Nicht nur große Unternehmen benötigen ein organisiertes System zur Erfassung und Bearbeitung von IT-Serviceanfragen. Wirklich jedes Unternehmen, dessen IT-Ausrüstung sich über mehr als einen Raum erstreckt, sollte über ein Verfahren zur Dokumentation von IT-Serviceanfragen und deren Lösung verfügen.
IT-Probleme können nicht nur jederzeit auftreten, sondern es wird für Unternehmen auch immer wichtiger, ihren IT-Bestand, einschließlich der Softwarelizenzen, zu verwalten. Software-Audits werden immer häufiger durchgeführt, und die Kosten einer nicht bestandenen Prüfung können einem kleinen Unternehmen erheblichen Schaden zufügen.
Warum es wichtig ist, IT-Leistungen zu dokumentieren
Die Dokumentation von IT-Diensten ist aus mehreren Gründen wichtig. Wenn ein bestimmter Drucker oder Laptop wiederholt ausfällt, kann eine Aufzeichnung der Serviceanfragen die Entscheidung über den Austausch erleichtern. Wenn Ihr IT-Verantwortlicher oder Ihre IT-Abteilung zusätzliche Mitarbeiter einstellen möchte, kann er oder sie die Aufzeichnungen der IT-Leistungen als Beweis dafür verwenden, dass mehr Personal benötigt wird. Die Dokumentation von IT-Dienstleistungen kann Missverständnissen vorbeugen und bietet einen Prüfpfad, der genau aufzeigt, was an welchem IT-Bestandteil wann gemacht wurde. Die Dokumentation von IT-Leistungen kann Ihrem Unternehmen helfen, IT-Ressourcen so effizient wie möglich einzusetzen.
Sie müssen sich nicht auf Telefonanrufe und Haftnotizen verlassen
Die ersten IT-Servicedesks bestanden in der Regel aus einem Telefon, einem Stapel Haftnotizen und einem gestressten IT-Mitarbeiter, der versuchte, den Überblick zu behalten. Als die IT am Arbeitsplatz gesättigt war, wurden IT-Service-Desk-Lösungen entwickelt, aber die ersten Systeme waren wirklich nur für große Unternehmen mit großem Geldbeutel geeignet. Heute sind die Möglichkeiten viel breiter und erschwinglicher. Viele Unternehmen verwenden Workflow-Software, um benutzerdefinierte elektronische Formulare und Prozesse zu erstellen, die jede IT-Serviceanfrage durchgängig dokumentieren - ohne Papier und ohne Ärger wie Telefonieren. Mit Workflow-Software kann jedes Unternehmen einen IT-Service-Anfrageprozess erstellen, der sinnvoll ist, anstatt zu versuchen, seinen Prozess so zu ändern, dass er den Anforderungen einer vordefinierten IT-Service-Anfrage-Software entspricht.
Ein elektronischer Workflow hält alle relevanten Parteien auf dem Laufenden
Als IT-Serviceanfragen noch mit Telefonanrufen, Bleistift und Papier bearbeitet wurden, war es schwierig, den Status einer IT-Serviceanfrage zu verfolgen. Unterlagen konnten leicht verloren gehen, und die Antragsteller fragten sich, ob sie vergessen worden waren. Elektronische Arbeitsabläufe ändern all dies. Wenn jemand eine IT-Serviceanfrage stellt, die mit Hilfe von Workflow-Software entworfen wurde, kann der Prozess so gestaltet werden, dass er automatisch E-Mail-Bestätigungen über den Eingang der Anfrage liefert und eine schrittweise Dokumentation erstellt.
Sie könnten zum Beispiel eine Anfrage für eine Druckerreparatur einreichen, eine E-Mail erhalten, dass die Anfrage eingegangen ist, und sich später in das System einloggen, um zu erfahren, dass das Problem identifiziert wurde und voraussichtlich morgen Mittag behoben sein wird, sobald der defekte Wireless-Adapter des Druckers ausgetauscht ist. Weder ein Telefonanruf noch die Frage nach dem Status der IT-Serviceanfrage sind notwendig.
Die Verwaltung von IT-Assets kann parallel zum IT-Service-Management erfolgen
Die Schaffung eines parallelen Systems für die Zuweisung und Verfolgung von IT-Assets ist neben den IT-Serviceanforderungsprozessen sinnvoll. Ihr Unternehmen benötigt eine Aufzeichnung aller Hardware- und Softwarekomponenten, die ihm zugewiesen sind, sowie deren Service- oder Upgrade-Historie. Mit einer Workflow-Software können Sie dies tun und einen Workflow-Prozess für IT-Serviceanfragen entwickeln, der genau Ihren Anforderungen entspricht. Sie können diese Prozesse sogar so einrichten, dass sie bei Bedarf interagieren. Wenn beispielsweise ein Laptop repariert wird, kann nicht nur ein Datensatz über die Reparatur erstellt werden, sondern er kann auch als Teil der Service- und Upgrade-Historie des Laptops an das IT Asset Tracking System gesendet werden. Das Ergebnis ist eine rundum bessere Verwaltung der wertvollen IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens.
Mit einer vollständig anpassbaren Workflow-Software wie ProcessMaker haben Sie die Möglichkeit, ein IT-Serviceanforderungssystem zu erstellen, das genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Und dazu müssen Sie kein Programmierer sein. ProcessMaker ist Open Source und wird mit einer Reihe von vorgefertigten Vorlagen für Workflows geliefert, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Sie können Workflows auch von Grund auf neu erstellen, wenn Sie möchten. Das Beste von allem ist, dass Sie die ProcessMaker Enterprise Edition kostenlos ausprobieren oder die ProcessMaker Community Edition kostenlos herunterladen können, um selbst zu sehen, wie maßgeschneiderte elektronische Workflows Ihre Organisation effektiver und effizienter machen können.
