Il n'y a pas que les grandes entreprises qui ont besoin d'un système organisé d'enregistrement et de traitement des demandes de services informatiques. En fait, toute organisation dont l'équipement informatique s'étend sur plus d'une pièce physique devrait disposer d'un processus pour documenter les demandes de service informatique et leur résolution.
Non seulement les problèmes informatiques peuvent survenir à tout moment, mais il est également de plus en plus important pour les organisations de gérer leur inventaire informatique, y compris les licences de logiciels. Les audits de logiciels sont de plus en plus courants, et le coût d'un échec à un audit peut infliger de sérieux dommages à une petite organisation.
Pourquoi il est important de documenter les services informatiques
La documentation des services informatiques est importante pour plusieurs raisons. Si une imprimante ou un ordinateur portable particulier tombe en panne à plusieurs reprises, le fait de disposer d'un registre des demandes de service peut faciliter la décision de le remplacer ou non. Si votre responsable ou votre service informatique souhaite justifier l'embauche de personnel supplémentaire, il ou elle peut utiliser les registres des services informatiques comme preuve que davantage de personnel est nécessaire. La documentation des services informatiques peut également éviter les malentendus et offrir une piste d'audit de ce qui a été fait exactement pour tel ou tel bien informatique, et à quel moment. La documentation des services informatiques peut aider votre organisation à dépenser les ressources informatiques de la manière la plus efficace possible.
Ne vous fiez pas aux appels téléphoniques et aux notes autocollantes
Les premiers guichets de demande de service informatique étaient généralement composés d'un téléphone, d'une pile de notes autocollantes et d'un informaticien pressé qui essayait de tout suivre. Lorsque l'informatique sur le lieu de travail a atteint la saturation, des solutions de bureau de service informatique ont été développées, mais les premiers systèmes n'étaient vraiment pratiques que pour les grandes organisations ayant les poches bien remplies. Aujourd'hui, les options sont beaucoup plus larges et plus abordables. De nombreuses organisations utilisent des logiciels de gestion des flux de travail pour créer des formulaires et des processus électroniques personnalisés qui documentent chaque demande de service informatique de bout en bout, sans papier et sans tracas comme une étiquette de téléphone. Les logiciels de gestion des flux de travail permettent à chaque organisation de créer un processus de demande de service informatique qui a du sens plutôt que d'essayer de modifier leur processus pour répondre aux exigences d'un logiciel de demande de service informatique prédéfini.
Un flux de travail électronique permet d'informer toutes les parties concernées
Lorsque les demandes de services informatiques étaient traitées par téléphone, au crayon et sur papier, il était difficile de suivre l'état d'avancement d'une demande de service informatique. Les dossiers pouvaient facilement se perdre et les demandeurs passaient du temps à se demander s'ils n'avaient pas été oubliés. Les flux de travail électroniques changent tout cela. Lorsque quelqu'un fait une demande de service informatique qui a été conçue à l'aide d'un logiciel de flux de travail, le processus peut être conçu pour envoyer automatiquement des courriels de confirmation de la réception de la demande, et peut générer une documentation étape par étape tout au long du processus.
Vous pouvez, par exemple, soumettre une demande de réparation d'imprimante, recevoir un courriel indiquant que la demande a été reçue, et vous connecter au système plus tard pour apprendre que le problème a été identifié et qu'il devrait être résolu demain midi, une fois que l'adaptateur sans fil défectueux de l'imprimante aura été remplacé. Il n'est pas nécessaire de téléphoner ou de s'interroger sur l'état d'avancement de la demande de service informatique.
La gestion des actifs informatiques peut se faire parallèlement à la gestion des services informatiques
La création d'un système parallèle pour l'attribution et le suivi des biens informatiques se justifie parallèlement aux processus de demande de services informatiques. Votre organisation doit disposer d'un registre de tous les matériels et logiciels qu'elle possède, des personnes à qui ils sont attribués et de l'historique des services ou des mises à jour. Les logiciels de workflow vous permettent de le faire et de développer un processus de workflow de demande de service informatique qui réponde parfaitement à vos besoins. Vous pouvez même configurer ces processus pour qu'ils interagissent en cas de besoin. Par exemple, lorsqu'un ordinateur portable est réparé, non seulement un enregistrement de la réparation peut être généré, mais il peut être envoyé au système de suivi des actifs informatiques dans le cadre de l'historique des services et des mises à niveau de cet ordinateur portable. Il en résulte une meilleure gestion de la précieuse infrastructure informatique de votre organisation.
Lorsque vous disposez d'un logiciel de workflow entièrement personnalisable tel que ProcessMaker, vous avez la possibilité de créer un système de demande de service informatique qui répond exactement à vos besoins. Et vous n'avez pas besoin d'être un programmeur pour le faire. ProcessMaker est open source et est livré avec un certain nombre de modèles de flux de travail prédéfinis que vous pouvez adapter à vos besoins. Vous pouvez également créer des flux de travail à partir de zéro si vous le souhaitez. De plus, vous pouvez essayer gratuitement ProcessMaker Enterprise Edition ou télécharger gratuitement ProcessMaker Community Edition et voir par vous-même comment des flux de travail électroniques personnalisés peuvent rendre votre organisation plus efficace et plus efficiente.
