¿Por qué reemplazar el BPMS heredado es una decisión inteligente

El software de Gestión de Procesos Empresariales (BPMS) ha sido una gran ayuda para muchas empresas. La solución de software adecuada puede mejorar significativamente la eficiencia, reducir los cuellos de botella y permitir que los recursos humanos se extiendan aún más. Sin embargo, si está ejecutando un antiguo BPMS heredado, es posible que se esté perdiendo características críticas necesarias en la era digital.

Su BPMS heredado puede ser pagado en algunos casos, y su compañía puede no querer gastar más dinero en un nuevo sistema. Sin embargo, la solución de BPM impulsada por la inteligencia artificial adecuada puede ofrecer aumentos de eficiencia y productividad que superan con creces cualquier costo de actualización. Desafortunadamente, los sistemas heredados están plagados de vulnerabilidades de seguridad, software anticuado y cada vez es más difícil mantenerlos u obtener el soporte adecuado. Después de un tiempo, los sistemas heredados ya no proporcionan el retorno de la inversión prometido. 

Incluso las soluciones de software que una vez fueron grandes se vuelven obsoletas con el tiempo. Si está interesado en reemplazar un BPM heredado, puede que requiera algún esfuerzo por su parte, pero los resultados finales pueden ofrecer beneficios estratégicos. Veamos por qué debería modernizar su BPMS.

Beneficios de la actualización de su BPMS heredado

¿Qué es el síndrome premenstrual internacional? ¿Qué lo hace mejor que el BPMS heredado? iBPMS utiliza tanto la nube como la IA para ayudar a las organizaciones a racionalizar las tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo a través de la automatización. El resultado es una mayor eficiencia y un control integral sobre los procesos de negocios complejos. Otros beneficios incluyen:

• Integración simple con otras herramientas
• Análisis avanzados
• Fácil de usar.
• Ágil
• Apoyo completo a la gestión de la supervisión y optimización de procesos complejos
• Optimización y automatización de los procesos sobre la marcha
• Escalable
• Rendimiento de grado empresarial

Desventajas del software BPM heredado

Invariablemente, el software de BPM heredado a menudo viene con muchos inconvenientes. La plataforma ciertamente carecerá de muchas características contemporáneas como la inteligencia artificial (AI) impulsada por la nube. De hecho, es posible que sus competidores estén utilizando software más moderno y rico en funciones para obtener ventajas competitivas, mientras que usted y su personal siguen dedicando demasiado tiempo a apagar incendios y a gestionar problemas persistentes de legado. 

Por no mencionar que puede ser un reto integrar los sistemas heredados con nuevos programas y aplicaciones. Pronto, te quedas con una pila de tecnología compleja que requiere conocimientos especializados y experiencia para administrar y mantener.

Otros inconvenientes del legado de BPMS incluyen:

• Altos honorarios de mantenimiento/actualización y el costo total de propiedad (TCO)
• Dificultad para encontrar talento calificado y proveedores de servicios
• Limitaciones de escalabilidad y rendimiento
• Dificultad o incapacidad para implementar nuevas características y herramientas
• Fallo en la integración con otros componentes de su pila tecnológica

Lo anterior cubre sólo algunos de los muchos desafíos y problemas causados por el legado de BPMS. Sin embargo, pueden surgir muchas más preguntas. 

Consideraciones adicionales

Por ejemplo, considere la posibilidad de atraer talentos. Si tiene una solución de software anticuada, puede que le cueste atraer al personal de TI que prefiere no tener que lidiar con todas las molestias de un sistema antiguo. Incluso el personal que no es de TI, como el de recursos humanos, puede no querer trabajar en su empresa si se entera de que está abrumada por las ineficiencias. ¿Por qué luchar con un viejo y engorroso sistema cuando un competidor de toda la ciudad trabaja con el último y mejor BPMS?

Con el tiempo, la mayoría de los sistemas anticuados se vuelven completamente obsoletos. Su BPMS heredado puede estar ralentizándolo ahora y causando otros problemas, pero aún podría ser factible. Eso puede no ser cierto en cinco o diez años. Por eso es inteligente actualizarse ahora, incluso si crea algunos problemas. Asegurar los beneficios de un BPMS más rápido, ligero y rico en características, y asegurarse de que usted también esté preparado para el futuro.

Además, hay medidas que puedes tomar para reducir los dolores y desafíos que vienen con la actualización.

Actualización de un moderno software de gestión de procesos empresariales basado en la nube

Actualizar su BPMS requerirá algún esfuerzo de su parte. Sin embargo, muchas de las mejores soluciones de BPM están ahora basadas en la nube, ofrecen interfaces de usuario intuitivas y se pueden desplegar a su gusto. 

A menudo, las soluciones de software heredadas se instalan localmente en los servidores u ordenadores de su empresa, realizando actualizaciones, novedades y todas las dificultades asociadas. Una vez que se cambia a soluciones basadas en la nube, muchos de estos obstáculos son eliminados.

Reducir los dolores de crecimiento mediante la aplicación de las siguientes prácticas óptimas: 

Despliegue la solución de su iBPMS en fases

No necesitas cambiar todos los departamentos al nuevo sistema de gestión de la información a la vez. Primero, puedes hacer que tu equipo de IT evalúe y aprenda el software. En segundo lugar, elija un solo (o unos pocos) departamentos que se beneficiarán significativamente con el nuevo iBPMS, tales como marketing, RRHH, logística, contabilidad, y más. Una vez que un departamento se familiariza con el último software, puede extenderlo al siguiente departamento y seguir desde allí.

Comunicarse claramente y entrenar extensamente

Las directrices claras suelen ser la clave de las altas tasas de adopción. Ahora es el momento de explicar por qué está evaluando el nuevo software de iBPM, cómo beneficiará a los procesos de trabajo de sus empleados. Una vez que elija una solución, por favor no la mantenga en secreto por mucho tiempo. Comenzar el proceso de comunicación desde el principio también le da tiempo para mitigar la desinformación y enfrentar cualquier resistencia.

No te olvides del entrenamiento. Proporcione una formación presencial obligatoria y recursos opcionales (como manuales de usuario). Identifique a los potenciales campeones tecnológicos de su personal que puedan aprender los entresijos del software y ayudar a sus compañeros de trabajo cuando sea necesario. La buena noticia es que iBPMS es fácil de usar y no requiere ningún tipo de codificación o conocimiento técnico para utilizarlo.

Preparar y recoger

A medida que implemente su iBPMS basado en la nube, tenga en cuenta las integraciones. Su nueva solución puede integrarse con muchos otros programas y herramientas de software. Sin embargo, esto probablemente requerirá algo de pensamiento y esfuerzo de su parte.

Y a medida que vaya más allá de su BPMS heredado, asegúrese de recopilar y respaldar datos y medios valiosos. Ahora que ha encontrado una solución probada, su empresa estará mejor preparada para cumplir reglamentos de cumplimiento de datos y protocolos de seguridad cibernética en torno a la gestión de la información.

Llévatelo: Reemplazar tu software BPM heredado es la decisión inteligente

El cambio puede ser doloroso. Sin embargo, los mercados evolucionan, y sus competidores implementarán las últimas tecnologías y soluciones. Mediante el uso de iBPMS basado en la nube, puede reducir los cuellos de botella, aumentar la eficiencia y mejorar la productividad, asegurando que su empresa mantenga su ventaja en el mercado. Processmaker ofrece una solución fácil de usar y escalable que permite a su empresa automatizar las tareas que consumen mucho tiempo con análisis para permitir la toma de decisiones basada en los datos. ¿Listo para empezar?