Faciliter les demandes de services informatiques

Il n'y a pas que les grandes entreprises qui ont besoin d'un système organisé d'enregistrement et de traitement des demandes de services informatiques. En fait, toute organisation dont l'équipement informatique s'étend sur plus d'une pièce physique devrait disposer d'un processus pour documenter les demandes de service informatique et leur résolution.

Non seulement les problèmes informatiques peuvent survenir à tout moment, mais il est également de plus en plus important pour les organisations de gérer leur inventaire informatique, y compris les licences de logiciels. Les audits de logiciels sont de plus en plus courants, et le coût d'un échec à un audit peut infliger de sérieux dommages à une petite organisation.
Pourquoi il est important de documenter les services informatiques
La documentation des services informatiques est importante pour plusieurs raisons. Si une imprimante ou un ordinateur portable particulier tombe en panne à plusieurs reprises, le fait de disposer d'un registre des demandes de service peut faciliter la décision de le remplacer ou non. Si votre responsable ou votre service informatique souhaite justifier l'embauche de personnel supplémentaire, il ou elle peut utiliser les registres des services informatiques comme preuve que davantage de personnel est nécessaire. La documentation des services informatiques peut également éviter les malentendus et offrir une piste d'audit de ce qui a été fait exactement pour tel ou tel bien informatique, et à quel moment. La documentation des services informatiques peut aider votre organisation à dépenser les ressources informatiques de la manière la plus efficace possible.

Ne vous fiez pas aux appels téléphoniques et aux notes autocollantes
Les premiers guichets de demande de service informatique étaient généralement composés d'un téléphone, d'une pile de notes autocollantes et d'un informaticien pressé qui essayait de tout suivre. Lorsque l'informatique sur le lieu de travail a atteint la saturation, des solutions de bureau de service informatique ont été développées, mais les premiers systèmes n'étaient vraiment pratiques que pour les grandes organisations ayant les poches bien remplies. Aujourd'hui, les options sont beaucoup plus larges et plus abordables. De nombreuses organisations utilisent des logiciels de gestion des flux de travail pour créer des formulaires et des processus électroniques personnalisés qui documentent chaque demande de service informatique de bout en bout, sans papier et sans tracas comme une étiquette de téléphone. Les logiciels de gestion des flux de travail permettent à chaque organisation de créer un processus de demande de service informatique qui a du sens plutôt que d'essayer de modifier leur processus pour répondre aux exigences d'un logiciel de demande de service informatique prédéfini.
Un flux de travail électronique permet d'informer toutes les parties concernées

Lorsque les demandes de service informatique étaient traitées par téléphone, crayon et papier, il était difficile de suivre le statut d'une demande de service informatique. Les dossiers pouvaient facilement se perdre, et les personnes qui faisaient des demandes passaient du temps à se demander si elles n'avaient pas été oubliées. Les flux de travail électroniques changent tout cela. Lorsqu'une personne fait une demande de service informatique qui a été conçue à l'aide d'un logiciel de gestion des flux de travail, le processus peut être conçu pour envoyer automatiquement un accusé de réception par courrier électronique et pour générer une documentation étape par étape tout au long du processus.
Vous pourriez, par exemple, soumettre une demande de réparation d'une imprimante, recevoir un courriel indiquant que la demande a été reçue, et vous connecter au système plus tard pour apprendre que le problème a été identifié, et qu'il devrait être résolu d'ici demain midi, une fois que l'adaptateur sans fil défectueux de l'imprimante aura été remplacé. Il n'est pas nécessaire d'avoir une étiquette de téléphone ni de s'interroger sur le statut de la demande de service informatique.
La gestion des actifs informatiques peut être réalisée parallèlement à la gestion des services informatiques
La création d'un système parallèle pour l'attribution et le suivi des biens informatiques est logique, tout comme les processus de demande de services informatiques. Votre organisation doit disposer d'un registre de chaque élément de matériel et de logiciel dont elle dispose, des personnes à qui il est attribué et de l'historique de ses services ou de ses mises à niveau. Un logiciel de flux de travail vous permet de le faire ainsi que d'élaborer une demande de service informatique processus de travail qui répond parfaitement à vos besoins. Vous pouvez même mettre en place ces processus pour interagir si nécessaire. Par exemple, lorsqu'un ordinateur portable est réparé, non seulement un enregistrement de la réparation peut être généré, mais il peut être envoyé au système de suivi des biens informatiques dans le cadre de l'historique de service et de mise à niveau de cet ordinateur. Il en résulte une meilleure gestion globale de la précieuse infrastructure informatique de votre organisation.
Lorsque vous disposez d'un logiciel de gestion des flux de travail entièrement personnalisable comme ProcessMaker, vous avez la possibilité de créer un système de demande de service informatique qui correspond exactement à vos besoins. Et vous n'avez pas besoin d'être un programmeur pour le faire. ProcessMaker est un logiciel libre et est fourni avec un certain nombre de modèles de flux de travail pré-établis que vous pouvez adapter à vos besoins. Vous pouvez également créer des flux de travail à partir de zéro si vous le souhaitez. Mieux encore, vous pouvez essayer gratuitement l'édition ProcessMaker Enterpriseou télécharger gratuitement l'édition communautaire de ProcessMaker et voyez par vous-même comment des flux de travail électroniques personnalisés peuvent rendre votre organisation plus efficace et plus performante.