Aprovechar el modelado de procesos para encontrar las mejores prácticas

Hasta ahora, nuestra serie sobre modelado de procesos empresariales ha discutido cómo las técnicas de modelado pueden encontrar áreas para la mejora de los procesos. Los dos últimos artículos examinan cómo hacer que los buenos procesos sean aún mejores, utilizando la estandarización y optimización de los procesos.
En este artículo se explica cómo los instrumentos de modelización de procesos conducen a prácticas estandarizadas y procesos más eficientes. Explica cómo esto beneficia a los empleados y a la empresa en su intento de cumplir con las regulaciones de terceros.

Encontrar las mejores prácticas con la modelización y la estandarización de procesos

El modelado de procesos proporciona una forma de estandarizar la forma en que se realizan las tareas comunes en toda la empresa, identificando los puntos en que los procesos funcionan bien. Los trabajadores realizan las tareas de la misma manera cada vez, ahorrando tiempo y dinero a la empresa. Los recursos humanos y la contabilidad ya no pierden tiempo conciliando diferentes formularios de solicitud y procesos de aprobación en los distintos departamentos. La incorporación de los clientes de la misma manera asegura que los empleados apliquen el mismo nivel de servicio a cada cliente, aumentando la satisfacción. Estos son sólo algunos de los ejemplos más comunes, pero los beneficios de la normalización de los procesos pueden sentirse en todos los flujos de trabajo en cualquier vertical. Este estudio detalla cómo la normalización de los flujos de trabajo condujo a un aumento de la eficiencia y la productividad en el bioanálisis en la industria farmacéutica.
La estandarización de los flujos de trabajo también ayuda a los empleados a manejar las excepciones con mayor rapidez. Al comprender cómo deben funcionar normalmente los procesos, los empleados identifican las excepciones en una etapa anterior del flujo de trabajo. La resolución de las excepciones se facilita comparando la forma en que funciona un proceso estándar con el proceso en el que se produce la excepción. Los empleados utilizan el modelo de proceso para identificar cómo funciona normalmente el proceso y definir los pasos para resolver la excepción. Por lo tanto, los procesos no se mantienen en un punto muerto desperdiciando el tiempo y el dinero de la empresa mientras se encuentra una solución.

Estandarizar los procesos para reducir la tasa y el costo de la rotación de empleados

Los procesos estandarizados facilitan a los empleados la comprensión de cómo las tareas asignadas contribuyen a la empresa en su conjunto. Esto les da un conocimiento más completo de sus propias funciones y de las funciones de sus compañeros de trabajo. Durante la incorporación de los empleados, los empleados veteranos transmiten más fácilmente los conocimientos a los nuevos empleados, que aprenden y completan las tareas más rápidamente. El proceso de incorporación de cada nuevo empleado se acelera y las nuevas contrataciones contribuyen más a la empresa en un tiempo reducido. Esto reduce en gran medida la tasa y el costo de la rotación.

Mejorar los esfuerzos de cumplimiento utilizando modelos de procesos estandarizados

Además de mejorar el rendimiento de la empresa, los procesos normalizados garantizan que las empresas cumplan las normas gubernamentales o de terceros que regulan sus industrias. Las empresas pueden incorporar el cumplimiento en los procesos para cumplir las normas de regulación cada vez que se produce el proceso. Después de encontrar una fórmula satisfactoria que cumpla con las normas industriales, estandarizar los procesos en toda la empresa para asegurarse de que los empleados siguen la reglamentación. El resultado es que las empresas dedican menos tiempo al cumplimiento y evitan las sanciones por incumplimiento y las devoluciones de llamada.
Los reguladores también pueden consultar modelos de procesos para comprender cómo los empleados realizan las actividades. El modelo de proceso actúa como una pista de auditoría al identificar a las partes responsables de una tarea si la empresa necesita rendir cuentas de una actividad o resultado determinado. Esto facilita mucho la gestión del riesgo al hacer responsables a los empleados de las normas de calidad y proporcionar una pista de auditoría automática para cada proceso.

El siguiente en la serie

Después de estandarizar y perfeccionar los procesos, los líderes de la empresa tienen un trampolín para implementar los esfuerzos de optimización. En el próximo y último post de nuestra serie, explicaremos cómo el modelado de procesos de negocios conduce a flujos de trabajo optimizados.