Exploiter la modélisation des processus pour trouver les meilleures pratiques
Jusqu'à présent, notre série sur la modélisation des processus d'entreprise a examiné comment les techniques de modélisation peuvent trouver des domaines d'amélioration des processus. Les deux derniers articles examinent comment rendre les bons processus encore plus efficaces en utilisant la normalisation et l'optimisation des processus.
Ce billet explique comment les outils de modélisation des processus conduisent à des pratiques normalisées et à des processus plus efficaces. Il explore la manière dont cela profite aux employés et à l'entreprise qui cherche à se conformer aux réglementations des tiers.
Trouver les meilleures pratiques grâce à la modélisation et à la normalisation des processus
La modélisation des processus permet de normaliser la manière dont les tâches communes sont effectuées dans l'ensemble de l'entreprise en identifiant les domaines où les processus fonctionnent bien. Les travailleurs exécutent les tâches de la même manière à chaque fois, ce qui permet à l'entreprise d'économiser du temps et de l'argent. Les ressources humaines et la comptabilité ne perdent plus de temps à rapprocher les différents formulaires de demande et les processus d'approbation des différents services. L'intégration des clients de la même manière garantit que les employés appliquent la même norme de service à chaque client, ce qui augmente la satisfaction. Ce ne sont là que quelques-uns des exemples les plus courants, mais les avantages de la normalisation des processus peuvent se faire sentir dans tous les flux de travail, quelle que soit la verticale. Cette étude explique en détail comment la standardisation des flux de travail a permis d'accroître l'efficacité et la productivité de la bioanalyse dans l'industrie pharmaceutique.
La normalisation des flux de travail aide également les employés à traiter les exceptions plus rapidement. En comprenant comment les processus devraient fonctionner normalement, les employés identifient les exceptions plus tôt dans le flux de travail. La résolution des exceptions est facilitée par la comparaison du fonctionnement d'un processus standard avec le processus où l'exception se produit. Les employés utilisent le modèle de processus pour identifier comment le processus fonctionne normalement et définir les étapes de résolution de l'exception. Les processus ne sont donc pas bloqués, ce qui fait perdre du temps et de l'argent à l'entreprise pour trouver une solution.
Normaliser les processus pour réduire le taux et le coût de la rotation des employés
Des processus normalisés permettent aux employés de comprendre plus facilement comment les tâches qui leur sont assignées contribuent à l'ensemble de l'entreprise. Ils ont ainsi une connaissance plus complète de leur propre rôle et de celui de leurs collègues. Lors de l'intégration des employés, les employés expérimentés transmettent plus facilement leurs connaissances aux nouveaux employés, qui apprennent et accomplissent les tâches plus rapidement. Le processus d'intégration de chaque nouveau salarié est accéléré et les nouveaux embauchés contribuent davantage à l'entreprise en un temps réduit. Cela réduit considérablement le taux et le coût de la rotation du personnel.
Améliorer les efforts de mise en conformité en utilisant des modèles de processus normalisés
En plus d'améliorer les performances des entreprises, les processus normalisés garantissent que les entreprises se conforment aux normes gouvernementales ou aux normes de tiers qui régissent leurs industries. Les entreprises peuvent intégrer la conformité dans les processus afin de respecter les normes réglementaires à chaque fois que le processus se produit. Après avoir trouvé une formule réussie qui respecte les normes industrielles, normalisez les processus dans toute l'entreprise pour vous assurer que les employés respectent la réglementation. Ainsi, les entreprises passent moins de temps à se conformer à la réglementation et évitent les pénalités pour non-conformité et les rappels.
Les organismes de réglementation peuvent également consulter des modèles de processus pour comprendre comment les employés accomplissent leurs activités. Le modèle de processus sert de piste d'audit en identifiant les parties responsables d'une tâche si l'entreprise doit rendre compte d'une activité ou d'un résultat particulier. Cela facilite grandement la gestion des risques en rendant les employés responsables des normes de qualité et en fournissant une piste d'audit automatique pour chaque processus.
Prochainement dans la série
Après avoir normalisé et perfectionné les processus, les chefs d'entreprise disposent d'un tremplin pour mettre en œuvre des efforts d'optimisation. Dans le prochain et dernier billet de notre série, nous expliquerons comment la modélisation des processus d'entreprise conduit à l'optimisation des flux de travail.
