Haben Sie das Gefühl, dass Sie nie den Status von Prozessen und Arbeitsabläufen in Ihrem Unternehmen kennen? Hätten Sie gerne mehr Kontrolle und Sichtbarkeit über all diese lästigen Papierkram- oder Excel-bezogenen Prozessformulare? Haben Sie schon einmal E-Mails für Kaufanträge oder Urlaubsanträge erhalten und sich gefragt: "Was soll ich mit dieser E-Mail machen? In einen Ordner stecken und vergessen?" Wissen Sie, dass die Einhaltung der Vorschriften in Ihrem Unternehmen einfach nicht erfolgt, weil Prozesse, die vor vielen Monden dokumentiert wurden, einfach nicht befolgt werden?
Wenn Ihr Unternehmen wächst, kann die Verwaltung der Arbeitsabläufe einschüchternd werden, und Sie wissen vielleicht nicht, wo Sie anfangen sollen, die Dinge in den Griff zu bekommen. Sie wissen vielleicht nicht, ob Sie bessere Verfahren, ein besseres CRM, ein besseres ERP, eine bessere Software für die Zusammenarbeit, eine bessere E-Mail-Verwaltung brauchen oder ob Sie etwas anderes vermissen. Vielleicht haben Sie sogar eine Idee, dass Ihr Unternehmen oder Ihre Abteilung Business Process Management (BPM) oder Workflow-Automatisierung braucht, aber Sie sind sich nicht sicher. Hier sind die fünf todsicheren Anzeichen dafür, dass es an der Zeit ist, die Einführung eines Workflow-Management-Systems in Betracht zu ziehen.
Zeichen 1: Sie geben dieselben Daten in mehrere Systeme ein.
In den 80er Jahren investierte das Unternehmen in ein AS400-Kernsystem, als es seine Tätigkeit aufnahm. In den 90er Jahren erwarb das Unternehmen ein anderes Unternehmen mit SAP als ERP-System, und 2008 wechselte ein neuer Vertriebsleiter mit 400 Vertriebs- und Servicemitarbeitern zu SalesForce und versprach damit große Effizienz- und Umsatzsteigerungen. Klingt diese Geschichte ein wenig nach dem, was in dem Unternehmen, in dem Sie arbeiten, passiert ist?
Wie läuft also die Arbeit zwischen diesen Systemen ab? Gibt ein Analyst in einem Teil des Unternehmens Daten ein und führt dann einen Bericht für einen anderen Teil des Unternehmens aus, so dass ein dritter Bereich dann Informationen in einem vierten System aktualisieren kann?
Das mag für das Unternehmen irgendwann einmal funktioniert haben, aber jetzt ist es eine Belastung für das Unternehmen. Die Daten haben sich vervielfacht, und doppelter Aufwand bedeutet mehr Arbeit, um die richtigen Daten zu finden, mehr verschwendete Zeit und Ressourcen, und die Gewinne gehen den Bach hinunter. Wenn jede Abteilung ein anderes System für die Dateneingabe verwendet, ist die Zusammenarbeit im besten Fall mühsam und im schlimmsten Fall geradezu frustrierend. Möglicherweise bemerken Sie die Doppelarbeit erst, wenn es zu spät ist, weil nur wenige Personen Zugang zu allen Systemen haben.
Eine Softwarelösung für das Geschäftsprozessmanagement bringt Menschen und Daten zusammen in einem System zusammen. Menschen teilen Daten und können sie so nutzen, wie sie es brauchen, auch wenn andere sie für etwas anderes brauchen.
Zeichen 2: Sie leiten zu viele Excel-Dokumente per E-Mail zur Genehmigung weiter.
Es ist keine Überraschung, dass Excel-Tabellen die Produktivität verbessern. Nicht ohne Grund sind sie seit jeher das beliebteste Geschäftsdokument. Die Funktionen wie die bedingte Formatierung und die Erstellung von Diagrammen helfen Ihnen, Trends zu erkennen und Informationen wie ein Profi zu präsentieren.
Aber Tabellenkalkulationen nützen Ihrem Unternehmen nicht viel, wenn sie die E-Mail-Postfächer aller Mitarbeiter verstopfen. Tabellenkalkulationen stellen zwar Daten dar, aber jedes Dokument durchläuft mehrere E-Mail-Postfächer, bis es genehmigt wird. Und die Version, die Sie erhalten, enthält vielleicht nicht die Änderungen, die alle anderen vorgenommen haben. Oder mehrere Personen haben Änderungen vorgenommen, aber nicht jede Version wurde an alle auf der Liste weitergeleitet, so dass die Genehmigung noch länger dauert.
Tabellenkalkulationen sind altmodisch und haben in der heutigen Welt der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Flüssige, leicht zugängliche Daten bedeuten, dass jeder die neueste Version in Echtzeit sieht und sich nicht mehr mit E-Mails herumschlagen muss. Außerdem befinden sich die Daten in einem integrierten System, so dass es keine Ausreden mehr wegen des Zugriffs gibt. Mit automatisierten Workflow-Systemen bleiben Genehmigungen nicht in der Schwebe.
Zeichen 3: Sie verwenden immer noch Papier-, Word- oder PDF-Formulare.
Papierformulare sind der Tod für die heutigen Geschäftsprozesse. Sich bei der Informationsverarbeitung auf Papierformulare zu verlassen, bedeutet:
- Vergeuden Sie Ihre wertvolle Zeit mit dem manuellen Durchsuchen von Papier
- Erhöhung des Fehlerrisikos
- Fehlende Verantwortung und fehlendes Eigentum an Daten
- Zusätzlicher Stauraum für Unmengen von Papier
- Papierschnitte - autsch
Wenn Sie bereits versucht haben, Papier zu vermeiden und in das digitale Zeitalter zu wechseln, war Ihr logischer nächster Schritt wahrscheinlich Word- und PDF-Formulare. Genau wie Excel-Tabellen hatten Word- und PDF-Formulare einst ihren Platz im Unternehmensbereich. Aber der Datenaustausch ist mit diesen Formularen genauso umständlich. Sie vermeiden zwar den Papierkram, leiden aber trotzdem unter denselben digitalen Kopfschmerzen. In vielerlei Hinsicht sind Adobe-Formulare schmerzhafter als Papier. Sie wissen nie, ob Sie sie direkt bearbeiten können. Sie verschicken sie an Geschäftspartner, die frustriert nach einer Software suchen, mit der sie sie ausfüllen können. Oder schlimmer noch, sie drucken sie einfach aus und schicken sie als gescanntes Papier an Sie zurück!
Automatisierte Arbeitsablaufsysteme reduzieren den Papierkram in Ihrem Papierkram. Alle Formulare werden an einem einzigen Ort erstellt, ausgefüllt und gespeichert, was Zeit, Geld und Ressourcen spart. Sie brauchen keine Aktenschränke mehr zu verschieben oder spezielle Software herunterzuladen. Sie und Ihre Mitarbeiter haben den ganzen Tag lang und überall Zugriff auf die Formulare.
Zeichen 4: Sie haben Altsysteme, die nicht an neue Geschäftsmöglichkeiten angepasst oder erweitert werden können.
Sie haben viele Kerndaten in einem Altsystem. Ein neuer VP of Operations ist gerade in das Unternehmen eingetreten und hat vorgeschlagen, dass Sie Ihrem Hauptvertriebsnetz Zugang zu Ihrem System gewähren, damit es seine eigenen Daten aktualisieren und Bestellungen aufgeben kann. Aber Sie sitzen fest und haben ein Problem. Ihr Chief Security Officer (CISO) sagt, dass der Zugang erst gewährt wird, wenn sie tot und begraben ist. Das ist einfach zu riskant. Oh, und der Versuch, die Datensätze zu isolieren, die Sie Ihren Händlern zugänglich machen wollen, bedeutet, dass Sie eine kostspielige Gruppe von sechs SAP-Experten für 8.000 Dollar pro Tag als Berater hinzuziehen müssen, ganz zu schweigen davon, dass Sie zwei neue Module kaufen müssen, um dies zu realisieren.
Ein weiteres Projekt beißt ins Gras.
Das Problem ist, dass Ihr altes System zu starr ist, um neue Geschäftsmöglichkeiten zu berücksichtigen. Wenn Sie sich nicht auf die neuen Möglichkeiten einlassen, hat das schlechte Folgen. Vielleicht werden Ihre Vertriebshändler von dem besseren und moderneren Ansatz Ihres Konkurrenten umworben, was zu einem Verlust von Vertriebskanälen und Umsatzeinbußen für das Unternehmen führt. Neue Chancen bedeuten neue Herausforderungen, und Altsysteme halten den Anforderungen der heutigen Märkte einfach nicht stand. Ihre Systeme müssen Redundanzen und Engpässe vermeiden und leistungsfähig sein:
- Transparenz
- Rationalisierte Kommunikation
- Leistungsmanagement
- Systemintegration
- Trenderkennung durch Big Data
- Erweiterbare Schnittstellen
- Mobile Schnittstellen
- REST-APIs
Automatisierte Geschäftsprozessmanagementsysteme bieten all diese Lösungen in einem integrierten System. Wenn sich neue Möglichkeiten ergeben, werden Altsysteme versagen, aber bpm-Plattformen werden sich der Gelegenheit stellen.
Zeichen 5: Sie haben viele benutzerdefinierte Punktlösungen, die schwer zu pflegen und zu ändern sind.
Haben Sie ein maßgeschneidertes Softwarepaket für die Buchhaltung, ein anderes maßgeschneidertes Softwarepaket für das Personalwesen und eine völlig andere maßgeschneiderte COBOL-Softwarelösung für die Bestandskontrolle? Und es gibt nur einen Programmierer, der weiß, wie jedes einzelne Programm funktioniert? Ihnen ist klar, dass Sie an dem Tag, an dem der Programmierer das Unternehmen verlässt, nicht mehr in der Lage sein werden, Änderungen vorzunehmen oder gar das System zu warten.
So gut individuelle Einzellösungen für eine einzelne Abteilung auch sein mögen, sie tragen wenig dazu bei, den Horizont und die Gewinne Ihres Unternehmens zu erweitern. Integrierte Software erreicht gemeinsame Datenziele viel effizienter als viele kleine individuelle Punktsysteme. Gemeinsame und moderne Plattformen verringern das Risiko, das mit der Abwanderung wichtiger Entwickler verbunden ist, erheblich. Gemeinsame Daten schaffen ein Prozessmanagement-Tool, auf das jeder zugreifen kann, und vermeiden die Engpassprobleme, die bei Punktlösungen entstehen. Schaffen Sie die Gatekeeper-Systeme ab und machen Sie sich an die Arbeit.
Es ist ganz natürlich, dass man an alten Wegen festhalten möchte. Aber Ihr Unternehmen muss sich weiterentwickeln, um erfolgreich zu sein. Mit der Automatisierung kommen Sie der Konzentration auf den Erfolg einen großen Schritt näher. Um zu sehen, wie einfach es ist, Ihr Geschäftsprozessmanagement zu automatisieren, laden Sie die kostenlose Testversion von ProcessMaker noch heute herunter.
