Bisher haben wir in unserer Serie über die Modellierung von Geschäftsprozessen erörtert, wie Modellierungstechniken Bereiche für Prozessverbesserungen finden können. In den letzten beiden Beiträgen wurde untersucht, wie man gute Prozesse noch besser machen kann - durch Prozessstandardisierung und -optimierung.
In diesem Beitrag wird erläutert, wie Prozessmodellierungstools zu standardisierten Verfahren und effizienteren Prozessen führen. Es wird untersucht, wie dies den Mitarbeitern und dem Unternehmen zugute kommt, wenn es darum geht, die Vorschriften Dritter einzuhalten.
Finden Sie Best Practices mit Prozessmodellierung und Standardisierung
Die Prozessmodellierung bietet eine Möglichkeit, die Art und Weise, wie allgemeine Aufgaben im gesamten Unternehmen erledigt werden, zu standardisieren, indem ermittelt wird, welche Prozesse gut funktionieren. Die Mitarbeiter führen die Aufgaben jedes Mal auf die gleiche Weise aus, wodurch das Unternehmen Zeit und Geld spart. Die Personalabteilung und die Buchhaltung verschwenden keine Zeit mehr damit, unterschiedliche Antragsformulare und Genehmigungsverfahren in den verschiedenen Abteilungen abzugleichen. Das Onboarding von Kunden auf dieselbe Weise stellt sicher, dass die Mitarbeiter jedem Kunden gegenüber denselben Servicestandard anwenden, was die Zufriedenheit erhöht. Dies sind nur einige der gängigsten Beispiele, aber die Vorteile der Prozessstandardisierung lassen sich auf alle Arbeitsabläufe in jeder Branche übertragen. Diese Studie beschreibt, wie standardisierte Arbeitsabläufe zu einer höheren Effizienz und Produktivität in der Bioanalyse in der pharmazeutischen Industrie führten.
Die Standardisierung von Arbeitsabläufen hilft den Mitarbeitern auch, Ausnahmen schneller zu bearbeiten. Da die Mitarbeiter wissen, wie die Prozesse normalerweise ablaufen sollten, erkennen sie Ausnahmen früher im Arbeitsablauf. Die Lösung von Ausnahmesituationen wird durch den Vergleich eines Standardprozesses mit dem Prozess, bei dem die Ausnahme auftritt, erleichtert. Anhand des Prozessmodells erkennen die Mitarbeiter, wie der Prozess normalerweise abläuft, und legen Schritte zur Lösung der Ausnahme fest. Auf diese Weise werden Prozesse nicht blockiert und das Unternehmen verschwendet Zeit und Geld, um eine Lösung zu finden.
Standardisierung von Prozessen zur Senkung der Fluktuationsrate und der Kosten für die Mitarbeiter
Standardisierte Prozesse machen es den Mitarbeitern leichter zu verstehen, wie die zugewiesenen Aufgaben zum Unternehmen als Ganzes beitragen. Dadurch verfügen sie über ein umfassenderes Wissen über ihre eigene Rolle und die Rollen ihrer Kollegen. Beim Onboarding geben erfahrene Mitarbeiter ihr Wissen leichter an neue Mitarbeiter weiter, die dadurch schneller lernen und Aufgaben erledigen können. Der Einarbeitungsprozess für jeden neuen Mitarbeiter wird beschleunigt, und neue Mitarbeiter leisten in kürzerer Zeit einen größeren Beitrag zum Unternehmen. Dadurch werden die Fluktuationsrate und die Kosten erheblich gesenkt.
Verbesserung der Compliance-Bemühungen durch standardisierte Prozessmodelle
Standardisierte Prozesse verbessern nicht nur die Unternehmensleistung, sondern stellen auch sicher, dass die Unternehmen die für ihre Branche geltenden Normen von Behörden oder Dritten einhalten. Unternehmen können die Einhaltung von Vorschriften in ihre Prozesse einbauen, damit sie bei jedem Vorgang die Normen erfüllen. Nachdem Sie eine erfolgreiche Formel gefunden haben, die den Industriestandards entspricht, standardisieren Sie die Prozesse im gesamten Unternehmen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Vorschriften einhalten. Das Ergebnis ist, dass Unternehmen weniger Zeit mit der Einhaltung von Vorschriften verbringen und Strafen für die Nichteinhaltung von Vorschriften und Rückrufe vermeiden.
Die Aufsichtsbehörden können auch Prozessmodelle heranziehen, um zu verstehen, wie die Mitarbeiter ihre Tätigkeiten ausführen. Das Prozessmodell dient als Prüfpfad, indem es die für eine Aufgabe verantwortlichen Parteien identifiziert, wenn das Unternehmen über eine bestimmte Aktivität oder ein bestimmtes Ergebnis Rechenschaft ablegen muss. Dies erleichtert das Risikomanagement erheblich, da die Mitarbeiter für die Einhaltung von Qualitätsstandards verantwortlich gemacht werden können und für jeden Prozess ein automatischer Prüfpfad zur Verfügung steht.
Nächster Teil der Serie
Nach der Standardisierung und Perfektionierung von Prozessen haben Unternehmensleiter ein Sprungbrett für die Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen. Im nächsten und letzten Beitrag unserer Serie werden wir erläutern, wie die Modellierung von Geschäftsprozessen zu optimierten Arbeitsabläufen führt.
