ProcessMaker I/O - Donde el flujo de trabajo flojo ocurre

Matt McClintock 3 de agosto de 2017 Flujo de trabajo

Por último, el flujo de trabajo para el Slack...

Slack puede ser donde el trabajo ocurre, pero si quieres que el flujo de trabajo ocurra en Slack no había una forma fácil de hacerlo... hasta ahora. Slack Workflow resuelve este problema.

Gracias a ProcessMaker I/O el flujo de trabajo ahora puede ocurrir en Slack. ProcessMaker I/O es un microservicio de flujo de trabajo escalable que puede ser añadido a cualquier software para potenciar el flujo de trabajo en ese software. ProcessMaker I/O es una nueva e innovadora solución que rompe el modelo tradicional de Software SaaS.

En el caso de Slack Workflow, todas las acciones de flujo de trabajo, mensajes y asignaciones suceden de forma nativa en Slack. No hay pantallas de configuración externas, ni UIs externas torpes, sólo la bondad de Slack.

Para configurar el flujo de trabajo de tu empresa, puedes seguir nuestras sencillas instrucciones paso a paso o ver nuestro video tutorial. Incluso puede descargar el archivo de proceso BPMN 2.0 (ver imagen abajo) que gobierna la ejecución del proceso (si no sabe lo que es un archivo BPMN 2.0 no se preocupe :).

¿Qué tipo de flujo de trabajo debería ser el flujo de trabajo flojo...

Debería utilizar los flujos de trabajo para cualquier cosa que requiera una solicitud y aprobación formal. Estamos hablando de flujos de trabajo como estos:

  1. Proceso de solicitud de compra
  2. Proceso de solicitud de licencia
  3. Proceso de incorporación de empleados
  4. Solicitudes de acceso al sistema
  5. Órdenes de cambio de ingeniería (ECO)
  6. La AFE solicita

Hoy en día su organización o bien lo hace mal con el correo electrónico, los pdfs y las excelencias, o bien lo hace informalmente en Slack con chats. El problema con lo primero es que a nadie en su organización le gusta la experiencia del usuario. El problema con el segundo es que no tiene un registro de auditoría, ni informes formales, ni sensación de cuellos de botella, ni capacidad de seguimiento de su negocio. Pongámoslo de esta manera - NO TIENE NINGÚN PROCESO.

Usar comandos de barra para iniciar flujos de trabajo flojos

Ahora puedes tenerlo todo. Puedes tener la facilidad y la belleza de la holgura combinada con la habilidad de reportar y auditar datos y acciones. Todo puede comenzar con simples comandos de barra de flujo de trabajo de Slack como estos:

/Solicitud de Ausencia [desdeFecha m/d/Y] [hastaFecha m/d/Y]

o

/Solicitud de compra [artículo] [cantidad] [valor en dólares]

o

/Empleado_Empleado_Empleado [nombre del empleado] [fecha de inicio m/d/Y] [informes a] [posición]

También podríamos configurar nuestros comandos de barra para ser seguidos por un amistoso Slackbot que podría sondear al solicitante con preguntas más profundas:

  • ¿Está solicitando una licencia pagada o no pagada? 

a la que responderíamos "Pagado" (por supuesto).

O para una solicitud de compra, podríamos hacer la pregunta:

  • ¿Necesita utilizar el envío acelerado?

"Acelerado" (por supuesto).

Añade botones simples de aprobación y rechazo directamente en tus mensajes.

Una vez que enviamos una solicitud a través del comando de barra, la dirigimos a una persona o a un grupo. En el caso de Slack, un grupo = #canal. En nuestro proceso, decidimos siempre enrutar a un grupo y usar un algoritmo de autoservicio para que cualquiera en el canal pueda reclamar la solicitud y procesarla. Así que simplemente enrutamos la solicitud a #gerentes o #recursos humanos cada vez. Por supuesto, ya que estos son flujos de trabajo flojos impulsados por la aprobación, esperamos nada menos que registrar nuestras acciones haciendo clic en algunos botones fáciles de usar que se parecen a estos:

De hecho, podemos poner los botones de Aprobar y Rechazar directamente en el mensaje de Slack de la siguiente manera:

Para colocar estas acciones en el mensaje de Slack, simplemente aprovechamos los mensajes interactivos de Slack. Es muy fácil de configurar. A su gerencia le encantará hacer clic en estos botones.

Reemplazar el correo electrónico por el Slack

Una de las ambiciones de Stewart Butterfield con Slack es reemplazar el correo electrónico. Ya ha tenido bastante éxito en el logro de este objetivo. Más de 5 millones de trabajadores usan la aplicación diariamente para enviar mensajes a sus equipos, subir y compartir documentos, y compartir ridículos memes. Se dice que la compañía está valorada en 5 mil millones de dólares ahora. Bastante impresionante.

Sin embargo, aunque Slack es realmente el reemplazo perfecto para el correo electrónico, no resuelve el problema del flujo de trabajo en el correo electrónico. Cuando originalmente configuramos ProcessMaker como una solución BPM de código abierto en 2008, uno de nuestros objetivos era sacar el flujo de trabajo del correo electrónico. El problema, tal como lo vimos, es que el correo electrónico está lleno de cosas que realmente no son correos electrónicos en absoluto. El correo electrónico está lleno de solicitudes de aprobación que son parte de los flujos de trabajo estructurados. La gente envía a sus jefes pequeñas notas diciendo cosas como, "Hey necesito un nuevo ordenador - ¿puedo tener uno?" o "Hey, me voy a tomar las próximas 2 semanas libres, ¿ok?" El correo electrónico no tiene una forma eficiente de gestionar y categorizar estas solicitudes. El correo electrónico es bueno para la comunicación no estructurada. Skype también es bueno. Y luego viene Slack, y, sí, es muy bueno para manejar la comunicación no estructurada en grupos.

Todavía hay una necesidad de resolver el problema del proceso en la holgura

Sin embargo, la holgura es tan mala como el correo electrónico y el Skype para manejar solicitudes estructuradas. Las tres opciones fallan cuando se trata de procesar solicitudes. ¿Por qué fallan? La respuesta es simple. Deberíamos ser capaces de generar informes y registros de auditoría para las solicitudes. Las compañías, tienden a querer saber cuántas solicitudes ocurrieron en una hora, día o semana. Queremos saber quién presentó las solicitudes, cuándo y para qué. Queremos saber estadísticas y números como "¿cuántas solicitudes de compra de computadoras aprobamos en marzo? "¿Cuántos días de vacaciones se tomó Billy Bob durante el 2016?" Queremos analizar las tendencias y encontrar cuellos de botella en el rendimiento y formas de mejorar.

Si sacamos estas solicitudes de los correos electrónicos y las hacemos procesables, entonces podemos rastrear el número de solicitudes, cuánto tiempo tardaron, y mucho más. Así que, ya sea que hablemos de correo electrónico o de Slack, el problema es el mismo.

ProcessMaker I/O para Slack resuelve el problema. Añadiendo la API de ProcessMaker I/O para Slack se crea el flujo de trabajo de Slack. Los usuarios nunca tienen que moverse a otra interfaz, pero todas las solicitudes son capturadas como datos estructurados. Entonces los que aprueban pueden tomar decisiones (decisiones de aprobación/rechazo) basadas en los datos estructurados.

El resultado es que ahora Slack no es sólo un lugar donde se trabaja, sino también un lugar donde se toman decisiones y se trabaja.

Así que inscríbete en la API de E/S de ProcessMaker y comprueba hoy el flujo de trabajo de Slack.

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