Las 5 principales señales de que su organización necesita un sistema de gestión de BPM y de flujo de trabajo

Ketty Colom 6 de julio de 2017 BPM Software de flujo de trabajo

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¿Tiene la sensación de no conocer nunca el estado de los procesos y flujos de trabajo de su empresa? ¿Desearía tener un mayor control y visibilidad sobre todo ese molesto papeleo o formularios de procesos relacionados con Excel? ¿Alguna vez ha recibido correos electrónicos para solicitudes de compra o ha dejado solicitudes y se ha preguntado: "¿Qué hago con este correo electrónico? Ponlo en una carpeta y olvídate de él?" ¿Sabe usted que el cumplimiento simplemente no ocurre en su organización porque los procesos que fueron documentados hace muchas lunas simplemente no se siguen?

A medida que su negocio crece, el flujo de trabajo de gestión puede llegar a ser intimidante y es posible que no sepa por dónde empezar a controlar las cosas. Es posible que no sepa si necesita mejores procedimientos, mejor CRM, mejor ERP, mejor software de colaboración, mejor gestión del correo electrónico o si le falta algo más. Incluso puede que tengas la idea de que tu empresa o departamento necesita Gestión de Procesos Empresariales (BPM) o Automatización de Flujos de Trabajo, pero no estás seguro. Bueno, aquí están los cinco signos seguros de que es hora de considerar la implementación de un sistema de gestión del flujo de trabajo.

Signo 1: Estás introduciendo los mismos datos en múltiples sistemas.

Cuando el negocio estaba empezando, invirtió en un sistema central en un AS400 en los años 80. En los 90, el negocio adquirió otro negocio con SAP como su ERP, y en 2008 un nuevo VP de ventas trasladó a 400 empleados de ventas y servicios a SalesForce, prometiendo grandes aumentos en la eficiencia y las ventas. ¿Esa historia se parece un poco a lo que sucedió en el negocio donde usted trabaja?  

Entonces, ¿cómo funciona el trabajo entre estos sistemas? ¿Un analista en una parte del negocio introduce datos y luego ejecuta un informe para otra parte del negocio para que una tercera área pueda luego actualizar la información a través de un cuarto sistema? 

Esto puede haber funcionado para el negocio en algún momento, pero ahora está causando un retraso en el negocio. Los datos han proliferado y la duplicación de esfuerzos significa más trabajo para encontrar los datos correctos, más tiempo y recursos desperdiciados y beneficios que se van por el desagüe. Cuando cada departamento utiliza un sistema diferente para la entrada de datos, la colaboración es tediosa en el mejor de los casos y francamente frustrante en el peor. Puede que ni siquiera te des cuenta de que se está produciendo una duplicación hasta que es demasiado tarde, porque son muy pocas las personas que tienen acceso a todos los sistemas.

Una solución de software de gestión de procesos empresariales aporta personas y datos juntos en un sistema. La gente comparte datos y puede usarlos de la manera que necesita, incluso si otras personas los necesitan para algo más.

Signo 2: Estás pasando demasiados documentos de Excel por correo electrónico para su aprobación.

No es sorprendente que las hojas de cálculo de Excel mejoren la productividad. Han sido el documento de negocios casi desde el principio, y hay una razón para ello. Características como el formato condicional y la gran construcción de gráficos te ayudan a identificar tendencias y presentar información como un profesional.

Pero las hojas de cálculo no hacen mucho por tu negocio cuando engullen los buzones de correo electrónico de todos. Las hojas de cálculo pueden presentar datos, pero cada documento da un paseo salvaje a través de múltiples buzones de correo electrónico para obtener la aprobación. Y es posible que la versión que obtengas no incluya los cambios que hacen todos los demás. O varias personas pueden haber hecho cambios, pero cada versión no fue entregada a todos los que están en la lista, por lo que la aprobación toma aún más tiempo.

Las hojas de cálculo son de la vieja escuela y han encontrado su pareja en el mundo actual de automatización del proceso de negocios. Los datos fluidos y accesibles significan que todos ven la última versión en tiempo real y no se quedan atascados revisando los correos electrónicos atrasados. Además, los datos están en un sistema integrado, así que no más excusas sobre el acceso. Las aprobaciones no se dejan pendientes con sistemas de flujo de trabajo automatizados.

Signo 3: Todavía estás usando papel, formularios de Word o PDF.

Los formularios en papel significan la muerte para los procesos comerciales de hoy en día. Confiar en los formularios de papel para el procesamiento de la información significa:

  • Desperdiciar su valioso tiempo manualmente tamizando el papel
  • Aumentar el riesgo de errores
  • Falta de responsabilidad y propiedad de los datos
  • Espacio extra de almacenamiento para los montones de papel
  • Cortes de papel - ouch

Si ya has intentado evitar el papel y entrar en la era digital, tu siguiente paso lógico era probablemente los formularios de Word y PDF. Al igual que las hojas de cálculo de Excel, los formularios de Word y PDF una vez tuvieron su lugar en el espacio empresarial. Pero compartir datos es igual de engorroso con estos formularios. Puede que evite los cortes de papel pero seguirá sufriendo los mismos dolores de cabeza digitales. En muchos sentidos, los formularios de Adobe son más dolorosos que el papel. Nunca sabes si puedes editarlos directamente. Los envías a los socios comerciales que se frustran tratando de encontrar un software para que los llenen. O peor aún, ¡simplemente los imprimen y te los devuelven como papel escaneado!

Sistemas de flujo de trabajo automatizados reducir la empresa de su compañía papeleo. Todos los formularios se crean, se completan y se almacenan en un lugar conveniente, ahorrando tiempo, dinero y recursos. Ya no es necesario mover los archivadores o descargar software especial, usted y sus empleados tienen acceso a los formularios todo el día, todos los días, dondequiera que estén.

Signo 4: Tienes sistemas heredados que no pueden ser adaptados o extendidos a nuevas oportunidades de negocio.

Tienes muchos datos básicos en un sistema heredado. Un nuevo vicepresidente de operaciones acaba de unirse al negocio y le sugirió que permitiera a su red de distribuidores principales acceder a su sistema para que pudieran actualizar sus propios registros y hacer pedidos. Pero estás atascado y tienes un problema. Su Jefe de Seguridad (CISO) dice que el acceso sólo se concederá cuando esté muerta y enterrada. Es demasiado arriesgado. Oh, y tratar de aislar los conjuntos de datos que quieres que tus distribuidores vean significa llamar a un costoso grupo de 6 expertos en SAP a 8.000 dólares por día en consultoría, sin mencionar que tendrás que comprar 2 nuevos módulos para que esto suceda.
Otro proyecto muerde el polvo.

El problema es que su sistema de legado es demasiado rígido para acomodar nuevas oportunidades de negocio. El resultado de no avanzar en la nueva oportunidad será una mala noticia. Tal vez sus distribuidores sean cortejados por el mejor y más moderno enfoque de su competidor resultando en la pérdida de canales y la pérdida de ventas para el negocio. Las nuevas oportunidades significan nuevos retos, y los sistemas heredados no pueden resistir las pruebas que plantean los mercados actuales. Sus sistemas necesitan evitar la redundancia y los cuellos de botella y cumplir:

  • Transparencia
  • Comunicaciones simplificadas
  • Gestión de la actuación profesional
  • Integración de sistemas
  • Identificación de tendencias a través de Big Data
  • Interfaces extensibles
  • Interfaces móviles
  • REST APIs

Los sistemas automatizados de gestión de procesos comerciales ofrecen todas estas soluciones en un sistema integrado. Cuando surjan nuevas oportunidades, los sistemas heredados fallarán, pero las plataformas bpm estarán a la altura de las circunstancias.

Signo 5: Tienes un montón de soluciones puntuales personalizadas que son difíciles de mantener y modificar.

¿Tiene un paquete de software personalizado para la contabilidad, otro software personalizado para recursos humanos y una solución de software COBOL totalmente diferente para el control de inventarios? ¿Y sólo hay un programador que entiende cómo funciona cada uno? Te das cuenta de que el día que el programador se vaya, no podrás hacer ningún cambio o incluso realizar el mantenimiento del sistema.

Así como las soluciones puntuales personalizadas pueden funcionar para un solo departamento, hacen poco para ampliar los horizontes y los beneficios de su negocio. Software integrado logra los objetivos de datos compartidos mucho más eficientemente que muchos pequeños sistemas de puntos personalizados. Las plataformas comunes y modernas reducen en gran medida el riesgo asociado a la rotación de los desarrolladores clave. Los datos compartidos crean una herramienta de gestión de procesos accesible para todos y evita los problemas de cuellos de botella que surgen de las soluciones de puntos. Deshágase de los sistemas de control de acceso y siga adelante con sus negocios.

Es natural querer aferrarse a las viejas costumbres. Pero tu negocio debe avanzar para tener éxito. La automatización le permite acercarse mucho más a la concentración en el éxito. Para ver lo fácil que es automatizar la gestión de los procesos de su negocio, descargar la prueba gratuita de ProcessMaker hoy.

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