A medida que las empresas se embarcan en iniciativas de transformación digital, a menudo se encuentran con el desafío de las opciones abrumadoras. Con una miríada de tecnologías "diferentes", innumerables proveedores y numerosas empresas de consultoría que presentan cada una sus perspectivas únicas, puede resultar difícil navegar por el panorama. A esto se añade la confusa terminología que impregna el sector.
Hoy pretendemos aclarar las diferencias entre tres términos comúnmente mal entendidos: minería de procesosdescubrimiento de procesos y minería de tareas. Nuestro objetivo es simplificar su comprensión de estos conceptos y proporcionar una comparación clara, incluyendo las diferencias entre la minería de procesos y la minería de tareas.
Estas tres tecnologías se han convertido en herramientas esenciales para descubrir los procesos empresariales y constituyen el primer paso fundamental en la mayoría de las iniciativas de automatización actuales. Al mapear estos procesos, generan información valiosa que ayuda significativamente en la toma de decisiones. Equipadas con este conocimiento, las empresas pueden tomar medidas informadas, como implementar Automatización robótica de procesos (RPA).
Entonces, ¿qué son exactamente estas tecnologías, qué tienen en común y en qué se diferencian? Vamos a desmitificar estos conceptos.
¿Qué es la minería de procesos?
La minería de procesos es una potente herramienta de mapeo de procesos que se utiliza para optimizar los procesos de principio a fin. Utiliza datos de registros de eventos que están disponibles en los sistemas de la empresa, y las herramientas de minería de procesos pueden identificar ineficiencias y cuellos de botella. Este enfoque proporciona una base para la mejora de los procesos mediante el análisis y la optimización de los procesos existentes. A partir de esos datos, se construye el proceso tal como está y luego se compara con el proceso "deseado", que también se denomina camino feliz. Mediante la comprobación de la conformidad, las empresas pueden detectar desviaciones del proceso y encontrar oportunidades de mejora.
¿Qué es la detección de procesos?
El descubrimiento de procesos implica una combinación de técnicas, como el aprendizaje automático y la visión por ordenador, para cartografiar eficazmente los procesos organizativos. La información obtenida sirve de base para las iniciativas de automatización. Esencialmente, el descubrimiento de procesos supervisa y captura las interacciones de los usuarios en varios sistemas de información y aplicaciones, documentando las huellas digitales de los empleados. Mediante el empleo de diversos métodos computacionales y estadísticos, el descubrimiento de procesos extrae información valiosa y procesable de los datos recopilados.
En comparación, las soluciones de minería de procesos son herramientas analíticas utilizadas en la gestión de procesos empresariales que aprovechan los datos del sistema para proporcionar una visión completa de los procesos. Estas soluciones no sólo ofrecen información sobre la eficiencia de los procesos y los cuellos de botella, sino que también pueden integrarse con la minería de tareas para mejorar la visibilidad de los aspectos cuantitativos y cualitativos de los procesos de negocio.
¿Qué es la minería de tareas?
Minería de tareas es una herramienta de mapeo de procesos diseñada específicamente para optimizar las tareas en los escritorios. Similar al descubrimiento de procesos, rastrea las huellas digitales de los usuarios. Mediante el reconocimiento de caracteres, el procesamiento del lenguaje natural y varias herramientas analíticas, examina los datos de interacción del usuario -como los clics del ratón y las pulsaciones de teclas- para identificar patrones que puedan revelar oportunidades de mejora. Las soluciones de minería de tareas complementan la minería de procesos proporcionando una visión detallada de los microelementos de los procesos empresariales, centrándose en las interacciones de la interfaz de usuario y las actividades del flujo de trabajo.
Aunque esto pueda parecer confuso en un principio, una comparación paso a paso sin duda aclarará las cosas. Analicemos los cinco criterios siguientes.
¿Descubrimiento de procesos frente a minería de tareas?
Sentirse abrumado por las innumerables definiciones de un mismo concepto es bastante habitual. Las distintas empresas suelen tener sus propias interpretaciones de términos específicos, lo que aumenta la complejidad y difumina las distinciones entre ellas.
Aclaremos las diferencias entre el descubrimiento de procesos y la minería de tareas, ya que estos términos suelen utilizarse indistintamente. Aunque ambas herramientas utilizan tecnologías similares y persiguen resultados comparables, tienen objetivos distintos. El análisis de los principales proveedores de servicios revela una tendencia clara: las empresas de minería de procesos suelen ofrecer la minería de tareas como un servicio complementario, mientras que los proveedores de RPA se centran en el descubrimiento de procesos.
Ambas tecnologías rastrean los escritorios de los usuarios para capturar las interacciones con diversas aplicaciones y sistemas informáticos. Mientras que la minería de tareas se centra en la identificación de ineficiencias en los procesos, el descubrimiento de procesos aprovecha estos datos para descubrir oportunidades de automatización con mayor eficacia, en particular en la optimización de los procesos empresariales básicos. Aunque sus funciones están estrechamente relacionadas, pueden producir resultados ligeramente diferentes.
Podríamos concluir aquí nuestra discusión sobre el descubrimiento de procesos, pero la terminología que lo rodea es demasiado intrincada para pasarla por alto. De hecho, "descubrimiento de procesos" también se refiere a la fase inicial dentro del marco más amplio de la minería de procesos, que incluye el descubrimiento de procesos, la comprobación de la conformidad y la mejora.
En pocas palabras, el descubrimiento de procesos podría utilizarse como
- Tecnología complementaria para RPA.
- Una de las etapas de la minería de procesos.
¿Minería de procesos frente a minería de tareas?
Minería de tareas frente a minería de procesos a menudo van de la mano y se utilizan juntas para el descubrimiento del trabajo de conocimiento. Si bien ambos son bastante poderosos, traen mejores resultados y una mayor cobertura de trabajo cuando se utilizan simultáneamente. Para entender completamente lo que hace cada uno de ellos, vamos a discutir las diferencias entre la minería de procesos y la minería de tareas.
Como ya se ha dicho, la minería de procesos permite comprender los procesos de principio a fin. Un proceso consiste en una secuencia lógica de acontecimientos individuales con un principio y un final definidos. Estos procesos pueden desglosarse en subtareas, creando un conjunto coherente de actividades relacionadas. Por ejemplo, el proceso "Purchase-to-Pay" abarca varios equipos.
Por el contrario, las tareas son los componentes de trabajo más pequeños que se producen dentro de los distintos procesos y subprocesos y entre ellos. Ejemplos de tareas manuales son copiar y pegar datos, así como cargar y descargar archivos.
Procesos frente a tareas
Casos típicos de uso de la minería de procesos:
La minería de procesos se puede utilizar en muchos campos diferentes para diversos fines, pero a continuación se exponen algunos de los casos de uso más populares.
- Auditoría y cumplimiento
- Gestión de pedidos
- Purchase-to-pay
- Pedido a caja
- De pedido a pedido
- Logística
Casos típicos de uso de la minería de tareas:
- Entradas de datos
- Facturación
- Reportaje
- Conciliación
Diferencias entre minería de procesos, minería de tareas y descubrimiento de procesos.
Analicemos brevemente en qué se diferencian la minería de procesos, el descubrimiento de procesos y la minería de tareas. Las soluciones de minería de procesos son herramientas analíticas utilizadas en la gestión de procesos de negocio que aprovechan los datos del sistema para proporcionar una visión completa de los procesos. Ofrecen información sobre la eficiencia de los procesos y los cuellos de botella y se pueden integrar con la minería de tareas para mejorar la visibilidad de los aspectos cuantitativos y cualitativos de los procesos de negocio.
Las herramientas de minería de procesos analizan y optimizan los procesos de extremo a extremo, en particular para la gestión de la cadena de suministro, mediante la recopilación de registros de eventos de diversos sistemas informáticos para identificar ineficiencias y cuellos de botella, proporcionando información cuantitativa para la mejora de procesos. La minería de tareas, por su parte, se centra en el nivel granular de las tareas individuales dentro de un proceso.
Origen de los datos
La minería de procesos aprovecha los datos del sistema extraídos de registros de eventos de varios sistemas de información empresariales como Salesforce, Oracle y HubSpot. Estos registros proporcionan información crucial sobre las actividades ejecutadas, incluidos sus ID y marcas de tiempo.
En cambio, el descubrimiento de procesos y la minería de tareas recopilan datos mediante la supervisión y el registro de las interacciones de los usuarios con los ordenadores. Este enfoque captura todos los procesos con la ayuda de agentes de software, lo que garantiza una visión global del comportamiento del usuario.
Cómo se recogen los datos
Los datos proceden de diversas fuentes, lo que requiere distintos métodos de recopilación.
Para la minería de procesos, el soporte informático y un sólido desarrollo de back-end son esenciales para facilitar las integraciones con los sistemas de información supervisados, incluidos los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP).
En el caso del descubrimiento de procesos y la minería de tareas, es necesario instalar agentes de software en los ordenadores de los usuarios. Estos agentes operan continuamente en segundo plano, capturando todo lo que ocurre dentro del software y las aplicaciones empresariales.
Exhaustividad de los datos recogidos
Es importante señalar que algunos programas y aplicaciones no generan registros de eventos, lo que limita significativamente el potencial de la minería de procesos. Por ejemplo, si el objetivo es mapear el proceso actual de facturación electrónica e identificar áreas de mejora, la minería de procesos analiza los distintos pasos dentro de la plataforma de facturación electrónica seleccionada.
Sin embargo, si el experto en facturación tiene que utilizar esa plataforma y algunas otras aplicaciones, digamos Excel, para ejecutar ese proceso, entonces los pasos en Excel se pasan por alto, dejando así más espacio para malos resultados. Así que sólo puede capturar los datos discretos en los pasos particulares del proceso y deja los espacios en blanco entre los registros que están fuera del alcance de su descubrimiento.
Por otro lado, el descubrimiento de procesos y la minería de tareas pueden recopilar datos de sistemas de información que producen registros, así como de otras aplicaciones de productividad y software que los empleados utilizan con frecuencia, como el correo electrónico y la suite de Microsoft. Esta capacidad las convierte en excelentes herramientas complementarias para la minería de procesos y la automatización robótica de procesos (RPA), ya que pueden proporcionar información valiosa sobre actividades en la sombra que, de otro modo, podrían pasar desapercibidas.
Análisis de los datos
La minería de procesos comienza con la recopilación, limpieza y estructuración de datos para reconstruir el estado actual de un proceso y compararlo con la versión ideal del mismo. Centrándose en los indicadores clave de rendimiento (KPI), esta comprobación de la conformidad emplea diversos análisis de datos, técnicas de minería y métodos de ciencia de datos para identificar posibles cuellos de botella y recomendar mejoras basadas en las desviaciones observadas.
El descubrimiento de procesos captura todo lo que ocurre en los escritorios de los usuarios, lo que permite una representación precisa de los procesos a medida que se ejecutan, con todas sus desviaciones y fallos aleatorios. Visualiza el proceso tal y como ocurre en la vida real, creando un metamodelo mediante visión por ordenador, algoritmos de aprendizaje automático y herramientas de IA. Este enfoque facilita la identificación de las causas profundas y los distintos cuellos de botella, lo que facilita la mejora de la eficiencia general.
Limitaciones generales
La minería de procesos se limita a los pasos de procesos específicos dentro de sistemas informáticos designados, descuidando el elemento humano y pasando por alto las huellas digitales de los usuarios en otras aplicaciones, como herramientas de productividad personal y documentos.
Aunque el descubrimiento de procesos y la minería de tareas introducen una perspectiva humana de la que puede carecer la minería de procesos, son más eficaces para tareas más cortas y sencillas. Debido a los métodos de análisis de cálculo intensivo empleados, los procesos más largos pueden arrojar resultados imprecisos y no captar la importancia de una tarea dentro de un contexto más amplio.
Puntos comunes
La minería de procesos, la minería de tareas y el descubrimiento de procesos son herramientas valiosas utilizadas por las empresas desde hace varios años, con resultados impresionantes. Estos métodos ayudan incluso a las empresas más grandes a descubrir su potencial de automatización.
¿Cuál le conviene?
La idoneidad de la minería de procesos, la minería de tareas o una combinación de ambas depende de la empresa específica, el caso de uso y varios otros factores. La minería de procesos destaca en la armonización de los distintos procesos y su alineación con los objetivos generales, en particular dentro de los grandes sistemas de TI. Revela eficazmente las realidades de sistemas complejos como ERP, CRM y la gestión de la cadena de suministro, optimizando los procesos que contienen. Mediante el aprovechamiento de los registros de eventos de los sistemas de gestión de relaciones con los clientes y otras fuentes empresariales, la minería de procesos puede proporcionar una clara visualización y comprensión de los procesos de negocio.
Por otro lado, la minería de tareas constituye una valiosa alternativa cuando los procesos abarcan múltiples aplicaciones, ya que pone de relieve la importancia de las actividades menores entre los pasos principales. Capta eficazmente las interacciones hombre-máquina dentro de las tareas. Además, el descubrimiento de procesos se emplea principalmente para sustituir a las técnicas tradicionales de descubrimiento manual, permitiendo una identificación más rápida de las oportunidades de automatización en comparación con los métodos anticuados.
Como hemos comentado, cada opción tiene sus defectos que pueden no convenir a todas las empresas. Algunas organizaciones utilizan estos enfoques conjuntamente para realizar un análisis más exhaustivo de los procesos. Sin embargo, es posible que se queden cortos a la hora de abordar toda la gama de actividades relacionadas con el trabajo debido a las complejidades que surgen al combinarlos.
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