Endlich - Workflow für Slack
Slack mag der Ort sein , an dem die Arbeit stattfindet, aber wenn Sie möchten, dass der Workflow in Slack stattfindet, gab es keine einfache Möglichkeit, dies zu tun... bis jetzt. Slack Workflow löst dieses Problem.
Dank ProcessMaker I/O kann Workflow jetzt in Slack stattfinden. ProcessMaker I/O ist ein skalierbarer Workflow-Microservice, der zu jeder Software hinzugefügt werden kann, um den Workflow in dieser Software zu unterstützen. ProcessMaker I/O ist eine innovative neue Lösung, die mit dem traditionellen SaaS-Software-Modell bricht.
Im Fall von Slack Workflow finden alle Workflow-Aktionen, Nachrichten und Zuweisungen nativ in Slack statt. Es gibt keine externen Konfigurationsbildschirme, keine klobigen externen Benutzeroberflächen, nur reine Slack-Güte.
Um den Slack-Workflow Ihres Unternehmens einzurichten, können Sie unserer einfachen Schritt-für-Schritt-Anleitung folgen oder unser Video-Tutorial ansehen. Sie können sogar die BPMN 2.0-Prozessdatei (siehe Bild unten) herunterladen, die die Prozessausführung steuert (wenn Sie nicht wissen, was eine BPMN 2.0-Datei ist, machen Sie sich keine Sorgen :).
Welche Art von Workflows sollten Sie in Slack Workflow ausführen?
Sie sollten Workflows für alles verwenden, was eine formelle Anfrage und Genehmigung erfordert. Wir sprechen hier von Workflows wie diesen:
- Prozess der Kaufanfrage
- Prozess der Urlaubsbeantragung
- Onboarding-Prozess für Mitarbeiter
- Anträge auf Systemzugang
- Aufträge für technische Änderungen (ECOs)
- AFE-Anfragen
Heutzutage erledigt Ihr Unternehmen diese Aufgaben entweder schlecht mit E-Mails, PDFs und Excels, oder Sie erledigen sie informell in Slack mit Chats. Das Problem bei Ersterem ist, dass niemand in Ihrer Organisation die Benutzererfahrung mag. Das Problem bei Letzterem ist, dass Sie keinen Prüfpfad, keine formale Berichterstattung, kein Gefühl für Engpässe und keine Möglichkeit haben, Ihr Geschäft zu verfolgen. Sagen wir es mal so: SIE HABEN KEINEN PROZESS.
Verwendung von Slash-Befehlen zum Starten von Slack-Workflows
Jetzt können Sie das alles haben. Sie können die Einfachheit und Schönheit von Slack in Kombination mit der Fähigkeit, Daten und Aktionen zu melden und zu prüfen, haben. Alles kann von einfachen Slack Workflow Schrägstrich Befehle wie diese beginnen:
/Abwesenheitsantrag [vonDatum m/d/Y] [bisDatum m/d/Y]
oder
/Purchase_Request [Artikel] [Menge] [Dollarwert]
oder
/Employee_Onboarding [employeeName] [startDate m/d/Y] [reportsTo] [position]
Wir könnten unsere Slash-Befehle auch so einrichten, dass sie von einem freundlichen Slackbot verfolgt werden, der den Antragsteller mit tiefer gehenden Fragen löchert:
- Beantragen Sie bezahlten oder unbezahlten Urlaub?
auf die wir (natürlich) mit "Bezahlt" antworten würden.
Oder bei einer Kaufanfrage könnten wir die Frage stellen:
- Benötigen Sie einen beschleunigten Versand?
"Expedited" (natürlich).
Fügen Sie einfache Genehmigen-Ablehnen-Schaltflächen direkt in Ihre Slack-Nachrichten ein
Sobald wir eine Anfrage über den Slash-Befehl eingereicht haben, leiten wir sie entweder an eine Person oder eine Gruppe weiter. Im Fall von Slack ist eine Gruppe = #channel. In unserem Prozess entscheiden wir uns, die Anfrage immer an eine Gruppe weiterzuleiten und einen Selbstbedienungsalgorithmus zu verwenden, sodass jeder im Kanal die Anfrage anfordern und bearbeiten kann. Wir leiten die Anfrage also jedes Mal an #Manager oder #Menschliche Ressourcen weiter. Da es sich um genehmigungsgesteuerte Slack-Workflows handelt, erwarten wir natürlich nichts anderes, als dass unsere Aktionen durch Anklicken einiger einfach zu bedienender Schaltflächen, die wie diese aussehen, aufgezeichnet werden:
In der Tat können wir die Schaltflächen zum Genehmigen und Ablehnen direkt in die Slack-Nachricht wie folgt einfügen:
Um diese Aktionen in der Slack-Nachricht zu platzieren, haben wir einfach die Vorteile von Interactive Messages in Slack genutzt. Die Einrichtung ist sehr einfach. Ihr Management wird es lieben, auf diese Schaltflächen zu klicken.
Ersetzen Sie E-Mail durch Slack
Eines der Ziele von Stewart Butterfield mit Slack ist es, E-Mail zu ersetzen. Dieses Ziel hat er bereits recht erfolgreich erreicht. Mehr als 5 Millionen Arbeitnehmer nutzen die App täglich, um ihren Teams Nachrichten zu senden, Dokumente hochzuladen und freizugeben und lächerliche Memes zu teilen. Berichten zufolge wird das Unternehmen jetzt mit 5 Milliarden Dollar bewertet. Ziemlich beeindruckend.
Doch obwohl Slack der perfekte Ersatz für E-Mails ist, löst es nicht das Problem des Workflows in E-Mails. Als wir 2008 ProcessMaker als Open-Source-BPM-Lösung ins Leben riefen, war eines unserer Ziele, den Workflow aus der E-Mail herauszuholen. Wir sahen das Problem darin, dass E-Mails voll von Dingen sind, die eigentlich gar keine E-Mails sind. E-Mails sind voll von Genehmigungsanfragen, die Teil strukturierter Arbeitsabläufe sind. Die Leute schicken ihren Chefs kleine Notizen, in denen Dinge stehen wie: "Hey, ich brauche einen neuen Computer - kann ich einen bekommen?" oder "Hey, ich nehme mir die nächsten 2 Wochen frei, ok?" E-Mail bietet keine effiziente Möglichkeit, diese Anfragen zu verwalten und zu kategorisieren. E-Mail ist gut für unstrukturierte Kommunikation. Skype ist auch gut. Und dann kam Slack auf, und ja, es ist wirklich gut für die Verwaltung unstrukturierter Kommunikation in Gruppen.
Es besteht immer noch die Notwendigkeit, das Prozessproblem in Slack zu lösen
Slack ist jedoch bei der Bearbeitung strukturierter Anfragen genauso schlecht wie E-Mail und Skype. Alle drei Optionen versagen, wenn es um die Bearbeitung von Anfragen geht. Warum versagen sie? Die Antwort ist einfach. Wir sollten in der Lage sein, Berichte und Prüfprotokolle für Anfragen zu erstellen. Unternehmen wollen in der Regel wissen, wie viele Anfragen in einer Stunde, einem Tag oder einer Woche gestellt wurden. Wir wollen wissen, wer die Anfragen gestellt hat, wann und wozu? Wir möchten Statistiken und Zahlen kennen, wie z. B. "Wie viele Anträge auf Computerkäufe haben wir im März bewilligt? "Wie viele Urlaubstage hat Billy Bob im Jahr 2016 genommen?" Wir wollen Trends analysieren und Leistungsengpässe und Möglichkeiten zur Verbesserung finden.
Wenn wir diese Anfragen aus der E-Mail und aus Slack herausnehmen und sie zu verwertbaren Anfragen machen, können wir die Anzahl der Anfragen verfolgen, wie lange sie gedauert haben, und vieles mehr. Ob wir nun über E-Mail oder Slack sprechen, das Problem ist dasselbe.
ProcessMaker I/O für Slack löst das Problem. Durch Hinzufügen der ProcessMaker I/O API zu Slack entsteht Slack Workflow. Die Benutzer müssen nie zu einer anderen Schnittstelle wechseln, sondern alle Anfragen werden als strukturierte Daten erfasst. Dann können die Genehmiger Entscheidungen (Genehmigen/Ablehnen) auf der Grundlage der strukturierten Daten treffen.
Das Ergebnis ist, dass Slack jetzt nicht nur ein Ort ist, an dem Arbeit stattfindet, sondern auch ein Ort, an dem Entscheidungen und Arbeitsabläufe stattfinden.
Melden Sie sich also für die ProcessMaker I/O API an und testen Sie Slack Workflow noch heute.
