ProcessMaker I/O - Où se produit le ralentissement du flux de travail

Enfin - Workflow pour Slack

Slack est peut-être le lieu où le travail se fait, mais si vous voulez que le travail se fasse dans Slack, il n'y avait pas de moyen facile de le faire... jusqu'à présent. Slack Workflow résout ce problème.

Grâce à ProcessMaker, le flux de travail des E/S peut désormais se faire dans Slack. ProcessMaker I/O est un microservice de flux de travail évolutif qui peut être ajouté à n'importe quel logiciel pour alimenter le flux de travail dans ce logiciel. ProcessMaker I/O est une nouvelle solution innovante qui rompt avec le modèle traditionnel du logiciel SaaS.

Dans le cas de Slack Workflow, toutes les actions, les messages et les affectations du workflow se font nativement dans Slack. Il n'y a pas d'écran de configuration externe, pas d'interface utilisateur externe encombrante, juste de la pure bonté de Slack.

Pour mettre en place le Slack Workflow de votre entreprise, vous pouvez suivre nos instructions simples, étape par étape, ou regarder notre didacticiel vidéo. Vous pouvez même télécharger le fichier de processus BPMN 2.0 (voir l'image ci-dessous) qui régit l'exécution du processus (si vous ne savez pas ce qu'est un fichier BPMN 2.0, ne vous inquiétez pas :).

Quel type de flux de travail faut-il mettre en place en cas de ralentissement de la production ?

Vous devez utiliser les workflows pour tout ce qui nécessite une demande et une approbation officielles. Nous parlons de flux de travail de ce type :

1. Processus de demande d'achat
2. Procédure de demande de congé
3. Processus d'intégration des employés
4. Demandes d'accès au système
5. Ordres de modification technique (OCM)
6. Demandes AFE

Aujourd'hui, soit votre organisation les fait mal avec le courrier électronique, les pdf et les excel, soit vous les faites de manière informelle dans Slack avec les chats. Dans le premier cas, le problème est que personne dans votre organisation n'apprécie l'expérience de l'utilisateur. Le problème avec le second est que vous n'avez aucune piste d'audit, aucun rapport formel, aucun sens des goulots d'étranglement et aucune capacité à suivre votre activité. En d'autres termes, vous n'avez pas de processus.

Utiliser les commandes slash pour lancer des flux de travail lents

Maintenant, vous pouvez tout avoir. Vous pouvez avoir la facilité et la beauté du relâchement combiné avec la capacité de rapporter et de vérifier les données et les actions. Tout peut commencer par de simples commandes slash Slack Workflow comme celles-ci :

/Demande d'absence [duM/J/A] [auM/J/A]

ou

/Demande d'achat [article] [quantité] [valeur en dollars]

ou

/Employee_Onboarding [nom de l'employé] [date de début m/d/Y] [rapports à] [poste]

Nous pourrions également configurer nos commandes slash pour qu'elles soient suivies par un Slackbot amical qui pourrait sonder le demandeur avec des questions plus profondes :

• Vous demandez un congé payé ou non payé ? 

à laquelle nous répondrons "Payé" (bien sûr).

Ou pour une demande d'achat, nous pourrions poser la question :

• Avez-vous besoin de recourir à l'expédition accélérée ?

"Accéléré" (bien sûr).

Ajoutez des boutons d'approbation et de rejet simples directement dans vos messages d'attente

Une fois que nous avons soumis une demande via la commande slash, nous l'acheminons vers une personne ou un groupe. Dans le cas de Slack, un groupe = #canal. Dans notre processus, nous décidons de toujours acheminer vers un groupe et d'utiliser un algorithme de libre-service afin que toute personne dans le canal puisse réclamer la demande et la traiter. Nous acheminons donc simplement la demande vers les #managers ou les #ressources humaines à chaque fois. Bien entendu, comme il s'agit de flux de travail lâches axés sur l'approbation, nous n'attendons rien de moins que d'enregistrer nos actions en cliquant sur des boutons faciles à utiliser qui ressemblent à ceux-ci :

En effet, nous pouvons placer les boutons "Approuver" et "Rejeter" directement dans le message "Slack" comme suit :

Pour placer ces actions dans le message Slack, nous avons simplement profité des Messages interactifs dans Slack. C'est très facile à mettre en place. Votre direction adorera cliquer sur ces boutons.

Remplacer le courrier électronique par du mou

L'une des ambitions de Stewart Butterfield avec Slack est de remplacer le courrier électronique. Il a déjà réussi à atteindre cet objectif. Plus de 5 millions de travailleurs utilisent quotidiennement l'application pour envoyer des messages à leurs équipes, télécharger et partager des documents, et partager des mèmes ridicules. L'entreprise serait évaluée à 5 milliards de dollars aujourd'hui. C'est assez impressionnant.

Cependant, bien que Slack soit vraiment le parfait remplaçant du courrier électronique, il ne résout pas le problème du flux de travail dans le courrier électronique. Lorsque nous avons mis en place ProcessMaker en tant que solution BPM open source en 2008, l'un de nos objectifs était de supprimer le workflow dans le courrier électronique. Le problème, tel que nous l'avons vu, c'est que le courrier électronique est rempli de choses qui ne sont pas vraiment des courriers électroniques. Le courrier électronique est rempli de demandes d'approbation qui font partie de flux de travail structurés. Les gens envoient à leur patron de petites notes disant des choses comme "Hey j'ai besoin d'un nouvel ordinateur - je peux en avoir un ?" ou "Hey, je vais prendre les deux prochaines semaines de congés, ok ? Le courrier électronique n'a aucun moyen efficace de gérer et de classer ces demandes. Le courrier électronique est bon pour la communication non structurée. Skype est également bon. Et puis vient Slack, et oui, il est vraiment bon pour gérer la communication non structurée en groupe.

Il faut encore résoudre le problème de la procédure en l'absence de progrès

Cependant, la lenteur est tout aussi mauvaise que le courrier électronique et la Skype pour traiter les demandes structurées. Ces trois options échouent lorsqu'il s'agit de traiter les demandes. Pourquoi échouent-elles ? La réponse est simple. Nous devrions être en mesure de générer des rapports et des journaux d'audit pour les demandes. Les entreprises ont tendance à vouloir savoir combien de demandes ont été effectuées en une heure, un jour ou une semaine. Nous voulons savoir qui a soumis les demandes, quand et pourquoi ? Nous voulons connaître des statistiques et des chiffres tels que "combien de demandes d'achat d'ordinateurs avons-nous approuvées en mars ? "Combien de jours de vacances Billy Bob a-t-il pris en 2016 ?" Nous voulons analyser les tendances et trouver les goulets d'étranglement des performances et les moyens de les améliorer.

Si nous retirons ces demandes du courrier électronique et de l'espace disponible et que nous en faisons des demandes exploitables, nous pouvons alors suivre le nombre de demandes, le temps qu'elles ont pris, et bien plus encore. Ainsi, qu'il s'agisse de courrier électronique ou de Slack, le problème est le même.

ProcessMaker I/O for Slack résout le problème. L'ajout de l'API ProcessMaker I/O à Slack crée un flux de travail Slack. Les utilisateurs n'ont jamais à se déplacer vers une autre interface, mais toutes les demandes sont saisies sous forme de données structurées. Les approbateurs peuvent alors prendre des décisions (approuver/rejeter des décisions) basées sur les données structurées.

Le résultat est que Slack n'est plus seulement un lieu où le travail se fait, mais aussi un lieu où les décisions et le flux de travail se font.

Alors, inscrivez-vous à l'API d'E/S de ProcessMaker et vérifiez le fonctionnement de Slack Workflow dès aujourd'hui.