Les 5 principaux signes indiquant que votre organisation a besoin d'un système de gestion des processus et des flux de travail

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Avez-vous le sentiment de ne jamais connaître l'état des processus et des flux de travail dans votre entreprise ? Souhaitez-vous avoir plus de contrôle et de visibilité sur tous ces documents encombrants ou sur les formulaires de processus liés à Excel ? Vous avez déjà reçu des courriers électroniques pour des demandes d'achat ou de congé et vous vous demandez : "Que dois-je faire avec ce courrier électronique ? Mettez-le dans un dossier et oubliez-le" ? Savez-vous que la conformité n'existe pas dans votre organisation parce que les processus qui ont été documentés il y a plusieurs lunes ne sont tout simplement pas suivis ?

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, la gestion du flux de travail peut devenir intimidante et vous pouvez ne pas savoir par où commencer pour maîtriser la situation. Vous ne savez peut-être pas si vous avez besoin de meilleures procédures, d'un meilleur CRM, d'un meilleur ERP, d'un meilleur logiciel de collaboration, d'une meilleure gestion du courrier électronique, ou s'il vous manque autre chose. Vous avez peut-être même l'idée que votre entreprise ou votre service a besoin d'une gestion des processus d'entreprise (BPM) ou d'une automatisation des flux de travail, mais vous n'en êtes pas sûr. Eh bien, voici les cinq signes indéniables qu'il est temps d'envisager la mise en œuvre d'un système de gestion des flux de travail.

Signe 1 : Vous saisissez les mêmes données dans plusieurs systèmes.

Lorsque l'entreprise a démarré, elle a investi dans un système de base dans un AS400 dans les années 80. Dans les années 90, l'entreprise a acquis une autre entreprise avec SAP comme ERP, et en 2008, un nouveau vice-président des ventes a transféré 400 employés des ventes et des services sur SalesForce, promettant une grande augmentation de l'efficacité et des ventes. Cette histoire ressemble-t-elle un peu à ce qui s'est passé dans l'entreprise où vous travaillez ?  

Alors, comment se passe le travail entre ces systèmes ? Est-ce qu'un analyste d'une partie de l'entreprise saisit des données et établit ensuite un rapport pour une autre partie de l'entreprise afin qu'une troisième zone puisse ensuite mettre à jour les informations dans un quatrième système ? 

Cela a peut-être fonctionné pour l'entreprise à un moment donné, mais aujourd'hui, cela la freine. Les données ont proliféré et la duplication des efforts signifie plus de travail pour trouver les bonnes données, plus de temps et de ressources gaspillés et des profits qui s'envolent. Lorsque chaque service utilise un système différent pour la saisie des données, la collaboration est au mieux fastidieuse et au pire carrément frustrante. Il se peut même que vous ne réalisiez pas les doubles emplois avant qu'il ne soit trop tard, car peu de personnes ont accès à tous les systèmes.

Une solution logicielle de gestion des processus métier apporte des personnes et des données ensemble dans un seul système. Les gens partagent les données et peuvent les utiliser comme ils le souhaitent, même si d'autres personnes en ont besoin pour autre chose.

Signe 2 : Vous transmettez trop de documents Excel par e-mail pour approbation.

Il n'est pas surprenant que les feuilles de calcul Excel améliorent la productivité. Ils ont été le document de référence pour les entreprises presque depuis leur création, et il y a une raison à cela. Caractéristiques comme le formatage conditionnel et l'élaboration de graphiques, vous aident à identifier les tendances et à présenter l'information comme un pro.

Mais les tableurs ne font pas grand chose pour votre entreprise lorsqu'ils gomment les boîtes de réception de tout le monde. Les tableurs peuvent présenter des données, mais chaque document est soumis à un examen minutieux dans plusieurs boîtes de réception pour être approuvé. Et la version que vous obtenez peut ne pas inclure les changements que tous les autres font. Ou bien plusieurs personnes ont apporté des modifications, mais chaque version n'a pas été envoyée à tous les destinataires de la liste, ce qui rend l'approbation encore plus longue.

Les tableurs sont de la vieille école et ont trouvé leur place dans le monde actuel de la l'automatisation des processus d'entreprise. Des données fluides et accessibles signifient que tout le monde voit la dernière version en temps réel et n'est pas coincé à vérifier les arriérés de courrier électronique. De plus, les données sont regroupées dans un système intégré, ce qui permet de ne plus avoir d'excuses pour y accéder. Les approbations ne sont plus suspendues à des systèmes de flux de travail automatisés.

Signe 3 : Vous utilisez toujours des formulaires papier, Word ou PDF.

Les formulaires papier sonnent le glas des processus commerciaux actuels. S'appuyer sur des formulaires papier pour le traitement de l'information signifie :

  • Perdre un temps précieux à trier manuellement le papier
  • Augmenter le risque d'erreurs
  • Manque de responsabilité et de propriété des données
  • Espace de stockage supplémentaire pour les piles de papier
  • Coupures de papier - ouch

Si vous avez déjà essayé d'éviter le papier et de passer à l'ère numérique, la prochaine étape logique était probablement les formulaires Word et PDF. Tout comme les feuilles de calcul Excel, les formulaires Word et PDF avaient autrefois leur place dans l'espace commercial. Mais le partage des données est tout aussi lourd avec ces formulaires. Vous éviterez peut-être les coupures de papier, mais vous souffrirez toujours des mêmes maux de tête numériques. À bien des égards, les formulaires Adobe sont plus pénibles que le papier. Vous ne savez jamais si vous pouvez les modifier directement. Vous les envoyez à des partenaires commerciaux qui sont frustrés d'essayer de trouver un logiciel pour les remplir. Ou pire, ils les impriment et vous les renvoient sous forme de papier scanné !

Systèmes de flux de travail automatisés réduire les coûts de votre entreprise la paperasserie. Tous les formulaires sont créés, remplis et stockés dans un seul endroit pratique, ce qui permet d'économiser du temps, de l'argent et des ressources. Plus besoin de déplacer les classeurs ou de télécharger des logiciels spéciaux, vous et votre personnel avez accès aux formulaires tous les jours, où que vous soyez.

Signe 4 : Vous avez des systèmes hérités qui ne peuvent être adaptés ou étendus à de nouvelles opportunités commerciales.

Vous avez beaucoup de données de base dans un ancien système. Un nouveau vice-président des opérations vient de rejoindre l'entreprise et vous a suggéré d'autoriser votre réseau de distributeurs à accéder à votre système afin qu'ils puissent mettre à jour leurs propres dossiers et passer des commandes. Mais vous êtes bloqué et vous avez un problème. Votre chef de la sécurité (CISO) dit que l'accès ne sera accordé que lorsqu'elle sera morte et enterrée. C'est tout simplement trop risqué. Oh, et essayer d'isoler les ensembles de données que vous voulez permettre à vos distributeurs de voir signifie faire appel à un groupe coûteux de 6 experts SAP à 8 000 $ par jour en consultation, sans compter que vous devrez acheter 2 nouveaux modules pour y parvenir.
Un autre projet mord la poussière.

Le problème est que votre ancien système est trop rigide pour s'adapter aux nouvelles opportunités commerciales. Si vous ne saisissez pas la nouvelle opportunité, vous aurez de mauvaises nouvelles. Vos distributeurs seront peut-être courtisés par l'approche plus moderne de votre concurrent, ce qui entraînera une perte de canaux et de ventes pour l'entreprise. Les nouvelles opportunités sont synonymes de nouveaux défis, et les systèmes existants ne peuvent tout simplement pas résister aux épreuves des marchés actuels. Vos systèmes doivent éviter les redondances et les goulots d'étranglement et tenir leurs promesses :

  • Transparence
  • Des communications simplifiées
  • Gestion des performances
  • Intégration des systèmes
  • Identification des tendances grâce aux grandes données
  • Interfaces extensibles
  • Interfaces mobiles
  • API REST

Les systèmes automatisés de gestion des processus d'entreprise offrent toutes ces solutions dans un système intégré. Lorsque de nouvelles opportunités se présenteront, les systèmes existants échoueront mais les plateformes bpm seront à la hauteur.

Signe 5 : Vous avez de nombreuses solutions de points personnalisés qui sont difficiles à maintenir et à modifier.

Avez-vous un logiciel personnalisé pour la comptabilité, un autre logiciel personnalisé pour les ressources humaines et une solution logicielle COBOL personnalisée totalement différente pour le contrôle des stocks ? Et il n'y a qu'un seul programmeur qui comprenne le fonctionnement de chacun d'entre eux ? Vous vous rendez compte que le jour où le programmeur part, vous ne pourrez pas faire de modifications ou même effectuer la maintenance du système.

De même que les solutions ponctuelles personnalisées peuvent fonctionner pour un seul service, elles ne contribuent guère à élargir les horizons et les bénéfices de votre entreprise. Logiciels intégrés permet d'atteindre des objectifs de données partagées beaucoup plus efficacement que de nombreux petits systèmes de points personnalisés. Les plates-formes communes et modernes réduisent considérablement le risque associé à une perte de développeurs clés. Le partage des données crée un outil de gestion des processus accessible à tous et évite les problèmes de goulets d'étranglement découlant des solutions ponctuelles. Débarrassez-vous des systèmes de contrôle d'accès et poursuivez vos activités.

Il est naturel de vouloir s'accrocher aux anciennes méthodes. Mais votre entreprise doit aller de l'avant pour réussir. L'automatisation vous permet de vous rapprocher de la réussite. Pour voir à quel point il est facile d'automatiser la gestion des processus de votre entreprise, télécharger l'essai gratuit de ProcessMaker aujourd'hui.

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