In jedem Unternehmen gibt es Tausende von Prozessen, von der Ablage von Papierkram bis zur Herstellung von Produkten. Die überwiegende Mehrheit dieser Prozesse ist jedoch undokumentiert. Neu eingestellte Mitarbeiter lernen die Abläufe von langjährigen Mitarbeitern. Alle Anpassungen der Arbeitsabläufe werden mündlich weitergegeben. Diese Methode der Prozessverwaltung mag zwar effektiv erscheinen, hat aber auch ihren Preis. Es ist nicht möglich, nicht aufgezeichnete Prozessschritte objektiv zu überprüfen. Dies schränkt schließlich die Möglichkeiten einer Organisation zur Verbesserung der Effizienz ein. Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr über Techniken und Werkzeuge zur Abbildung von Geschäftsprozessen...
Die Grundlagen des Business Process Mapping
Man kann nicht managen, was man nicht misst.
Es ist schwierig zu bestimmen, was und wie gemessen werden soll, wenn die Erwartungen nicht dokumentiert sind. Die Abbildung von Geschäftsprozessen ist eine visuelle Darstellung von Arbeitsprozessen, die aus der Gestaltung von Geschäftsprozessen resultiert und genau definiert, was ein Unternehmen tut, wie es dies tut und wer für die einzelnen Aufgaben im Prozess verantwortlich ist. Die Karten definieren Qualitätsmetriken und formulieren Erfolgsmaßstäbe. In der Geschäftsprozessabbildung werden beispielsweise der erwartete Output sowie die Merkmale eines Arbeitsprodukts aufgeführt, das den Qualitätserwartungen entspricht.
Viele Unternehmen beginnen mit einer Übersichtskarte, die Geschäftsprozesse auf einer hohen Ebene definiert. Die Benutzer dokumentieren die Teilprozesse in ihren eigenen Karten und schlüsseln die größeren Prozesse detaillierter auf. Letztendlich besteht das Ziel darin, Schritt-für-Schritt-Anleitungen für jede Tätigkeit im Unternehmen zu erstellen.
DieVorteile von Process Mapping
Eine gründliche Dokumentation ermöglicht es, Geschäftsprozesse präzise zu verwalten, angefangen bei der Möglichkeit, zu definieren, wann der Betrieb reibungslos läuft. Wenn die Benutzer wissen, wie der Prozess funktionieren sollte, können sie Ausnahmen erkennen.
Anschließend untersuchen die Manager, warum Ausnahmen auftreten, wie sie damit umgehen und welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, um Ausnahmen zu vermeiden.
In der Prozessabbildung wird genau aufgeführt, welche Rollen im Unternehmen für die einzelnen Schritte zuständig sind. So werden Übergaben erleichtert und Engpässe vermieden, da sich die Aufgaben auf dem falschen Schreibtisch stapeln.
Die visuelle Natur des Business Process Mapping vereinfacht Effizienzinitiativen. So können Führungskräfte Schritte erkennen, die rationalisiert werden müssen. Durch die Veranschaulichung sind Redundanzen und Nacharbeit leichter zu erkennen. Manager können die genauen Bereiche des Prozesses ermitteln, die für Qualitätsprobleme verantwortlich sind. Schließlich werden Prozessverbesserungen eingeführt, um Fehler zu vermeiden, und die Karten stellen sicher, dass die Änderungen konsequent umgesetzt werden.
Techniken und Werkzeuge für die Abbildung von Geschäftsprozessen
Es gibt mehrere effektive Prozessabbildungstechniken, die in BPM-Mapping-Tools verwendet werden können. Die beste Wahl für Ihr Projekt hängt also davon ab, welche Art von Prozess Sie mit Ihrer Karte abbilden wollen. Im Folgenden stellen wir einige der gängigsten Techniken vor:
SIPOC-Diagramme
Viele Organisationen beginnen ihre Prozessabbildung mit SIPOC-Diagrammendie das erste Brainstorming in Kategorien gliedern: Lieferanten, Input, Prozess, Output und Kunden. Prozessverantwortliche und andere Beteiligte listen die für den Prozess relevanten Informationen auf, von den Lieferanten, die Rohstoffe liefern, bis zum Vertrieb von Produkten und Dienstleistungen an den Endverbraucher.
BPMN-Prozesskarten
Prozessfachleute bevorzugen in der Regel die Verwendung von BPMNzu verwenden, da sie eng mit Flussdiagrammen verwandt ist. BPMN-Prozesslandkarten sind ideal für die Aufschlüsselung von Prozessen zur Behandlung von Fehlern und Ausnahmen, da sie die Möglichkeit bieten, weitere Informationen zu erhalten. Diejenigen, die mit BPMN arbeiten, beginnen in der Regel mit der Identifizierung des "glücklichen Weges" eines Geschäftsprozesses und fügen dann in einem zweiten Schritt Ausnahmen hinzu.
UML-Diagramme
Spezialisierte Branchen erfordern spezialisierte Mapping-Tools, wie z. B. UML-Diagramme (Unified Modeling Language). Diese Technik ist ideal für die Abbildung der Softwareentwicklung. Für Prozessdiagramme ist sie jedoch weniger hilfreich. Es gibt 14 Arten von UML-Diagrammen, die den jeweiligen Anforderungen entsprechen:
- Aktivitätsdiagramm
- Klassendiagramm
- Kommunikationsdiagramm
- Komponenten-Diagramm
- Diagramm der zusammengesetzten Struktur
- Einsatzdiagramm
- Interaktionsübersichtsdiagramm
- Objekt-Diagramm
- Paket-Diagramm
- Profil-Diagramm
- Sequenzdiagramm
- Diagramm der Zustandsmaschine
- Timing-Diagramm
- Anwendungsfall-Diagramm
Diese Diagramme lassen sich in zwei Hauptkategorien einteilen: Verhaltensdiagramme und Strukturdiagramme.
VSM (Wertstrom-Mapping)
Wenn Ihr Ziel darin besteht, einen ineffizienten Prozess zu rationalisieren, ist die VSM-Technik eine ausgezeichnete Wahl. Mit der Unterstützung derjenigen, die derzeit an einem bestimmten Prozess arbeiten, erstellen Sie eine schrittweise Karte, die zeigt, wie die Dinge heute ablaufen. Sobald Sie eine visuelle Darstellung des aktuellen Prozesses haben, können Sie Verzögerungen, Engpässe und andere Ineffizienzen identifizieren. Schließlich erstellen Sie eine Karte des zukünftigen Prozesses, die diese Probleme beseitigt, sowie einen Übergangsplan für den Übergang vom aktuellen Zustand zum zukünftigen Zustand.
IPO-Modell (Input-Prozess-Output)
Bei der Erstellung von Prozesslandkarten für die Systemanalyse und das Software-Engineering wird in der Regel die IPO-Technikverwendet, die Prozesse im Wesentlichen in drei Schritte unterteilt:
- Inputs - Informationen oder Daten aus der Umwelt
- Prozess - Aufgaben, die an Inputs durchgeführt werden, um Outputs zu erzeugen
- Outputs - Daten und Materialien, die aus dem Prozess resultieren
5 Gründe
Die Aufdeckung der Grundursache eines Problems kann kompliziert sein, aber die 5-Whys-Technik bietet eine unkomplizierte Lösung. Durch Forschung und Erfahrung haben diejenigen, die diese Methode anwenden, herausgefunden, dass sie durch fünfmaliges Fragen nach dem "Warum?" den grundlegendsten Grund für das Auftreten von Qualitätsmängeln herausfinden können. Dies ebnet den Weg für die Abbildung effektiverer Prozesse.
GUT-Prioritäten-Matrix
Ein weiteres häufiges Problem in Unternehmen ist die Verwendung von Ressourcen für die Lösung der falschen Probleme. Oft wird für Probleme mit geringen Auswirkungen mehr Zeit und Geld aufgewendet als für solche mit großen Auswirkungen. Die GUT (Schwere, Dringlichkeit, Trend) Prioritätenmatrix gibt eine klare Richtung vor, welche Probleme zuerst angegangen werden sollten:
- Schwere - Welcher Schaden wird entstehen, wenn das Problem nicht gelöst wird?
- Dringlichkeit - Wie schnell wird der Schaden eintreten?
- Trend - Was ist der schlimmste Fall, wenn sie eine Lösung verzögern?
Der Erfolg Ihrer Initiative zur Abbildung von Geschäftsprozessen hängt davon ab, dass die Beteiligten das Projekt mittragen; stellen Sie also sicher, dass das Projekt eine Teamleistung ist. Beziehen Sie alle Mitarbeiter ein, die den Prozess nutzen. Überlegen Sie bei der Auswahl der zu verwendenden Werkzeuge genau, was Sie darstellen wollen. Die Techniken variieren je nach dem Prozess, den Sie abbilden wollen.
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