Geschäftsprozessmanagement-Software (BPMS) ist für viele Unternehmen ein Segen. Die richtige Softwarelösung kann die Effizienz erheblich steigern, Engpässe verringern und den Einsatz von Humanressourcen verbessern. Wenn Sie jedoch ein veraltetes BPMS einsetzen, fehlen Ihnen möglicherweise wichtige Funktionen, die im digitalen Zeitalter benötigt werden.
In manchen Fällen ist Ihr altes BPMS bereits abbezahlt, und Ihr Unternehmen möchte vielleicht nicht mehr Geld für ein neues System ausgeben. Die richtige KI-gesteuerte BPM-Lösung kann jedoch Effizienz- und Produktivitätssteigerungen ermöglichen, die die Kosten für ein Upgrade bei weitem übersteigen. Leider sind Altsysteme mit Sicherheitsschwachstellen und veralteter Software behaftet, und es wird immer schwieriger, sie zu warten oder angemessenen Support zu erhalten. Nach einer gewissen Zeit bieten Altsysteme nicht mehr den versprochenen ROI.
Selbst einst großartige Softwarelösungen veralten mit der Zeit. Wenn Sie daran interessiert sind, eine alte BPM-Lösung zu ersetzen, ist dies zwar mit einigem Aufwand verbunden, aber das Endergebnis kann strategische Vorteile bieten. Sehen wir uns an, warum Sie Ihr BPMS modernisieren sollten.
Vorteile eines Upgrades Ihres alten BPMS
Was ist iBPMS? Was macht es besser als herkömmliche BPMS? iBPMS nutzt sowohl die Cloud als auch KI, um Unternehmen dabei zu helfen, zeitaufwändige und sich wiederholende Aufgaben durch Automatisierung zu rationalisieren. Das Ergebnis ist eine verbesserte Effizienz und umfassende Kontrolle über komplexe Geschäftsprozesse. Weitere Vorteile sind:
- Einfache Integration mit anderen Tools
- Erweiterte Analytik
- Benutzerfreundlich
- Agil
- Vollständige Unterstützung für komplexe Prozessüberwachung und Optimierungsmanagement
- Optimierung und Automatisierung von Prozessen im laufenden Betrieb
- Skalierbar
- Leistung auf Unternehmensniveau
Nachteile von Legacy-BPM-Software
Veraltete BPM-Software ist oft mit vielen Nachteilen verbunden. Der Plattform fehlen mit Sicherheit viele zeitgemäße Funktionen wie künstliche Intelligenz (KI) aus der Cloud. Es kann sogar sein, dass Ihre Konkurrenten modernere, funktionsreichere Software einsetzen, um sich Wettbewerbsvorteile zu verschaffen, während Sie und Ihre Mitarbeiter immer noch viel zu viel Zeit damit verbringen, Brände zu löschen und anhaltende Altlasten zu verwalten.
Ganz zu schweigen davon, dass es schwierig sein kann, Altsysteme mit neuer Software und Anwendungen zu integrieren. Schon bald steht man vor einem komplexen Technologiepaket, dessen Verwaltung und Wartung Fachwissen und Erfahrung erfordert.
Zu den weiteren Nachteilen der alten BPMS gehören:
- Hohe Wartungs-/Aktualisierungsgebühren und Gesamtbetriebskosten (TCO)
- Schwierigkeiten bei der Suche nach qualifizierten Talenten und Dienstleistern
- Skalierbarkeit und Leistungsbeschränkungen
- Schwierigkeit oder Unfähigkeit, neue Funktionen und Werkzeuge zu implementieren
- Fehlende Integration mit anderen Komponenten in Ihrem Tech-Stack
Dies sind nur einige der vielen Herausforderungen und Probleme, die durch veraltete BPMS verursacht werden. Es können jedoch noch viele weitere Fragen auftauchen.
Zusätzliche Überlegungen
Denken Sie zum Beispiel an die Gewinnung von Talenten. Wenn Sie eine veraltete Softwarelösung einsetzen, haben Sie möglicherweise Schwierigkeiten, IT-Mitarbeiter zu finden, die sich nicht mit den Problemen eines alten Systems herumschlagen wollen. Auch Mitarbeiter, die nicht aus dem IT-Bereich kommen, wie z. B. Ihre Personalabteilung, möchten möglicherweise nicht in Ihrem Unternehmen arbeiten, wenn sie erfahren, dass es mit Ineffizienzen überhäuft ist. Warum sich mit einem alten, schwerfälligen System abmühen, wenn ein Konkurrent am anderen Ende der Stadt mit dem neuesten und besten BPMS arbeitet?
Mit der Zeit werden die meisten veralteten Systeme völlig überflüssig. Ihr veraltetes BPMS mag Sie jetzt bremsen und andere Probleme verursachen, aber es könnte immer noch funktionsfähig sein. In fünf oder zehn Jahren ist das vielleicht nicht mehr der Fall. Deshalb ist es klug, jetzt aufzurüsten, auch wenn dies mit einigen Schwierigkeiten verbunden ist. Sichern Sie sich die Vorteile eines schnelleren, schlankeren und funktionsreicheren BPMS, und sorgen Sie dafür, dass Sie auch für die Zukunft gerüstet sind.
Außerdem gibt es Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um die mit der Umstellung verbundenen Schmerzen und Herausforderungen zu verringern.
Upgrade auf moderne, cloudbasierte Software für das Geschäftsprozessmanagement
Die Aktualisierung Ihres BPMS erfordert einige Anstrengungen Ihrerseits. Viele der besten BPM-Lösungen sind jedoch inzwischen cloudbasiert, bieten intuitive Benutzeroberflächen und können in aller Ruhe eingeführt werden.
Häufig sind ältere Softwarelösungen lokal auf den Servern oder Computern Ihres Unternehmens installiert, was Upgrades, Updates und alle damit verbundenen Schwierigkeiten mit sich bringt. Wenn Sie zu Cloud-basierten Lösungen wechseln, werden viele dieser Hindernisse beseitigt.
Verringern Sie Wachstumsschmerzen, indem Sie die folgenden bewährten Verfahren anwenden:
Einführung Ihrer iBPMS-Lösung in Phasen
Sie müssen nicht jede Abteilung auf einmal auf das neue iBPMS umstellen. Zunächst können Sie Ihr IT-Team mit der Bewertung und Einarbeitung der Software beauftragen. Zweitens können Sie eine (oder mehrere) Abteilungen auswählen, die von dem neuen iBPMS besonders profitieren werden, z. B. Marketing, Personalwesen, Logistik, Buchhaltung usw. Sobald eine Abteilung mit der neuen Software zurechtkommt, können Sie sie auf die nächste Abteilung ausweiten und von dort aus weiterarbeiten.
Klar kommunizieren und umfassend schulen
Klare Leitlinien sind oft der Schlüssel zu hohen Übernahmequoten. Jetzt ist es an der Zeit zu erklären, warum Sie eine neue iBPM-Software evaluieren und wie die Arbeitsabläufe Ihrer Mitarbeiter davon profitieren werden. Wenn Sie sich für eine Lösung entschieden haben, sollten Sie sie nicht lange geheim halten. Wenn Sie den Kommunikationsprozess frühzeitig beginnen, haben Sie auch Zeit, Fehlinformationen zu entschärfen und eventuelle Widerstände zu beseitigen.
Vergessen Sie die Schulung nicht. Bieten Sie obligatorische persönliche Schulungen und optionale Ressourcen (wie Benutzerhandbücher) an. Ermitteln Sie potenzielle technische Experten unter Ihren Mitarbeitern, die die Software in- und auswendig lernen und anderen Mitarbeitern bei Bedarf helfen können. Die gute Nachricht ist, dass iBPMS benutzerfreundlich ist und keine Programmier- oder technischen Kenntnisse erfordert, um es zu nutzen.
Vorbereiten und sammeln
Denken Sie bei der Implementierung Ihres cloudbasierten iBPMS an die Integration. Ihre neue Lösung kann mit vielen anderen Softwareprogrammen und Tools integriert werden. Dies wird jedoch wahrscheinlich einige Überlegungen und Anstrengungen Ihrerseits erfordern.
Und wenn Sie Ihr altes BPMS ablösen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie wertvolle Daten und Medien sammeln und sichern. Jetzt, da Sie eine bewährte Lösung gefunden haben, ist Ihr Unternehmen besser auf die Einhaltung folgender Vorschriften vorbereitet Daten-Compliance-Vorschriften und Cybersicherheitsprotokolle rund um das Informationsmanagement zu erfüllen.
Mitnehmen: Die Ablösung Ihrer alten BPM-Software ist ein kluger Schritt
Veränderungen können schmerzhaft sein. Die Märkte entwickeln sich jedoch weiter, und Ihre Konkurrenten werden die neuesten Technologien und Lösungen einsetzen. Durch den Einsatz eines Cloud-basierten iBPMS können Sie Engpässe reduzieren, die Effizienz steigern und die Produktivität verbessern und so sicherstellen, dass Ihr Unternehmen seinen Marktvorteil behält. Processmaker bietet eine benutzerfreundliche und skalierbare Lösung, die es Ihrem Unternehmen ermöglicht, zeitaufwändige Aufgaben zu automatisieren und mit Analysen zu versehen, um datengestützte Entscheidungen zu treffen. Sind Sie bereit, loszulegen?
