Lorsque les entreprises se lancent dans des initiatives de transformation numérique, elles sont souvent confrontées à un choix écrasant. Avec une myriade de technologies "différentes", d'innombrables fournisseurs et de nombreux cabinets de conseil présentant chacun leur point de vue unique, il peut être difficile de s'y retrouver. Ce problème est aggravé par la terminologie confuse qui règne dans le secteur.
Aujourd'hui, nous souhaitons clarifier les distinctions entre trois termes communément mal compris : l'exploration de processusla découverte de processus, et le exploration de tâches. Notre objectif est de simplifier votre compréhension de ces concepts et de fournir une comparaison claire, y compris les différences entre l'exploration de processus et l'exploration de tâches.
Ces trois technologies se sont imposées comme des outils essentiels pour découvrir les processus d'entreprise, constituant la première étape critique de la plupart des initiatives d'automatisation aujourd'hui. En cartographiant ces processus, elles génèrent des informations précieuses qui facilitent considérablement la prise de décision. Fortes de ces connaissances, les entreprises peuvent prendre des mesures éclairées, telles que la mise en œuvre de l'automatisation des processus robotisés (RPA). l'automatisation des processus robotiques (RPA).
Qu'est-ce que ces technologies, qu'ont-elles en commun et en quoi diffèrent-elles ? Nous allons nous pencher sur ces concepts pour les démystifier.
Qu'est-ce que l'extraction par processus ?
Le Process Mining est un outil puissant de cartographie des processus utilisé pour l'optimisation des processus de bout en bout. Il utilise des données provenant de journaux d'événements disponibles dans les systèmes d'entreprise, et les outils d'exploration des processus peuvent identifier les inefficacités et les goulets d'étranglement. Cette approche jette les bases de l'amélioration des processus en analysant et en optimisant les processus existants. Sur la base de ces données, elle construit le processus actuel et le compare ensuite au processus "souhaité", également appelé "happy path". happy path". En vérifiant la conformité, les entreprises peuvent repérer les écarts entre les processus et trouver des possibilités d'amélioration.
Qu'est-ce que la découverte de processus ?
La découverte de processus implique une combinaison de techniques, telles que l'apprentissage automatique et la vision par ordinateur, pour cartographier efficacement les processus organisationnels. Les connaissances acquises servent de base aux initiatives d'automatisation. Essentiellement, la découverte de processus surveille et capture les interactions des utilisateurs à travers divers systèmes d'information et applications, documentant ainsi les empreintes numériques des employés. En employant diverses méthodes informatiques et statistiques, la découverte de processus extrait des informations précieuses et exploitables à partir des données recueillies.
En comparaison, les solutions d'exploration des processus sont des outils analytiques utilisés dans la gestion des processus d'entreprise qui exploitent les données du système pour fournir une vue d'ensemble des processus. Ces solutions offrent non seulement des informations sur l'efficacité des processus et les goulets d'étranglement, mais peuvent également être intégrées à l'exploration des tâches pour une meilleure visibilité des aspects quantitatifs et qualitatifs des processus d'entreprise.
Qu'est-ce que l'exploration de tâches ?
Task mining est un outil de cartographie des processus conçu spécifiquement pour optimiser les tâches sur les ordinateurs de bureau. Similaire à la découverte de processus, il permet de suivre les empreintes numériques des utilisateurs. En utilisant la reconnaissance de caractères, le traitement du langage naturel et divers outils analytiques, il examine les données d'interaction de l'utilisateur, telles que les clics de souris et les frappes de touches, afin d'identifier des schémas susceptibles de révéler des opportunités d'amélioration. Les solutions d'exploration des tâches complètent l'exploration des processus en fournissant une vue détaillée des micro-éléments au sein des processus d'entreprise, en se concentrant sur les interactions de l'interface utilisateur et les activités de flux de travail.
Si cela peut sembler déroutant au départ, une comparaison étape par étape permettra certainement de clarifier les choses. Examinons les cinq critères suivants.
Découverte de processus ou exploration de tâches ?
Il n'est pas rare de se sentir dépassé par les innombrables définitions d'un même concept. Les différentes entreprises ont souvent leur propre interprétation de certains termes, ce qui ajoute à la complexité et brouille les distinctions entre elles.
Clarifions les différences entre la découverte de processus et l'exploration de tâches, car ces termes sont souvent utilisés de manière interchangeable. Bien que ces deux outils utilisent des technologies similaires et visent des résultats comparables, ils ont des objectifs différents. L'analyse des principaux fournisseurs de services révèle une tendance claire : les sociétés spécialisées dans l'exploration des processus proposent généralement l'exploration des tâches comme service complémentaire, tandis que les fournisseurs de RPA se concentrent sur la découverte des processus.
Les deux technologies suivent les bureaux des utilisateurs afin d'enregistrer les interactions avec les différentes applications et les systèmes informatiques. Alors que l'exploration des tâches se concentre sur l'identification des inefficacités des processus, la découverte des processus exploite ces données pour découvrir des opportunités d'automatisation plus efficaces, en particulier dans l'optimisation des processus métier de base. Bien que leurs fonctions soient étroitement liées, elles peuvent produire des résultats légèrement différents.
Nous pourrions conclure notre discussion sur la découverte de processus ici, mais la terminologie qui l'entoure est trop complexe pour être négligée. En fait, la "découverte de processus" fait également référence à la phase initiale dans le cadre plus large de l'exploration de processus, qui comprend la découverte de processus, la vérification de la conformité et l'amélioration.
En résumé, la découverte des processus peut être utilisée comme suit
- Technologie complémentaire pour la RPA.
- L'une des étapes du processus d'extraction minière.
Process mining vs task mining ?
Exploration des tâches et exploration des processus vont souvent de pair et sont utilisés ensemble pour la découverte du travail de connaissance. Bien qu'elles soient toutes deux très puissantes, elles apportent de meilleurs résultats et une plus grande couverture du travail lorsqu'elles sont utilisées simultanément. Pour bien comprendre le rôle de chacun, examinons les différences entre l'exploration de processus et l'exploration de tâches.
Comme nous l'avons vu, l'exploration de processus permet de comprendre les processus de bout en bout. Un processus consiste en une séquence logique d'événements individuels avec un début et une fin définis. Ces processus peuvent être décomposés en sous-tâches, créant ainsi un ensemble cohérent d'activités connexes. Par exemple, le processus Purchase-to-Pay concerne plusieurs équipes.
À l'inverse, les tâches sont des éléments de travail plus petits qui interviennent au sein de différents processus et sous-processus et entre eux. Parmi les exemples de tâches manuelles, on peut citer le copier-coller de données, ainsi que le chargement et le téléchargement de fichiers.
Processus et tâches
Cas d'utilisation typiques de l'exploration de processus :
Le Process Mining peut être utilisé dans de nombreux domaines et à des fins diverses, mais voici quelques-uns des cas d'utilisation les plus courants.
- Audit et conformité
- Gestion des commandes
- Achat-paiement
- De la commande à l'encaissement
- Du début à la fin
- Logistique
Cas d'utilisation typiques de l'exploration de tâches :
- Saisies de données
- Facturation
- Rapports
- Rapprochement
Différences entre l'exploration de processus, l'exploration de tâches et la découverte de processus.
Voyons brièvement en quoi l'exploration des processus, la découverte des processus et l'exploration des tâches diffèrent. Les solutions de Process Mining sont des outils analytiques utilisés dans la gestion des processus métier qui exploitent les données du système pour fournir une vue d'ensemble des processus. Elles offrent des informations sur l'efficacité des processus et les goulets d'étranglement et peuvent être intégrées à l'exploration des tâches pour améliorer la visibilité des aspects quantitatifs et qualitatifs des processus d'entreprise.
Les outils d'exploration de processus analysent et optimisent les processus de bout en bout, en particulier pour la gestion de la chaîne d'approvisionnement, en collectant des journaux d'événements à partir de divers systèmes informatiques afin d'identifier les inefficacités et les goulets d'étranglement, fournissant ainsi des informations quantitatives pour l'amélioration des processus. L'exploration des tâches, quant à elle, se concentre sur le niveau granulaire des tâches individuelles au sein d'un processus.
Origine des données
L'exploration de processus exploite les données du système extraites des journaux d'événements dans divers systèmes d'information d'entreprise tels que Salesforce, Oracle et HubSpot. Ces journaux fournissent des informations cruciales sur les activités exécutées, notamment leurs identifiants et leurs horodatages.
En revanche, la découverte de processus et l'exploration de tâches recueillent des données en surveillant et en enregistrant les interactions des utilisateurs avec les ordinateurs. Cette approche capture tous les processus avec l'aide d'agents logiciels, ce qui permet d'obtenir une vue d'ensemble du comportement de l'utilisateur.
Comment les données sont-elles collectées ?
Les données proviennent de différentes sources, ce qui nécessite différentes méthodes de collecte.
Pour l'extraction de processus, le soutien informatique et un développement robuste du back-end sont essentiels pour faciliter les intégrations avec les systèmes d'information contrôlés, y compris les systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP).
Dans le cas de la découverte de processus et de l'exploration de tâches, des agents logiciels doivent être installés sur les ordinateurs des utilisateurs. Ces agents fonctionnent en permanence en arrière-plan, capturant tout ce qui se passe dans les logiciels et applications d'entreprise.
Exhaustivité des données collectées
Il est important de noter que certains logiciels et applications ne génèrent pas de journaux d'événements, ce qui limite considérablement le potentiel d'exploration des processus. Par exemple, si l'objectif est de cartographier le processus actuel de facturation électronique et d'identifier les domaines à améliorer, l'exploration des processus analyse les différentes étapes au sein de la plateforme de facturation électronique sélectionnée.
Cependant, si l'expert en facturation doit utiliser cette plateforme et d'autres applications, par exemple Excel, pour exécuter ce processus, les étapes d'Excel sont négligées, ce qui laisse plus de place aux mauvais résultats. Le système ne peut donc capturer que les données discrètes des étapes particulières du processus et laisse les espaces blancs entre les journaux qui sont hors du champ de sa découverte.
La découverte de processus et l'exploration de tâches, en revanche, peuvent recueillir des données à partir de systèmes d'information produisant des journaux, ainsi que d'autres applications et logiciels de productivité que les employés utilisent fréquemment, tels que le courrier électronique et la suite Microsoft. Cette capacité en fait d'excellents outils complémentaires pour l'exploration des processus et l'automatisation robotique des processus (RPA), car ils peuvent fournir des informations précieuses sur les activités parallèles qui pourraient autrement passer inaperçues.
Analyse des données
L'exploration des processus commence par la collecte, le nettoyage et la structuration des données afin de reconstruire l'état actuel d'un processus et de le comparer à la version idéale de ce processus. En se concentrant sur les indicateurs clés de performance (ICP), cette vérification de la conformité fait appel à diverses techniques d'analyse et d'exploration des données, ainsi qu'à des méthodes de science des données, pour identifier les goulets d'étranglement potentiels et recommander des améliorations sur la base des écarts observés.
La découverte de processus capture tout ce qui se passe sur les bureaux des utilisateurs, ce qui permet une représentation précise des processus tels qu'ils sont exécutés, avec tous leurs écarts et défauts aléatoires. Il visualise le processus tel qu'il se déroule dans la vie réelle, en créant un métamodèle grâce à la vision par ordinateur, aux algorithmes d'apprentissage automatique et aux outils d'intelligence artificielle. Cette approche facilite l'identification des causes profondes et des différents goulets d'étranglement, ce qui permet d'améliorer l'efficacité globale.
Limites générales
L'exploration des processus se limite aux étapes de processus spécifiques au sein de systèmes informatiques désignés, négligeant l'élément humain et les empreintes numériques des utilisateurs dans d'autres applications, telles que les outils de productivité personnels et les documents.
Bien que la découverte de processus et l'exploration de tâches introduisent une perspective humaine que l'exploration de processus peut ne pas avoir, elles sont plus efficaces pour les tâches courtes et plus simples. En raison des méthodes d'analyse à forte intensité de calcul utilisées, les processus plus longs peuvent donner des résultats inexacts et ne pas saisir l'importance d'une tâche dans un contexte plus large.
Points communs
L'exploration des processus, l'exploration des tâches et la découverte des processus sont des outils précieux qui sont utilisés par les entreprises depuis plusieurs années et qui donnent des résultats impressionnants. Ces méthodes aident même les plus grandes entreprises à découvrir leur potentiel d'automatisation.
Lequel vous convient le mieux ?
La pertinence de l'exploration des processus, de l'exploration des tâches ou d'une combinaison des deux dépend de l'entreprise, du cas d'utilisation et de divers autres facteurs. L'exploration de processus excelle à harmoniser des processus distincts et à les aligner sur des objectifs globaux, en particulier au sein de grands systèmes informatiques. Il révèle efficacement les réalités de systèmes complexes tels que l'ERP, le CRM et la gestion de la chaîne d'approvisionnement, en optimisant les processus qu'ils contiennent. En exploitant les journaux d'événements des systèmes de gestion de la relation client et d'autres sources de l'entreprise, l'exploration des processus peut fournir une visualisation et une compréhension claires des processus d'entreprise.
D'autre part, l'exploration des tâches constitue une alternative précieuse lorsque les processus couvrent plusieurs applications, en mettant en évidence l'importance des activités mineures entre les étapes principales. Il capture efficacement les interactions homme-machine au sein des tâches. En outre, la découverte de processus est principalement utilisée pour remplacer les techniques traditionnelles de découverte manuelle, ce qui permet d'identifier plus rapidement les possibilités d'automatisation par rapport aux méthodes obsolètes.
Comme nous l'avons vu, chaque option présente des défauts qui peuvent ne pas convenir à toutes les entreprises. Certaines organisations utilisent ces approches conjointement pour une analyse plus complète des processus. Cependant, elles ne parviennent pas toujours à aborder l'ensemble des activités liées au travail en raison des complexités qui découlent de la combinaison de ces approches.
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