Ahorrar tiempo y dinero con las aprobaciones por correo electrónico

Trabajar desde casa solía ser una experiencia novedosa que provocaba preguntas divertidas de mentes curiosas: ¿Usas pijamas todo el día? ¿Trabajas desde tu sofá? ¿Con qué frecuencia tienes que hacer videoconferencias con tu jefe?

La Oficina de Estadísticas Laborales estima que casi El 30% de los americanos pueden trabajar desde casay con nuestra actual crisis de salud pública, la experiencia ya no es el unicornio que una vez fue. Millones de personas en todo el mundo se están instalando en su mesa de comedor por primera vez.

El cambio no sólo es un ajuste para los trabajadores individuales, sino que muchas empresas y universidades en su conjunto son recién llegadas a la gestión eficiente a distancia. La rápida caída en el trabajo completo, desde el hogar, puede exponer rápidamente los procesos complicados dentro de su organización y hacer que su equipo se detenga. Pero, si se hace bien, la automatización de procesos digitales bien engrasados puede ahorrar tiempo y dinero en toda la organización. 

Las aprobaciones por correo electrónico eliminan los procesos manuales que consumen mucho tiempo

Incluso en tiempos normales, la comunicación es de suma importancia. La cultura de la comunicación de su empresa a menudo comienza y termina con la forma en que interactúa internamente. Cuando no eres capaz de pasar por el cubículo de un miembro del equipo para hacer una pregunta rápida o pasar un archivo en papel, tienes que empezar a mirar cada proceso desde una perspectiva fresca. 

Ahora que su fuerza de trabajo está distribuida por toda la ciudad y tal vez incluso por las zonas horarias, caminar físicamente el papeleo hasta el siguiente peldaño de la escalera de aprobación es una imposibilidad. Plataformas como ProcessMaker puede digitalizar el paseo a la oficina del decano y condensar el proceso en unos pocos clics de un botón dentro de un solo correo electrónico.

Incluso los formularios diarios como una solicitud de permiso de ausencia pueden apilarse en media docena de correos electrónicos. Las herramientas de arrastrar y soltar entrenan a ProcessMaker para dirigir la solicitud a la bandeja de entrada de la persona correcta y le permite hacer clic en "aceptar" o "rechazar" sin dejar su cliente de correo electrónico. 

Las aprobaciones por correo electrónico mejoran la comodidad del cliente

Los clientes valoran la conveniencia más que nunca. De hecho, El 97% de los clientes se han echado atrás en una compra porque el proceso fue demasiado inconveniente.

¿El flujo de trabajo de su nuevo usuario requiere una larga llamada telefónica para que su equipo capture manualmente los datos de los clientes? Tenga en cuenta que su cliente no sólo está equilibrando una gran cantidad de nuevas incertidumbres, sino que también es probable que esté trabajando desde casa. Rodeados potencialmente por niños alborotadores que no van a la escuela o compañeros de casa de la WFH, puede que no encuentren el momento tranquilo para concentrarse en las llamadas telefónicas adicionales. Posteriormente, si su proceso de incorporación obliga a los clientes a realizar engorrosos flujos de trabajo, es probable que se trasladen a la competencia. 

Convenientes flujos de trabajo de cara al cliente puede automatizar pasos tradicionalmente largos como la verificación de la identidad o la verificación de la calificación crediticia. Usando ProcessMaker...puede encaminar las entradas de la forma a través de los sistemas de validación necesarios. Incluso puede extraer y verificar la información de la presentación de un cliente de una licencia de conducir u otro papeleo importante.

Los flujos de trabajo automatizados pasan automáticamente la solicitud al siguiente paso del proceso. El sistema puede dar luz verde a una aprobación automática, o pasar una solicitud plagada de errores a la bandeja de entrada del personal apropiado para su revisión manual. 

Al centrarse en la conveniencia del cliente, puede aumentar la satisfacción del cliente e impulsar nuevos negocios. 

Las aprobaciones por correo electrónico digitalizan el viaje del cliente 

¿Cómo verifica su equipo actualmente el estado de un caso? ¿Intercambian correos de voz o montones de correos electrónicos para verificar preguntas simples? Si es así, la automatización del flujo de trabajo del correo electrónico puede ayudar a reducir estos cuellos de botella que reducen la productividad. 

Con el derecho herramientas de informe en su lugar, todos los miembros de su equipo pueden tener una visión clara del viaje de cada cliente en su sistema. Pueden ver su viaje actual a través de su flujo de trabajo y ver quién o qué es responsable del siguiente paso. Los gerentes pueden ver fácilmente las brechas en el sistema y activar los recordatorios por correo electrónico al personal necesario.

COVID-19 nos impulsa a cambiar nuestro estilo de vida de muchas maneras, y las empresas y universidades necesitan aplicar este nuevo pensamiento a cada proceso en su flujo de trabajo. Los procesos manuales obsoletos agotaron la productividad bajo el viejo modelo y la proliferación del trabajo a distancia sólo subraya la importancia de digitalizar su flujo de trabajo. Si has caído en la rutina de hacer las cosas porque así es como siempre se han hecho, esta transición en el lugar de trabajo es un momento revelador para transformar la forma en que su organización hace negocios.