Die 5 größten Fehler bei der Automatisierung von Unternehmen

Die Automatisierung ist zu einem wesentlichen Aspekt der modernen Wirtschaft geworden. Doch viele Automatisierungsneulinge, die sie als eine Technologie betrachten, bei der man einfach nur loslegen muss, verpassen ihre unschlagbaren Vorteile.

Die Implementierung der Automatisierung ist nicht immer einfach, und viele Unternehmen machen Fehler, die ihre Automatisierungsbemühungen untergraben können. Anstatt blindlings loszulegen, ist es besser, ein oder zwei Dinge über Automatisierung zu wissen, um die üblichen Fallstricke zu vermeiden.

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In diesem Artikel werden wir darüber sprechen:

• Was passiert, wenn Sie die falschen Prozesse automatisieren?
• Wenn Unternehmen den Wert der menschlichen Interaktion missachten
• Die Fallstricke der Vernachlässigung von Datenqualität und Analytik
• Unverständnis für die Komplexität der Automatisierung
• Keine Überwachung und Verbesserung der Automatisierung

1. Automatisierung der falschen Prozesse

Einer der häufigsten Fehler, den Unternehmen bei der Automatisierung machen, besteht darin, die falschen Prozesse zu automatisieren. Die Anwendungsmöglichkeiten der Automatisierung sind schier unbegrenzt. Es ist leicht, sich in eine brillante Idee zu vertiefen - nur um dann von der nächsten Product Hunt-Funktion abgelenkt zu werden.

Welche Arten von Prozessen sind also nicht die besten Kandidaten für eine Automatisierung?

• Ihr Kernangebot: Das Aufstellen einer Garnison von Maschinen zwischen Ihnen und der Freude an Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung trübt die Kundenbeziehungen, die Ihre Marke so unverzichtbar machen. Hüten Sie sich vor einer Automatisierung, die Ihre wichtigsten Berührungspunkte in Transaktionenverwandelt - einefadenscheinige Beziehung, die Ihre Konkurrenten leicht nachahmen können.
• 100 % Ihres Kundendienstes: Ja, Kunden wollen schnelle Ergebnisse und einen guten Kundendienst, wenn sie Hilfe bei der Nachverfolgung einer Bestellung oder der Rückgabe eines defekten Artikels benötigen. Aber bei komplexeren Herausforderungen bevorzugen viele Kunden immer noch die Unterstützung durch einen Menschen mit weißer Hand und einen tieferen Sinn für die Kundenbetreuung. Bei Kundeninteraktionen, bei denen Maschinen den Kunden das Gefühl geben, ignoriert zu werden, anstatt ihnen zu helfen, ist die Automatisierung nicht immer die Antwort.
• Fachwissen wird präsentiert: Wenn Sie möchten, dass Ihre Kunden Sie oder Ihr Unternehmen als Vorreiter der Branche wahrnehmen, kann die Automatisierung von Interaktionen oder die Erstellung von Inhalten Ihre Autorität beeinträchtigen. Schließlich kommen die Kunden wegen Ihrer einzigartigen Perspektive zu Ihnen.
• Komplexe Entscheidungsfindung: Manche Prozesse haben gravierende Auswirkungen auf die Lebenserfahrung eines Menschen. Hypothekendarlehen, Einstellungen, medizinische Diagnosen oder College-Bewerbungen sind nur einige der Beispiele, bei denen einsame, nicht überwachte Algorithmen Ihren Ruf schädigen können. In einem solchen Fall hat eine KI von Amazon bei der Einstellung von Mitarbeitern eine Voreingenommenheit gegenüber Absolventen des Wellesley College entwickelt, das ausschließlich von Frauen besucht wird. Die Personalabteilung machte damit unwissentlich die Hoffnungen von Bewerberinnen zunichte - und nur wenige kannten die Gründe dafür, bis jemand ein wenig nachgeforscht hat. Die Automatisierung von Teilen dieser Prozesse sollte mit einer starken Dosis an menschlicher Automatisierung einhergehen.

Nur weil eine Aufgabe automatisiert werden kann, heißt das noch lange nicht, dass sie auch für Sie sinnvoll ist. Es ist wichtig, ein Gleichgewicht zwischen größtmöglicher Effizienz und dem Auftrag, der Strategie und dem Ethos Ihrer Organisation herzustellen. Sie müssen Ihre Automatisierungsstrategie testen.

2. Fehlende Berücksichtigung des menschlichen Elements

Ein weiterer häufiger Fehler bei der Automatisierung ist die Vernachlässigung des menschlichen Elements. Einige Kommentatoren sehen in der Automatisierung eine rohe Gewalt, die das menschliche Engagement ersetzt. Das ist aber nicht immer der Fall.

Vermeiden Sie zum Beispiel die vollständige Automatisierung Ihres Kernangebots. Die Automatisierung sollte dazu beitragen, die Stolpersteine, die die Kundenreise stören, zu glätten, und nicht das eigentliche Ziel sein.

Selbst KI-Lieblinge wie Spotify oder die Fashionistas von StitchFix, die Kleidung im Abonnement anbieten, verweisen häufig auf den Beitrag menschlicher Experten. Die KI gibt oft einen groben Empfehlungsentwurf ab, aber der Mensch prüft die Ergebnisse häufig noch einmal und verbessert sie.

Außerdem brauchen auch KI-Tools von Menschen verwaltete Leitplanken. In vielen Experimenten haben Forscher festgestellt, dass die KI das Punktesystem manipuliert, anstatt einen innovativeren Weg zu finden, ein Strategiespiel zu gewinnen.

Teammitglieder verkörpern das, wofür Ihr Unternehmen steht - und heben sich damit von anderen Unternehmen ab, die vielleicht die gleiche Software, Anwendungen und Vorlagen wie Sie verwenden. Menschen, gemischt mit einem reichhaltigen Rezept der richtigen KI, können neue Einnahmequellen und Kundenbeziehungen erschließen, die sie alleine nie finden würden.

3. Datenqualität ignorieren

Die Automatisierung hängt stark von Daten ab, und Unternehmen, die die Datenqualität vernachlässigen, tun dies auf eigene Gefahr. Schlechte Datenqualität kann zu Fehlern, Verzögerungen und sogar zu schlechteren Ergebnissen führen und so die Vorteile der Automatisierung untergraben. Zu den häufigsten Datenfehlern bei der Automatisierung gehören:

• Sparsame Organisation von unstrukturierten Daten: Bei schwer zu quantifizierenden Dokumenten wie PDFs, Präsentationen, handschriftlichen Notizen, E-Mail-Threads und vielem mehr verliert man leicht den Überblick. Um die Kontrolle über unstrukturierte Daten zu gewinnen, sollten Sie intelligente Dokumentenverarbeitung.
• Ähnliche Daten liegen in verschiedenen Formaten vor: Tabellenkalkulationen und Datenbanken benötigen einen ebenso strengen Styleguide wie Ihre Branding-Elemente. Wenn Sie beispielsweise Telefonnummern oder Namen von Bundesstaaten in verschiedenen Formaten eingeben, führt das zu Datenblindheit. Ein Teammitglied, das versucht, eine Liste von Kunden im Empire State zu erstellen, muss wissen, dass es nach "NY", "N.Y." und "New York" suchen muss. Technik, wie robotergestützte Prozessautomatisierungkönnen die Dateneingabe rationalisieren und die Daten sauber halten.
• Daten leben in Silos: Eine E-Mail-Marketingplattform enthält die geöffneten Kampagnen, YouTube beherbergt Ihre Social-Media-Insights, und die Konversionsraten für Verkäufe befinden sich nur in Ihrem ERP. Eine der Säulen einer effektiven Automatisierungsstrategie ist die Prozessorchestrierungein Konzept, das Daten, die traditionell parallel laufen, zusammenführt. Anstatt die Daten in separaten Gläsern mit Zutaten zu sammeln, sollte Ihr Ziel darin bestehen, sie alle auf effektive Weise miteinander zu vermischen - wie beim Kochen eines köstlichen Gerichts.

Versorgen Sie Ihr Automatisierungssystem mit sauberen, zuverlässigen Daten für konsistente, bahnbrechende Ergebnisse.

4. Unterschätzung der Komplexität der Automatisierung

Die Automatisierung kann komplex sein, und viele Unternehmen unterschätzen den Aufwand und die Ressourcen, die für eine erfolgreiche Implementierung der Automatisierung erforderlich sind. Die Harvard Business Review zitiert eine Führungskraft aus der Pharmaindustrie, die jahrelang an komplexen Projektplänen mitgewirkt hat. "Ich habe noch nie erlebt, dass ein Projekt zu einem Ergebnis geführt hat", beklagte er.

Der Grund dafür? Viele unternehmensweite Initiativen werden in einer Vorstandsetage oder in einem kleinen Team von Managern geboren. Die Projekte sind jedoch oft komplexer, als die Beteiligten annehmen.

Automatisierung erfordert ein tiefes Verständnis Ihrer Business Intelligence. Dazu gehört ein detaillierter datengestützter Einblick in den Informationsfluss zwischen Teammitgliedern und Abteilungen. Nur wenige Automatisierungsstrategien können in einem Silo überleben.

Workflows umfassen Aufgaben, die von unterschiedlichen Teams und Einzelpersonen ausgeführt werden, von denen einige nicht zusammenarbeiten. Techniken wie die Prozessorchestrierung können Ihnen dabei helfen, alles zusammenzuführen und die blinden Flecken zu beseitigen, die durch zeitaufwändige, ineffektive Automatisierungsplanung entstehen.

5. Versäumnisse bei der Überwachung und Verbesserung der Automatisierung

Schließlich machen Unternehmen oft den Fehler, ihre Automatisierungsbemühungen nicht zu überwachen und zu verbessern. Automatisierung ist keine Strategie, mit der man etwas einstellt und es dann vergisst.

Viele der von Ihnen bevorzugten Managementtheorien wie Six Sigma oder Taylorismus stammen aus dem Bereich der Technik. Bei diesen Denkweisen gibt es kein Endspiel. Bringen Sie neue Rollen ein, ändern Sie eine Aufgabenabfolge, leiten Sie einen neuen Arbeitsablauf ein oder geben Sie einen überflüssigen Arbeitsablauf ganz auf.

Prozesse werden ständig optimiert, angeregt und verändert, um noch bessere Wege zum Erfolg zu testen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Automatisierungsstrategie eine Mentalität der kontinuierlichen Verbesserung fördert:

• dreht sich um grundsolide Leistungskennzahlen
• Beseitigt die Angst vor dem Versagen
• Beinhaltet geplante Prozessüberprüfungen
• Begrüßt neue Denkweisen, indem er den Status quo ignoriert
• ein bestimmtes Ziel anstrebt (das Sie bei Bedarf aktualisieren können!)

Lassen Sie keinen Stein auf dem anderen! Indem Sie den Geist des Hinterfragens fördern, können Sie neue Effizienzgewinne für Ihr Team freisetzen.

Zu viele Unternehmen fallen dem Sirenengesang der Automatisierung zum Opfer und stürzen sich mit wenig Voraussicht auf die Insel. Schließlich verspricht die Technologie unwiderstehliche Vorteile wie Effizienzsteigerungen und drastische Kostensenkungen - und wenn sie effektiv eingesetzt wird, hält sie auch. Wenn Sie diesen Leitfaden befolgen, können Sie die häufigsten Fallstricke bei der Automatisierung vermeiden und zu den Unternehmen gehören, die am meisten von den Vorteilen dieser Technologie profitieren.

Wie steigert intelligente Automatisierung die Hyper-Produktivität?

Intelligente Prozessautomatisierung (IPA) kann für Ihr Unternehmen in mehr als einer Hinsicht einen Wendepunkt darstellen. Eine der wichtigsten Möglichkeiten zur Umgestaltung Ihrer Arbeitsabläufe besteht in der Steigerung der Hyper-Produktivität. Anstatt einfach nur produktiv zu sein, kann Ihr Team hyper-produktiv werden und die Arbeit schneller und effizienter als je zuvor erledigen.

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