Trois flux de travail à automatiser dans le bureau du registraire

Dans l'enseignement supérieur, le bureau du registraire est au cœur de la gestion des dossiers académiques des étudiants. Les membres de l'équipe sont chargés de coordonner les évaluations de transfert de crédits, les demandes de changement de notes et la planification de l'obtention des diplômes. Le recours à des méthodes manuelles pour traiter le volume de documents est source d'erreurs et d'inefficacité, ce qui peut avoir de graves conséquences pour les étudiants et l'établissement. 

Heureusement, l'automatisation des processus numériques offre une solution à ces défis quotidiens. Voici les trois principaux processus que les équipes de l'enseignement supérieur à la pointe de la technologie ont entièrement automatisés dans le bureau d'enregistrement.

1. Évaluation des crédits de transfert

La gestion des futurs étudiants transférés est l'une des tâches les plus difficiles pour l'officier d'état civil. Il s'agit d'un processus à plusieurs niveaux avec des tonnes de documents à gérer. Ce processus a acquis une réputation d'ambiguïté Il s'agit d'un labyrinthe complexe et coûteux, d'un mystère tourbillonnant qui s'apparente au "triangle des Bermudes". Un évaluateur compétent ne néglige aucune piste, ce qui crée un processus à plusieurs niveaux, difficile à mettre à l'échelle.

Dans de nombreux cas, les étudiants ne connaissent pas le sort de leurs crédits avant 4 à 6 semaines après qu'ils ont commencé les cours. Cette nouvelle tardive peut perturber leurs projets et ajouter le coût inattendu de semestres supplémentaires.

Processus de transfert de crédits pour l'enseignement supérieur

Presque 4 étudiants sur 10 obtiennent des crédits transférables. Les universités intelligentes utilisent l'automatisation rapide et transparente des transferts de crédits pour séduire les étudiants potentiels. Que vous élargissiez votre plan de recrutement par le biais de l'apprentissage virtuel ou de l'expansion géographique, de nouvelles variantes de relevés de notes affluent dans votre établissement. Des formes, des formats et des tailles uniques alourdissent la charge de travail administratif.

Avec l'aide d'un logiciel automatisé, vous pouvez réduire un processus de plusieurs semaines à trois jours. 

• Les étudiants peuvent soumettre leurs relevés de notes en ligne, et traitement intelligent des documents (IDP) extrait instantanément le contenu pertinent. Les crédits obtenus, le nom de l'établissement précédent, les titres et les codes des cours sont introduits dans votre système en mode automatique.
• Les règles de gestion vérifient les travaux de cours par rapport à votre tableau d'équivalence pour une correspondance automatique.
• Lorsque votre système d'automatisation des processus tombe sur un cours non apparié, il envoie une demande de révision à un doyen de département ou à un membre de la faculté. 
• S'ils manquent l'avis, un rappel apparaît dans leur boîte de réception le lendemain. 

Mieux encore, des flux de travail automatisés tiennent les étudiants informés de la progression, comme une commande de repas Postmates.

2. Demandes de changement de grade

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les étudiants doivent faire une pause dans leurs études. Les problèmes de santé, les difficultés financières ou les déploiements militaires sont quelques-unes des raisons les plus courantes. Il s'agit d'une tâche administrative particulièrement difficile, surtout lorsqu'il s'agit d'étudiants qui reviennent et qui doivent mettre à jour leurs notes incomplètes après avoir terminé leurs cours.

Pour lancer la procédure de changement de note, les enseignants informent plusieurs membres de l'équipe inter-campus. Il y a plusieurs niveaux d'approbation, de l'aide financière au directeur de département, avant que la demande n'atteigne le bureau du registraire. En raison de la nature complexe et difficile à suivre des demandes de changement de notes, ce processus se prête parfaitement à l'automatisation. 

• Mettre en place des flux de travail qui acheminent automatiquement la demande vers le personnel approprié pour qu'il l'examine. 
• Chaque signature fait office de point de contrôle. Si l'une d'entre elles prend du retard, le système envoie un rappel rapide par courrier électronique ou par SMS. 
• Chaque étape de ce processus est enregistrée dans des journaux d'audit pour une conservation sûre des données. 

Parce qu'une plateforme centrale traite toutes les demandes, toutes les personnes concernées peuvent facilement en suivre l'état. Finis les formulaires égarés, les étudiants désorientés et la paperasserie négligée. 

3. Planification de la remise des diplômes

La planification de la remise des diplômes est un processus complexe au sein du bureau du registraire. Elle implique la coordination de plusieurs départements et parties prenantes, comme les étudiants, le corps enseignant et l'administration.

Tout commence avec la demande de remise de diplôme de l'étudiant, y compris la fixation d'une date de cérémonie, la demande d'un audit de diplôme, la prononciation correcte du nom - et même la demande de billets pour les proches. La gestion manuelle de tous ces aspects peut sembler insurmontable, et c'est là que l'automatisation entre en jeu. 

Grâce à l'automatisation des processus numériques, vous pouvez orchestrer plusieurs flux de travail pour gérer les aspects académiques et opérationnels de la cérémonie. Les flux de travail envoient des rappels aux étudiants éligibles qui doivent encore présenter une demande d'obtention de diplôme et avertissent automatiquement le conseiller approprié si les rappels n'ont pas été lus. Même si la cérémonie est virtuelle, chaque étudiant méritant peut recevoir la reconnaissance qu'il a méritée. 

L'automatisation offre une solution aux défis auxquels le bureau d'enregistrement de l'enseignement supérieur est confronté. En automatisant les processus critiques tels que les évaluations de transfert de crédits, les demandes de changement de notes et la planification de la remise des diplômes, les établissements peuvent améliorer leur efficacité, réduire les erreurs et, en fin de compte, offrir une meilleure expérience aux étudiants.