Tres flujos de trabajo para automatizar en el Registro Civil

Tres flujos de trabajo para automatizar en el Registro Civil

En la enseñanza superior, la Oficina de Registro es el corazón de la gestión de los expedientes académicos de los estudiantes. Las funciones son intensivas en datos; los miembros del equipo realizan el pesado trabajo administrativo de coordinar las evaluaciones de transferencia de créditos, las solicitudes de cambio de notas y la planificación de la graduación. Depender de métodos manuales para procesar el enorme volumen de papeleo está plagado de errores e ineficiencias, lo que puede tener graves consecuencias tanto para los estudiantes como para la institución. 

Afortunadamente, la automatización de procesos digitales ofrece una solución a estos retos cotidianos. Estos son los tres principales procesos que los equipos de educación superior más avanzados tecnológicamente automatizan por completo en la Oficina de Registro.

1. Evaluación de los créditos transferidos

La gestión de los futuros estudiantes transferidos es una de las tareas más difíciles para el Secretario. Es un proceso de varios niveles con toneladas de papeleo para hacer malabares. El proceso se ha ganado una reputación de ambigüedad desde "es un laberinto complejo y costoso" hasta un misterio arremolinado parecido al "Triángulo de las Bermudas". Un evaluador experto no deja piedra sin remover, creando un proceso de múltiples niveles que es difícil de escalar.

En muchos casos, los estudiantes no conocen el destino de sus créditos hasta 4-6 semanas después de de empezar las clases.. La noticia tardía puede suponer un inconveniente para sus planes y añadir el coste inesperado de más semestres.

Proceso de transferencia de créditos para la enseñanza superior

Casi 4 de cada 10 estudiantes tienen créditos de transferencia. Las universidades inteligentes utilizan la automatización rápida y transparente de la transferencia de créditos para atraer a los estudiantes potenciales. Tanto si está ampliando su plan de captación a través del aprendizaje virtual como de la expansión geográfica, a su centro llegan nuevas variantes de expedientes académicos. Formas, formatos y tamaños únicos aumentan la carga de trabajo administrativo.

Con la ayuda de un software automatizado, puede reducir a tres días un proceso que dura semanas. 

  • Los estudiantes pueden presentar sus expedientes académicos en línea, y procesamiento inteligente de documentos (PID) extrae instantáneamente el contenido relevante. Los créditos obtenidos, el nombre de la institución anterior y los títulos y códigos de los cursos se introducen automáticamente en el sistema.
  • Las reglas de negocio comprueban los cursos con su tabla de equivalencias para la coincidencia automática.
  • Cuando su sistema de automatización de procesos se encuentre con un curso no coincidente, enviará una solicitud de revisión a un decano de departamento o a un miembro de la facultad. 
  • Si se les pasa el aviso, al día siguiente aparece un recordatorio en su bandeja de entrada. 

Y lo que es mejor, los flujos de trabajo automatizados mantienen a los estudiantes informados del progreso, como un pedido de cena de Postmates.

2. Solicitudes de cambio de grado

Hay muchas razones por las que los estudiantes necesitan hacer una pausa en sus estudios. Los problemas de salud, las dificultades económicas o los despliegues militares son algunos de los motivos más comunes. Se trata de una tarea administrativa especialmente complicada, sobre todo cuando se trata de estudiantes que regresan y necesitan actualizar las calificaciones incompletas al finalizar el curso.

Para iniciar el proceso de cambio de calificación, los profesores deben notificarlo a varios miembros del equipo del campus. Antes de que la solicitud llegue a la Oficina de Registro, hay muchos niveles de aprobación, desde la ayuda financiera hasta el jefe de departamento. Debido a la naturaleza compleja y difícil de seguir de las solicitudes de cambio de calificación, este proceso es ideal para la automatización. 

  • Establezca flujos de trabajo que dirijan automáticamente la solicitud al personal adecuado para su revisión. 
  • Cada firma actúa como un punto de control. Si una se retrasa, el sistema envía un recordatorio rápido por correo electrónico o mensaje de texto. 
  • Cada paso de este proceso se registra en registros de auditoría para su conservación segura. 

Dado que una plataforma central procesa todas las solicitudes, todos los implicados pueden supervisar fácilmente el estado de las mismas. Se acabaron los formularios perdidos, los estudiantes confundidos y el papeleo perdido. 

3. Planificación de la graduación

La planificación de la graduación es un proceso complejo en la Oficina de Registro. Implica la coordinación de múltiples departamentos y partes interesadas, como estudiantes, profesores y administración.

Todo comienza con la solicitud de graduación de un estudiante, que incluye la fijación de una fecha para la ceremonia, la solicitud de una auditoría del título, la pronunciación correcta del nombre e incluso la solicitud de entradas para los seres queridos. Gestionar todos estos aspectos manualmente puede resultar abrumador, por lo que entra en juego la automatización. 

Mediante la automatización de procesos digitales, puede orquestar múltiples flujos de trabajo para gestionar los aspectos académicos y operativos de la ceremonia. Los flujos de trabajo envían recordatorios a los estudiantes que reúnen los requisitos necesarios para solicitar la graduación y notifican automáticamente al asesor correspondiente si los recordatorios no se leen. Aunque la ceremonia sea virtual, todos los estudiantes que lo merezcan podrán recibir el reconocimiento que se han ganado. 

La automatización ofrece una solución a los retos a los que se enfrenta la Oficina de Registro de la enseñanza superior. Mediante la automatización de procesos críticos como las evaluaciones de transferencia de créditos, las solicitudes de cambio de grado y la planificación de la graduación, las instituciones pueden mejorar la eficiencia, reducir los errores y, en última instancia, ofrecer una mejor experiencia a los estudiantes.

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