Das Problem
Kaiser Permanente bedient über 50 lokale Märkte in den Vereinigten Staaten von Amerika und hat die Aufgabe, kritische Finanzprozesse zwischen drei voneinander abhängigen Gruppen in geografisch unterschiedlichen Regionen zu organisieren. Prozesse wie die Bewertung von Anträgen für Ausrüstung und Kapital oder die Reorganisation von Personalressourcen waren mit Ineffizienzen behaftet, was zu langwierigen Genehmigungs- und Überprüfungszeiträumen, häufiger Fehlkommunikation und einem erheblichen Mangel an Transparenz führte.
Einige der internen Prozesse von Kaiser Permanente begannen mit einer Tabellenkalkulation, die mit Zellen mit komplexen Anweisungen gespickt war. Knifflige Vorlagen erschwerten die Identifizierung von Fehlern, da die Teammitglieder die Tabellen manuell in der Nahrungskette weiterreichten und häufig Daten zwischen den Benutzern hin und her schoben. Aufgrund der informellen Struktur war es schwierig, den genauen Fortschritt eines anstehenden Projekts zu ermitteln, so dass ungeprüfte Dateien im Posteingang verweilten. Die klobigen Kalkulationstabellen waren schwer zu entziffern und es fehlte ein kristallklares Audit-Protokoll.
Die Lösung
Kaiser Permanente erkannte, dass die informelle Struktur geändert werden musste, und wandte sich an ProcessMaker. Das Professional Services Team von ProcessMaker entwickelte drei neue Workflows, um die manuellen Aufgaben zu eliminieren, die die Produktivität des Finanzteams von Kaiser Permanente beeinträchtigten. Mit maßgeschneiderten Workflow-Automatisierungen hat Kaiser Permanente vier seiner wichtigsten Finanzprozesse in automatisierte Workflows umgewandelt, die nun mehr als 5.000 Fälle pro Jahr abwickeln.
Der geschaffene Wert
ProcessMaker lieferte die Bausteine für Kaiser Permanente, um die dringend benötigte Struktur in ihre Finanzprozesse zu bringen. Anstatt sich durch unnötige manuelle Aufgaben zu wühlen, reduzierte ProcessMaker die Anzahl der Schritte, die erforderlich sind, um einen Antrag von der Einreichung bis zur Genehmigung zu bringen. Die Automatisierung trug dazu bei, mehrstufige Genehmigungsprozesse zu vereinfachen, indem die Genehmigungsanforderungen des Managements je nach Art des Antrags dynamisch angepasst wurden.
Durch den Einsatz von ProcessMaker erlangte Kaiser Permanente ein neues Maß an Transparenz über seine Prozesse. Die Mitarbeiter konnten den Fortschritt einer anhängigen Anfrage leicht verfolgen und den genauen Grund für etwaige Engpässe oder Verzögerungen ermitteln. Die neuen Automatisierungstools erstellten ein präzises Audit-Protokoll, das alle Änderungen aufzeichnete.
Übermittlungen, die Fehler enthielten, wurden von dem neuen System sofort gekennzeichnet. Da die Anträge nicht mehr für eine manuelle Überprüfung jeder einzelnen Zelle und jedes einzelnen Schritts angehalten werden mussten, verliefen die Einreichungen in den Arbeitsabläufen reibungsloser. Kaiser Permanente war in der Lage, den Zeitaufwand für jeden Antrag zu reduzieren, wodurch die Teams in die Lage versetzt wurden, dringend benötigtes Kapital und Ausrüstung schnell an Gesundheitseinrichtungen im ganzen Land auszuzahlen.