Qu'est-ce que la gestion des données de référence et pourquoi devriez-vous vous en soucier ?

Les entreprises fonctionnent sur la base de données, et les entreprises d'aujourd'hui s'appuient généralement sur des systèmes numériques pour organiser l'information. Si le passage aux enregistrements électroniques a facilité la collecte et le stockage des données, il a également augmenté la quantité de documents conservés pour chaque interaction. La capacité de votre organisation à gérer la grande quantité d'informations qui transitent chaque jour dans vos systèmes déterminera votre succès à long terme. Heureusement, les outils de gestion des données de référence (MDM) sont spécialement conçus pour relever ce défi. Cependant, qu'est-ce que la gestion des données de référence et pourquoi devriez-vous vous informer à ce sujet ? Lisez ce qui suit pour découvrir ce qu'est la gestion des données et comment elle peut aider votre entreprise à réussir. 

Qu'est-ce que la gestion des données de référence (MDM) ?

Qu'est-ce que la gestion des données de base ? La GDD est le processus de création d'une source de données faisant autorité. Après être passées par un processus rigoureux de tri et d'épuration, les informations critiques pour l'entreprise sont contenues dans un fichier maître. La méthode consiste à normaliser, consolider et contrôler la qualité des éléments clés des données d'une organisation. Par exemple :

• Suppression des données en double
• Élimination des données incorrectes
• Identifier et classer les données de manière cohérente et précise
• Créer un dépôt central pour héberger les données

Les entreprises qui mettent en œuvre des processus de GDR bénéficient de divers avantages. En voici quelques-uns :

• Une prise de décision mieux informée, basée sur des données de qualité et des rapports connexes
• Une meilleure compréhension des acteurs clés des processus critiques de l'entreprise, y compris les clients et les partenaires de l'organisation
• Une augmentation de l'efficacité de la gestion des données
• Une diminution de la quantité de travail manuel nécessaire pour gérer les données
• Amélioration de l'efficacité et rationalisation des processus - en particulier pour les formulaires complexes et les approbations qui reposent sur l'exactitude des données

De nombreux chefs d'entreprise estiment que l'intégration des données de référence est une question qui concerne exclusivement le département informatique. Cependant, cette perception n'est pas correcte. La GDR a un impact sur tous les domaines de l'entreprise, car les informations incluses dans les processus de GDR vont des clients et des fournisseurs aux produits, aux emplacements et autres. Une mauvaise gestion des données a de nombreuses conséquences, notamment des opportunités de vente manquées et des clients insatisfaits. Pour un succès maximum, déployez la GDR à l'échelle de l'entreprise après avoir obtenu l'adhésion de chaque service et de chaque membre du personnel.

Les risques d'un accès illimité aux données

Le fondement de la GDR est la création d'un processus simplifié pour maintenir des données de base propres et fiables. Des organisations innovantes ont déterminé que la clé du succès de la mise en œuvre de la méthodologie de GDR est la création d'un ensemble de processus de gestion des changements des données de référence. Les experts en gestion peuvent concevoir des processus pour s'assurer que les demandes de modification des données de référence passent par les autorisations appropriées avant de modifier toute information.

Par exemple, certaines données sont consultées régulièrement par plusieurs membres du personnel. Toutefois, la capacité d'accéder aux informations ne doit pas automatiquement correspondre à la capacité d'effectuer des modifications. Les organisations qui n'ont pas encore mis en place les contrôles appropriés découvrent souvent - trop tard - qu'une petite modification peut entraîner de gros problèmes. Il est fréquent que les ensembles de données aient des relations complexes avec d'autres ensembles de données. La modification d'un enregistrement peut affecter des sous-ensembles, ce qui se répercute ensuite sur plusieurs produits. Par exemple, une seule modification qui n'est pas correctement vérifiée peut perturber votre logiciel ERP et entraîner la fermeture d'une chaîne de production complète.

Mise en œuvre de la GDR à l'aide d'un logiciel de GPA

Un pourcentage important de données entre dans l'organisation par le biais de processus quotidiens standard. Le logiciel de BPM est un point de départ pratique pour la mise en œuvre de la GDR car les données de base doivent être générées et modifiées par des processus commerciaux bien conçus. Les outils de BPM jettent les bases de la gestion des données de référence en collectant et en canalisant les données par les canaux appropriés. Parmi les exemples courants de processus qui nécessitent des modifications des données de base, on peut citer le processus de création de fournisseurs et le processus de commande de modifications de pièces. Un processus solide garantit que les contrôles appropriés sont effectués avant que les modifications ne soient autorisées.

Utilisez votre logiciel BPM pour mettre en œuvre la GDR en trois étapes :

• Créez des processus avec des formulaires et des autorisations standardisés dans toute votre organisation. Cela évite les informations incomplètes et oriente le personnel vers une terminologie commune, ce qui évite les mauvaises interprétations des données par la suite.
• Configurez des validations de champs pour confirmer que les utilisateurs saisissent le type d'information correct dans chaque champ. L'utilisation de champs obligatoires réduit également la probabilité que vos données soient incomplètes.
• Utilisez des variables de processus pour classer et stocker correctement les informations saisies dans chaque cas.

Éliminer les silos de données et créer des pistes d'audit automatiques

Les plateformes BPM de haute qualité sont suffisamment souples pour se connecter à de multiples applications externes et éliminer les silos de données. Cela permet d'éviter la duplication des données et fait office de dépôt central des données. Pour une réussite maximale, le logiciel de BPM doit également disposer de connecteurs avec votre ERP, car c'est là que se trouvent la plupart de vos données de base. La pratique consistant à utiliser le même système dans plusieurs services ou segments réduit la probabilité de fausse représentation ou d'interprétation erronée des données. Plus important encore, le logiciel de gestion des processus métier est livré avec une autorisation intégrée, ce qui vous permet de restreindre l'accès aux données selon le principe du besoin de savoir. 

Enfin, l'utilisation de flux de travail automatisés permet d'obtenir une piste d'audit des informations qui entrent dans votre entreprise. Cela vous permet de localiser la source de chaque élément de données, ainsi que d'identifier la source de toute erreur. Grâce à un logiciel BPM avancé, vous pouvez mettre en place des processus personnalisés pour trouver et éliminer automatiquement des copies à intervalles réguliers, et vous pouvez systématiquement mettre à jour les données et effectuer des contrôles de qualité.

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