmanagement

Geschäftsprozessmanagement (BPM) ist ein strategischer Ansatz für die Verwaltung von Prozessen, der auf eine langfristige Wertschöpfung abzielt. Das Projektmanagement hingegen ist eher taktisch und kurzfristig ausgerichtet. BPM beinhaltet eine ganzheitliche Betrachtung der Arbeitsabläufe eines Unternehmens von Anfang bis Ende - und oft über mehrere Abteilungen oder Bereiche hinweg -, während sich das Projektmanagement auf einzelne Aufgaben in einem bestimmten Schwerpunktbereich innerhalb des breiteren Arbeitsablaufs eines Unternehmens konzentriert.

Ein Beispiel: Wenn Sie daran arbeiten, den Kundenservice in Ihrem Unternehmen zu verbessern, würde Ihre BPM-Strategie alle Aspekte der Kundeninteraktion mit Ihrem Unternehmen berücksichtigen - vom ersten Kontakt bis zur Lieferung oder Nachbetreuung -, während sich Ihr Projekt speziell auf die Verbesserung der Leistung der Callcenter-Agenten bei Kundeninteraktionen konzentrieren würde.

Vorteile von BPM

Es gibt viele Vorteile, die BPM den Unternehmen bringen kann. Einige der wichtigsten Vorteile sind im Folgenden aufgeführt.

Gesteigerte Effizienz. Durch das Aufspüren und Beseitigen von Engpässen, Doppelarbeit und Ineffizienzen in den Geschäftsprozessen kann BPM die Effizienz der Abläufe eines Unternehmens steigern. BPM konzentriert sich auf die Optimierung von Geschäftsabläufen, um messbare geschäftliche Verbesserungen und betriebliche Effizienz zu erreichen. Ein dokumentenzentrierter Ansatz im BPM verbessert die Effizienz und Genauigkeit von Arbeitsabläufen im Zusammenhang mit Dokumenten, was für Abteilungen wie Vertrieb, Finanzen und Personalwesen, die Unterschriften oder Genehmigungen benötigen, von entscheidender Bedeutung ist.
Erhöhte Agilität. BPM gibt Unternehmen die Flexibilität, die sie brauchen, um sofort auf veränderte Kundenwünsche und Marktsituationen zu reagieren. Unternehmen können sich schnell an neue Möglichkeiten oder Bedrohungen anpassen und ihre Wettbewerbsfähigkeit in einem dynamischen Marktumfeld erhalten, indem sie ihre Geschäftsprozesse bewerten und optimieren.
Verbesserte Kundenerfahrung. BPM ermöglicht es Unternehmen, die Anforderungen und Erwartungen ihrer Kunden besser zu verstehen. Unternehmen können individuelle und konsistente Ergebnisse liefern, die die Markentreue stärken, indem sie die Customer Journeys abbilden und die Touchpoints optimieren.
Besseres Risikomanagement. BPM hilft Unternehmen, Risiken in ihren Abläufen zu erkennen und zu managen, indem potenzielle Risikobereiche identifiziert und bei Bedarf Präventivmaßnahmen eingeleitet werden.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Mit Hilfe von BPM können Unternehmen sicherstellen, dass sie die erforderlichen rechtlichen und regulatorischen Standards einhalten, den Ruf des Unternehmens als verantwortungsbewusstes Unternehmen wahren und Strafen vermeiden.

Herausforderungen von BPM

Wie bei allen Initiativen im Zusammenhang mit dem Änderungsmanagement gibt es auch bei BPM einige Herausforderungen.

Widerstände gegen Veränderungen. Da die Einführung von BPM die traditionellen Abläufe im Unternehmen verändern kann, kann es zu Widerständen seitens der Mitarbeiter kommen, die möglicherweise skeptisch und zurückhaltend sind, wenn es darum geht, ihre Arbeitspraktiken zu ändern und neue Tools und Prozesse einzuführen.
Komplexität. In Geschäftsprozessen gibt es oft zahlreiche miteinander verknüpfte Schritte und Beteiligte; daher kann es schwierig werden, bestimmte Prozesse abzubilden und zu optimieren.
Datenverfügbarkeit. BPM ist auf zuverlässige Daten angewiesen, um Entscheidungen treffen zu können, doch viele Unternehmen haben Probleme mit der Erfassung, Bereinigung und genauen Analyse von Daten.
Kontinuierliche Verbesserung. BPM ist ein kontinuierlicher Prozess, der eine ständige Prozessaktualisierung und -überwachung erfordert. Wie bei allem, was Beständigkeit erfordert, kann es schwierig werden, es über längere Zeiträume aufrechtzuerhalten.

BPM-Anwendungsfälle

Was den Einsatz von BPM betrifft, sind dem Himmel keine Grenzen gesetzt. Es kann praktisch in jeder Organisation oder Branche eingesetzt werden, in der sich wiederholende, manuelle oder komplexe Prozesse anfallen. Es gibt viele geeignete Branchen - vom Finanz- und Rechnungswesen über die Pharmaindustrie bis hin zu öffentlichen Einrichtungen.

So könnte BPM beispielsweise von einem Fertigungsunternehmen zur Optimierung seiner Produktionsprozesse eingesetzt werden, während ein Unternehmen des Gesundheitswesens es zur Verbesserung seines Kundendienstes nutzen könnte. Ein anderes Beispiel wäre ein Versicherungsunternehmen, das BPM zur Automatisierung der Bearbeitung von Versicherungsanträgen oder der Rechnungsbearbeitung einsetzt. Dokumentenzentriertes BPM bezieht sich auf Geschäftsprozesse, bei denen es in erster Linie um die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten geht, wie z. B. rechtliche Vereinbarungen oder die Überarbeitung von Inhalten.

Besonders wichtig ist dies in Abteilungen wie Vertrieb, Finanzen und Personalwesen, wo es darum geht, die Genauigkeit und Geschwindigkeit der Dokumentenbearbeitung zu verbessern. Das Verständnis bestehender Prozesse ist entscheidend für die Gestaltung verbesserter Prozesse und die Gewährleistung effizienter Abläufe, die sich an verschiedene Herausforderungen anpassen können. Weitere Beispiele für Anwendungsfälle finden Sie unter:

Process Mining in Banken und Finanzdienstleistungen
Process Mining für Finanzoperationen
Process Mining für die Beschaffung
Process Mining für Versicherungsunternehmen

Wie kann BPM bei der digitalen Transformation helfen?

Geschäftsprozessmanagement (BPM) ist eine Kernkomponente der digitalen Transformation. Es hilft Ihnen dabei:

Erstellen Sie wiederholbare, standardisierte Prozesse, die über mehrere Anwendungen und Plattformen hinweg angewendet werden können. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben einen Kundenserviceprozess, der in einer Anwendung oder Plattform gut funktioniert. Infolgedessen funktioniert er auch in anderen Anwendungen und Plattformen gut - auch in solchen, die neu sind oder noch entwickelt werden. Das bedeutet, dass IT-Teams das Rad nicht neu erfinden müssen, wenn sie neue Dienste oder Produkte entwickeln wollen; sie können bestehende Prozesse als Grundlage für die Erstellung neuer Prozesse nutzen.
Stellen Sie sicher, dass alle an der Erbringung von Dienstleistungen beteiligten Personen jedes Mal, wenn sie mit Kunden oder Partnern interagieren, dieselben Schritte befolgen (dies ist besonders wichtig für die Einhaltung von Vorschriften).

Der erste Schritt bei jeder digitalen Transformation besteht darin, den aktuellen Zustand Ihres Unternehmens zu verstehen und zu ermitteln, welche Prozesse kritisch sind und wie sie verbessert werden können. Sie können dies tun, indem Sie sich bestehende Systeme wie ERP oder CRM ansehen, aber es ist auch entscheidend, in die Praxis zu gehen und direkt mit Kunden und Mitarbeitern zu sprechen, die täglich mit diesen Systemen interagieren.

Ein weiterer Vorteil von BPM ist, dass es einen skalierbaren Ansatz für die digitale Transformation bietet. Sie können mit einem kleinen Projekt beginnen und es dann ausweiten, wenn es gut funktioniert. Das bedeutet, dass Sie keine neue technologische Infrastruktur oder Systemintegration schaffen müssen, damit Ihre Geschäftsprozesse miteinander kompatibel sind - Sie können denselben Prozess für mehrere Anwendungen und Plattformen verwenden.

BPM-Strategie

Bevor Sie mit BPM beginnen, müssen Sie unbedingt alle Engpässe richtig definieren. Bei der Festlegung Ihrer Ziele sollten Sie sich ehrgeizige, aber realistische Ziele setzen, die in 1 bis 3 Monaten erreicht werden können (oder, wenn es länger als drei Monate dauert, in kleinere Aufgaben unterteilt werden). Es wäre hilfreich, wenn es greifbare Möglichkeiten gäbe, den Erfolg zu messen, damit alle Beteiligten wissen, wann sie ihr Ziel erreicht haben oder es noch erreichen müssen.

BPM ist auf die übergreifende Unternehmensstrategie abgestimmt, um sicherzustellen, dass die Prozesse effektiv zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen, insbesondere als Reaktion auf sich entwickelnde Technologien und Wettbewerbsbedingungen. Einige Unternehmen setzen BPM-Software nicht nur ein, um sich persönliche Fitnessziele zu setzen, wie in den beiden obigen Beispielen, sondern auch, weil sie wollen, dass Mitarbeiter auf allen Ebenen innerhalb einer Organisation auf gemeinsame Ziele wie Kundenzufriedenheit oder Verkaufsziele hinarbeiten.

BPM-Techniken und Tools für das Geschäftsprozessmanagement

Wie bereits erwähnt, handelt es sich beim Geschäftsprozessmanagement eher um eine Kombination von Werkzeugen und Techniken als um eine einzelne Software. Die Prozessabbildung ist, wie bereits erwähnt, eine dieser Techniken, die eine Visualisierung der Arbeitsabläufe beinhaltet und einen präzisen und klaren Überblick über die Prozesse bietet.

Geschäftsprozessmanagementsysteme unterstützen Unternehmen bei der Abbildung, Modellierung und Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse. Sie bieten Funktionen wie die Verfolgung laufender Arbeiten, adaptive Analysen und die Bereitstellung von Vorlagen für bestimmte Arbeitsabläufe, die alle darauf abzielen, die Effizienz zu steigern und eine kontinuierliche Verbesserung zu ermöglichen. Die Business Process Modeling Notation (BPMN) ist ein weiteres Tool, das zur visuellen Darstellung von Prozessen verwendet werden kann.

Bei der Prozessüberwachung und -analyse wird die Prozessleistung gemessen und analysiert, wobei Informationen und Kennzahlen zur Ermittlung von Verbesserungsbereichen verwendet werden. Dazu können Werkzeuge wie Dashboards und Analysesoftware eingesetzt werden. Geschäftsprozessmanagement-Software (BPMS) umfasst Funktionen wie Prozessabbildung, Automatisierung und Analysefunktionen, die bei der Automatisierung und Verbesserung von Geschäftsprozessen helfen.

Zu den zukünftigen Trends bei BPMS gehören die Integration von Low-Code-Automatisierung und das Zusammenspiel von BPMS und robotergestützter Prozessautomatisierung. Weitere Informationen über verschiedene Tools und Software, die im Bereich BPM eingesetzt werden, finden Sie hier:

BPM-Best-Practices

BPM Best Practices sind eine Reihe von Richtlinien und Empfehlungen für die Implementierung von BPM. Sie definieren, wie BPM konsistent und effektiv implementiert werden kann, und zwar durch eine Reihe von Standards. BPM Best Practices sind ein Leitfaden für Folgendes:

Prozessmodellierung, einschließlich der Verwendung von Standardnotation und Standards wie Business Process Modeling Notation (BPMN), Unified Modeling Language (UML), Web Services Flow Language (WSFL) und anderen. Ein Prozessmodell dient als Benchmark, um aktuelle Praktiken zu bewerten und verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren.
Prozessausführung, einschließlich Technologien zur Prozessautomatisierung wie Workflow-Engines oder Regel-Engines.
Business-Intelligence-Berichte über Prozessleistungskennzahlen wie Zykluszeit oder Kosten pro produzierter Einheit.

Unterm Strich

BPM ist eine nützliche Disziplin, die Unternehmen bei der Rationalisierung ihrer Abläufe und damit beim Erreichen bestimmter Geschäftsziele unterstützen kann. Geschäftsprozessmanagement kann die Effizienz steigern, die Kosten niedrig halten und die Kundenzufriedenheit erhöhen. Die Einführung von BPM kann sich aufgrund der hohen Anfangsinvestitionen und des möglichen Widerstands der Mitarbeiter gegen Veränderungen schwierig gestalten.

BPM kann jedoch ein nützliches Werkzeug sein, um die digitale Transformation zu erreichen und die Unternehmensleistung zu verbessern, wenn es effektiv eingesetzt wird. Mit modernen BPM-Tools wie ProcessMaker sollten Sie sich keine Sorgen mehr über die Komplexität von BPM-Initiativen machen, sondern die automatisierten Möglichkeiten zur Verbesserung der Prozesse genießen.