Fühlt sich das manuelle Scannen von Dokumenten langsam wie eine lästige Pflicht an? Sind Sie der Meinung, dass Sie mehr Zeit mit Routinearbeiten als mit wichtigen Aufgaben verbringen? Zum Glück gibt es eine Lösung. Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) verwandelt die Dokumentenverwaltung von einer mühsamen Arbeit in eine nahtlose Hintergrundaufgabe, die hauptsächlich auf Autopilot läuft. Diese Art der Automatisierung von Dokumenten nutzt Tools wie optische Zeichenerkennung, maschinelle Lernmodelle und künstliche Intelligenz, um Anhänge, Uploads, Dateien und mehr zu lesen. Die Technologie gibt den Computersystemen die Augen, die sie brauchen, um Informationen besser zu verstehen und darauf zu reagieren. Mit so vielen Anbietern intelligenter Dokumentenverarbeitung ist das Scannen dieser Dokumente einfacher denn je geworden.
Daten sind ein Hindernis für Unternehmen aller Art. Ob im Gesundheitswesen oder im Bankwesen, die Verwaltung einer großen Menge an Dokumenten ist eine der Hauptaufgaben Ihres Unternehmens. Fortschritte im Bereich der künstlichen Intelligenz und des Internets der Dinge (IoT) tragen nur dazu bei, dass die Datenflut weiter zunimmt - und ohne neue Strategien gehen wichtige Erkenntnisse in diesem Stapel verloren.
In diesem Artikel werden wir die folgenden Themen behandeln:
- Die Definition der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP)
- Die Vorteile der Automatisierung von Dokumenten
- Welche Arten von Dokumenten kann IDP verarbeiten?
- Wie man die besten IDP-Lösungen auswählt
Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung?
Wenn Sie ein Dokument mit einem herkömmlichen Scanner einscannen, wird eine Kopie auf dem Bildschirm angezeigt. Aber Ihr Computer weiß nicht, was er vor sich hat - er behandelt einen Zeitungsausschnitt wie einen SEC-Bericht. Von da an ist ein erhebliches Maß an manueller, sich wiederholender Handarbeit erforderlich, um das Dokument in etwas Brauchbares zu verwandeln.
Intelligente Dokumentenverarbeitungssoftware geht über das herkömmliche Scannen hinaus, um die im Dokument enthaltenen Daten aufzuschlüsseln. IDP übernimmt die Aufgaben des Zusammentragens, Extrahierens, Ablegens und Organisierens, mit denen ein menschlicher Mitarbeiter nur ungern seinen Tag verbringen würde, wie zum Beispiel:
- Legen Sie es mit ähnlichen Dokumenten ab
- Formulare, Tabellenkalkulationen oder Datenbanken ausfüllen
- Generieren eines neuen Dokuments, z. B. einer Spesenabrechnung aus einem Stapel von Quittungen
- Berichte erstellen
- Übertragung von Informationen zwischen Systemen
- Hinzufügen eines E-Mail- oder Chatprotokolls zu einem Kunden- oder Patientendatensatz
Mit IDP können Dokumente nicht mehr nur in Ihren Systemen verweilen. Sie werden zu lebendigen Einheiten, aus denen Sie Erkenntnisse gewinnen, neue Dokumente erstellen und automatisierte Prozesse vorantreiben können.
Wie können Unternehmen von der Automatisierung von Dokumenten profitieren?
Steigerung der Produktivität: Eine Studie eines führenden Projektmanagers stellt fest, dass die Mitarbeiter 70% ihrer Zeit mit Aufgaben verbringen, die nicht ihren Fähigkeiten und Talenten entsprechen. Indem Sie ihnen Verwaltungsarbeit abnehmen, können Sie mehr Teammitglieder für die Teilnahme an strategischen Planungs- und kritischen Denkprojekten freisetzen.
die Kosten zu senken: McKinsey schätzt, dass KI und maschinelles Lernen folgende Aufgaben übernehmen können 45% der mühsamen Verwaltungsaufgaben übernehmen. Durch die Automatisierung der Dokumentenverwaltung können Sie Zeit sparen und Ressourcen auf kreativere, umsatzfördernde Aktivitäten verlagern.
Verbessern Sie die Genauigkeit: Eine erstklassige intelligente Dokumentenverarbeitungslösung weist eine Genauigkeitsrate von ≥ 99 % auf. Diese nahezu perfekte Statistik ist das genaue Gegenteil von manuell ausgefüllten Tabellenblättern. Eine Studie zeigt, dass 90 % dieser Datenlieblinge Fehler enthalten und sind oft die Ursache für teure Pannen (z. B. wurden bei den Olympischen Spielen aufgrund eines Excel-Tippfehlers 10.000 Schwimmkarten zu viel verkauft). Die Umstellung auf IDP kann Ihr Unternehmen vor peinlichen und kostspieligen Fehlern bewahren.
Welche Arten von Dokumenten können mit IDP verarbeitet werden?
IDP ist in der Lage, die beiden wichtigsten Dokumenttypen zu verarbeiten: strukturierte und unstrukturierte.
Strukturierte Dokumente folgen wiederholbaren Vorlagen.
In einem US-Reisepass zum Beispiel sind alle wichtigen Angaben an präzisen Stellen platziert. Schauen Sie sich ein paar davon an und Sie wissen, wo Sie den Namen, das Ausstellungsdatum und den Geburtsort auf zukünftigen Pässen finden, die Sie noch nicht gesehen haben.
Beispiele für strukturierte Dokumente:
- Multiple-Choice-Umfragen
- Rechnungen
- Quittungen
- Tabellenkalkulationen
- Inventarisierte Datenbanken
Andererseits sind unstrukturierte Dokumente unberechenbarer. Sie sind freier in der Form.
Der Reisende könnte zum Beispiel einen Artikel präsentieren, den er über seine Reise geschrieben hat.
Sie können Bilder, Videos und Wörter an verschiedenen Stellen enthalten. Der Inhalt kann positiv oder negativ sein. Die schiere Vielfalt macht es für Computer schwieriger, diese Dokumente zu lesen.
Beispiele für unstrukturierte Dokumente:
- Verträge
- Abschriften von Hochschulen
- Handgeschriebene Briefe
- Kunden-Feedback-Karten
- Medizinische Unterlagen
- E-Mails
- Live-Chat-Transkripte
- Beiträge in den sozialen Medien
Mit IDP AI können Sie eine hohe Datenqualität für Dokumente in strukturierten und unstrukturierten Formaten erreichen.
Wie man die richtigen Lösungen für die intelligente Dokumentenverarbeitung auswählt
Wenn Sie gerade erst anfangen, kann die Fülle der technischen Funktionen von IDP überwältigend wirken. Es kann schwierig sein, die besten IDP-Optionen für Ihr Unternehmen herauszufiltern. Diese fünf Eigenschaften zeichnen die besten Anbieter von intelligenter Dokumentenverarbeitung aus.
- Integration: Erfolgreiche Strategien zur Automatisierung von Geschäftsprozessen werden unterstrichen durch Prozess-Orchestrierung. Diese Denkweise vereint alle Teams und Ihr gesamtes technisches Paket unter einem Dach. Die Lösung sollte sich leicht mit anderen Automatisierung von Geschäftsprozessen Geschäftsprozessautomatisierung, wie RPA und Workflow-Management, integrieren.
- Genauigkeit: Keine IDP kann 100%ige Genauigkeit bieten. Um jedoch Fehler und Pannen zu vermeiden, sollten Sie nach Lösungen suchen, die eine Genauigkeitsrate von ≥ 99 % bieten. Mit diesem 1 % können Sie die Systeme so steuern, dass sie den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Beziehen Sie Ihre Fachexperten mit ein, um Ausreißer zu bewerten und die Systeme auf neue Dokumententypen zu trainieren.
- Dokumentenunabhängig: Für große Organisationen ist eine IDP, die auf einen Dokumententyp spezialisiert ist, nicht ausreichend. Ein Tool zur Dokumentenautomatisierung sollte nicht nur einer Abteilung helfen, sondern allen Abteilungen.
- Unterstützt eine Vielzahl von Eingaben: Auch im digitalen Zeitalter müssen Unternehmen heute handschriftliche Formulare und Briefe verarbeiten. Stellen Sie sicher, dass Ihre IDP-Lösung dieser Herausforderung gewachsen ist. Sie sollte nicht nur getippten Text lesen können, sondern auch kursive, skurrile Schriftarten und lockere Handschriften.
- Gesetzliche Anforderungen: ISO 27001 ist eine Notwendigkeit. Anbieter, die diese Konformitätsstufe erreicht haben, wurden von Dritten für die Anwendung extremer Datenschutzmaßnahmen zertifiziert. Kaufen Sie außerdem IDPs, die über ein Anonymisierungstool verfügen. Damit werden persönlich identifizierbare Informationen wie Sozialversicherungsnummern maskiert, um sicherzustellen, dass sie nicht mit bestimmten Personen in Verbindung gebracht werden.
Ihre Fähigkeit, mit Big Data umzugehen, wird Mitte der 2020er Jahre über den Erfolg Ihres Unternehmens entscheiden. Das Einzige, was Sie daran hindern wird, die Vorteile der parallelen KI-Entwicklungen wie ChatGPT, Bard und Bedrock zu nutzen, wird die Art und Weise sein, wie Sie die vorhandenen Daten verwalten. Um Ihr Unternehmen auf die nächste Welle aufsehenerregender Innovationenmuss die Automatisierung von Dokumenten ein zentraler Punkt in Ihrem Business Automation Stack werden.
Es ist an der Zeit, auf die Zukunft hinzuarbeiten und intuitive Lösungen für die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) einzuführen. Sprechen Sie mit unserem Team, um die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden, auch wenn wir es nicht sind.
