Les logiciels de gestion des processus d'entreprise (BPMS) ont été une aubaine pour de nombreuses entreprises. La bonne solution logicielle peut améliorer considérablement l'efficacité, réduire les goulets d'étranglement et permettre aux ressources humaines de se développer davantage. Toutefois, si vous utilisez un ancien BPMS, vous risquez de passer à côté de fonctionnalités essentielles nécessaires à l'ère numérique.
Votre ancien BPMS peut être payé dans certains cas, et votre entreprise peut ne pas vouloir dépenser plus d'argent pour un nouveau système. Cependant, une solution BPM basée sur l'IA peut apporter des gains d'efficacité et de productivité qui dépassent largement les coûts de mise à jour. Malheureusement, les systèmes existants présentent de nombreuses failles de sécurité, des logiciels obsolètes et il devient de plus en plus difficile d'en assurer la maintenance ou d'obtenir un support adéquat. Au bout d'un certain temps, les systèmes existants ne fournissent plus le retour sur investissement promis.
Même les grandes solutions logicielles d'autrefois deviennent obsolètes au fil du temps. Si vous souhaitez remplacer un ancien BPM, cela peut nécessiter un certain effort de votre part, mais les résultats finaux peuvent offrir des avantages stratégiques. Voyons pourquoi vous devriez moderniser votre BPMS.
Avantages de la mise à niveau de votre ancien BPMS
Qu'est-ce que l'iBPMS ? En quoi est-il meilleur que l'ancien BPMS ? L'iBPMS utilise à la fois le cloud et l'IA pour aider les organisations à rationaliser les tâches longues et répétitives grâce à l'automatisation. Il en résulte une efficacité accrue et un contrôle complet des processus commerciaux complexes. Parmi les autres avantages, citons
- Intégration simple avec d'autres outils
- Analyse avancée
- Convivialité
- Agile
- Un soutien complet pour la surveillance des processus complexes et la gestion de l'optimisation
- Optimisation et automatisation des processus au fur et à mesure
- Évolutif
- Des performances dignes d'une entreprise
Inconvénients des anciens logiciels de BPM
Invariablement, les anciens logiciels de BPM présentent souvent de nombreux inconvénients. La plateforme manquera certainement de nombreuses fonctionnalités contemporaines telles que l'intelligence artificielle (IA) pilotée par le nuage. En effet, vos concurrents peuvent utiliser des logiciels plus modernes et plus riches en fonctionnalités pour se tailler un avantage concurrentiel, alors que vous et votre personnel passez encore beaucoup trop de temps à éteindre des incendies et à gérer des problèmes persistants liés à l'héritage.
Sans compter qu'il peut être difficile d'intégrer les systèmes existants aux nouveaux logiciels et applications. Vous vous retrouvez bientôt avec une pile technologique complexe dont la gestion et la maintenance exigent des connaissances et une expérience spécialisées.
L'ancien BPMS présente d'autres inconvénients :
- Frais de maintenance/mise à jour élevés et coût total de possession (CTP)
- Difficulté à trouver des talents qualifiés et des prestataires de services
- L'extensibilité et les contraintes de performance
- Difficulté ou incapacité à mettre en œuvre de nouvelles fonctionnalités et de nouveaux outils
- Défaut d'intégration avec d'autres composants de votre pile technologique
Ce qui précède ne couvre qu'une partie des nombreux défis et problèmes causés par l'ancien BPMS. Cependant, de nombreuses autres questions peuvent se poser.
Considérations supplémentaires
Pensez par exemple à attirer les talents. Si vous utilisez une solution logicielle obsolète, vous aurez peut-être du mal à attirer du personnel informatique qui préférerait ne pas avoir à s'occuper de tous les tracas d'un ancien système. Même le personnel non informatique, tel que le personnel des ressources humaines, peut ne pas vouloir travailler dans votre entreprise s'il apprend qu'elle est submergée par des inefficacités. Pourquoi se battre avec un vieux système encombrant alors qu'un concurrent de l'autre côté de la ville travaille avec le tout dernier et meilleur BPMS ?
Au final, la plupart des systèmes dépassés deviennent totalement obsolètes. Votre ancien BPMS peut vous ralentir maintenant et causer d'autres problèmes, mais il pourrait encore fonctionner. Cela pourrait ne plus être le cas dans cinq ou dix ans. C'est pourquoi il est judicieux de procéder à une mise à niveau dès maintenant, même si cela crée quelques difficultés. Profitez des avantages d'un BPMS plus rapide, plus léger et plus riche en fonctionnalités, et assurez-vous que vous êtes également à l'épreuve du temps.
En outre, il existe des mesures que vous pouvez prendre pour réduire les difficultés et les défis qui accompagnent la mise à niveau.
Mise à niveau vers un logiciel moderne de gestion des processus d'entreprise basé sur le cloud
La mise à niveau de votre BPMS exigera un certain effort de votre part. Toutefois, nombre des meilleures solutions de BPM sont désormais basées sur le cloud, offrent des interfaces utilisateur intuitives et peuvent être déployées à votre guise.
Souvent, les solutions logicielles héritées sont installées localement sur les serveurs ou les ordinateurs de votre entreprise, ce qui permet de procéder à des mises à jour, des mises à niveau et toutes les difficultés associées. Une fois que vous passez à des solutions basées sur le cloud, bon nombre de ces obstacles sont éliminés.
Réduire les douleurs de croissance en mettant en œuvre les meilleures pratiques suivantes :
Déployez votre solution iBPMS par étapes
Vous n'avez pas besoin de faire passer tous les services au nouveau iBPMS en même temps. Tout d'abord, vous pouvez demander à votre équipe informatique d'évaluer et d'apprendre le logiciel. Ensuite, choisissez un (ou plusieurs) service(s) qui bénéficiera(ont) de manière significative du nouvel iBPMS, comme le marketing, les ressources humaines, la logistique, la comptabilité, etc. Une fois qu'un service maîtrise le dernier logiciel, vous pouvez le déployer dans le service suivant et passer à la suite.
Communiquer clairement et former de manière approfondie
Des directives claires sont souvent la clé d'un taux d'adoption élevé. Le moment est venu d'expliquer pourquoi vous évaluez le nouveau logiciel iBPMs, comment il va profiter aux processus de travail de vos employés. Une fois que vous aurez choisi une solution, ne la gardez pas longtemps secrète. Le fait d'entamer le processus de communication dès le début vous donne également le temps d'atténuer la désinformation et de faire face à toute résistance.
N'oubliez pas la formation. Prévoyez une formation obligatoire en personne et des ressources facultatives (comme des manuels d'utilisation). Identifiez des champions technologiques potentiels au sein de votre personnel qui peuvent apprendre les fonctionnalités du logiciel et aider leurs collègues si nécessaire. La bonne nouvelle est que l'iBPMS est convivial et ne nécessite aucune connaissance technique ou de codage pour l'utiliser.
Préparer et collecter
Lorsque vous mettez en œuvre votre iBPMS basé sur le cloud, gardez les intégrations à l'esprit. Votre nouvelle solution peut s'intégrer avec de nombreux autres logiciels et outils. Toutefois, cela nécessitera probablement une réflexion et des efforts de votre part.
Et lorsque vous dépassez le cadre de votre ancien BPMS, assurez-vous de collecter et de sauvegarder les données et les supports de valeur. Maintenant que vous avez trouvé une solution éprouvée, votre entreprise sera mieux préparée pour répondre les réglementations relatives à la conformité des données et les protocoles de cybersécurité autour de la gestion de l'information.
A emporter : Remplacer votre ancien logiciel BPM est une bonne chose
Le changement peut être douloureux. Cependant, les marchés évoluent et vos concurrents mettront en œuvre les technologies et les solutions les plus récentes. En utilisant l'iBPMS basé sur le cloud, vous pouvez réduire les goulets d'étranglement, augmenter l'efficacité et améliorer la productivité, en vous assurant que votre entreprise conserve son avantage sur le marché. Processmaker propose une solution conviviale et évolutive qui permet à votre entreprise d'automatiser des tâches fastidieuses grâce à des analyses pour prendre des décisions fondées sur des données. Prêt à démarrer ?
