Gagner du temps et de l'argent grâce aux approbations par courrier électronique
Le travail à domicile était autrefois une expérience inédite qui suscitait des questions amusantes de la part des esprits curieux : Portez-vous un pyjama toute la journée ? Travaillez-vous depuis votre canapé ? Combien de fois devez-vous avoir un chat vidéo avec votre patron ?
Le Bureau des statistiques du travail estime que près de 30% des Américains peuvent travailler à domicileet avec notre crise actuelle de santé publique, l'expérience n'est plus la licorne qu'elle était. Des millions de personnes dans le monde entier s'installent pour la première fois à leur table à manger.
Non seulement ce changement est un ajustement pour les travailleurs individuels, mais de nombreuses entreprises et universités dans leur ensemble sont de nouveaux venus dans la gestion efficace à distance. Le passage rapide à un véritable travail à domicile peut rapidement mettre en évidence des processus inadaptés au sein de votre organisation et ralentir votre équipe. Mais, si elle est bien faite, l'automatisation des processus numériques bien huilée peut faire gagner du temps et de l'argent à l'ensemble de votre organisation.
Les approbations par courrier électronique éliminent les longues procédures manuelles
Même en temps ordinaire, la communication est de la plus haute importance. La culture de communication de votre entreprise commence et se termine souvent par la façon dont vous interagissez en interne. Lorsque vous n'êtes pas en mesure de passer devant le bureau d'un membre de l'équipe pour poser une question rapide ou faire passer un dossier papier, vous devez commencer à examiner chaque processus sous un angle nouveau.
Maintenant que votre main-d'œuvre est répartie dans toute la ville et peut-être même dans les différents fuseaux horaires, il est impossible d'avancer physiquement dans la paperasserie jusqu'au prochain échelon de l'échelle d'approbation. Des plates-formes comme ProcessMaker peut numériser la promenade jusqu'au bureau du doyen et condenser le processus en quelques clics de bouton dans un seul courriel.
Même les formulaires quotidiens comme la demande de congé peuvent s'accumuler dans une demi-douzaine de courriels. Les outils de glisser-déposer forment ProcessMaker à diriger la demande vers la boîte de réception de la bonne personne et lui permettent de cliquer sur "accepter" ou "rejeter" sans quitter son client de messagerie.
Les approbations par courrier électronique améliorent le confort des clients
Les clients apprécient plus que jamais la commodité. En fait, les clients apprécient plus que jamais la commodité, 97% des clients ont renoncé à un achat parce que le processus était trop peu pratique.
Votre nouveau flux d'utilisateurs nécessite-t-il un long appel téléphonique pour que votre équipe saisisse manuellement les données des clients ? Gardez à l'esprit que votre client ne se contente pas d'équilibrer une foule de nouvelles incertitudes, mais qu'il travaille probablement aussi à domicile. Potentiellement entourés d'enfants turbulents non scolarisés ou de colocataires de la FMH, ils ne trouveront peut-être pas le temps de se concentrer sur les appels téléphoniques supplémentaires. Par la suite, si votre processus d'intégration oblige les clients à suivre des procédures lourdes, il est probable qu'ils se tournent vers un concurrent.
Des flux de travail pratiques pour les clients peut automatiser des étapes traditionnellement longues comme la vérification de l'identité ou la vérification de la cote de crédit. En utilisant ProcessMakerVous pouvez faire passer les entrées de formulaires par les systèmes de validation nécessaires. Vous pouvez même extraire et vérifier des informations à partir de la présentation d'un permis de conduire par un client ou d'autres documents importants.
Les flux de travail automatisés font automatiquement passer la demande à l'étape suivante de votre processus. Le système peut soit donner le feu vert à une approbation automatique, soit transmettre une demande comportant des erreurs dans la boîte de réception du personnel concerné pour examen manuel.
En mettant l'accent sur le confort du client, vous pouvez accroître la satisfaction du client et stimuler de nouvelles affaires.
Les approbations par courrier électronique numérisent le parcours du client
Comment votre équipe vérifie-t-elle actuellement l'état d'avancement d'une affaire ? Échangez-vous des messages vocaux ou des tas de courriels pour vérifier des questions simples ? Si c'est le cas, l'automatisation des flux de courrier électronique peut contribuer à réduire ces goulets d'étranglement qui nuisent à la productivité.
Avec le droit outils de reporting en place, chaque membre de votre équipe peut avoir une vision claire du parcours de chaque client dans votre système. Ils peuvent voir son parcours actuel dans votre flux de travail et savoir qui ou quoi est responsable de la prochaine étape. Les responsables peuvent facilement voir les lacunes du système et déclencher des rappels par courrier électronique au personnel nécessaire.
COVID-19 nous incite à modifier nos modes de vie de nombreuses façons, et les entreprises et les universités doivent appliquer cette nouvelle façon de penser à chaque processus de leur flux de travail. Les processus manuels dépassés ont drainé la productivité sous l'ancien modèle et la prolifération du travail à distance ne fait que souligner l'importance de la numérisation de votre flux de travail. Si vous êtes tombé dans l'ornière de l'action parce que c'est ainsi qu'elles ont toujours été faites, cette transition sur le lieu de travail est une période révélatrice pour transformer la façon dont votre organisation fait des affaires.
