Qu'est-ce que la conception de processus d'entreprise ?
La conception de processus d’affaires est une méthode utilisée pour créer un nouveau flux de travail à partir de zéro. Les nouvelles organisations s’engagent dans la conception de processus d’affaires lorsqu’elles commencent à réfléchir aux façons dont elles produiront et livreront leurs produits et services. Les organisations s’engagent également dans la conception de processus d’affaires lorsqu’elles mettent en œuvre des processus entièrement nouveaux ou redessinent les processus existants.
Les organisations peuvent le faire implicitement ou adopter une approche plus formelle et organisée. Une approche implicite de la conception des processus d'entreprise peut être aussi simple que de visualiser un objectif et de prendre des mesures pour l'atteindre. Cette approche n'est cependant pas aussi efficace qu'une approche délibérée et bien pensée de la conception des processus d'entreprise.
Pour être efficaces, les processus commerciaux doivent être évolutifs et pouvoir être reproduits. Si une organisation manque de processus structurés, les travailleurs auront recours à des actions de routine basées sur leur expérience dans une industrie donnée. Cela entraînera des incohérences et des inefficacités, voire pire.
Étapes de la conception des processus d'entreprise
La conception des processus d'entreprise comprend les 4 étapes suivantes :
- Identifier et définir le problème
- Identifier les intrants, les extrants, les parties et les procédures
- Description du processus
- Tester le processus
Concevoir un processus d'entreprise
La conception d'un processus d'entreprise efficace nécessite une approche méthodique qui passe par chacune des 4 étapes énumérées ci-dessus. Ce processus peut toutefois être rendu plus efficace en utilisant un logiciel de gestion des processus d'entreprise qui permet de simplifier la conception des processus d'entreprise.
Identifier et définir le problème
Cette première étape consiste à préciser les motivations et les raisons de la conception d'un processus d'entreprise. Cette tâche peut être relativement simple ou beaucoup plus complexe, selon votre situation et la nature de votre organisation. Par exemple, une nouvelle organisation peut avoir besoin de développer un nouveau système d'accueil là où il n'en existait pas auparavant. Une autre organisation peut avoir besoin de concevoir de nouveaux processus pour faire face à la croissance ou à un nouveau produit ou service. Avant d'aller plus loin, demandez-vous si le processus apportera une valeur ajoutée et en quoi il sera bénéfique pour l'organisme.
Identifier les intrants, les extrants, les parties et les procédures
Les résultats sont directement liés au problème que vous avez identifié lors de l'étape précédente. Là, vous avez identifié un besoin et vous avez une idée du résultat final. À ce stade, commencez à recueillir des informations. Identifiez les parties prenantes qui connaissent le processus ou qui seront impliquées dans le processus après sa mise en œuvre. Faites-les participer à des séances de brainstorming. Communiquez en face à face pour maximiser l'échange d'informations.
Identifiez les ressources nécessaires pour produire vos résultats. Commencez à réfléchir aux procédures que vous utiliserez pour y parvenir. Dressez la liste de tous vos intrants, extrants et procédures séparément afin de pouvoir vous y référer facilement lorsque vous créerez votre schéma de processus.
Description du processus
Une carte de processus est un outil de planification utilisé pour décrire visuellement le flux de travail lors de la conception d’un processus d’affaires. Les cartes de processus peuvent prendre différentes formes. Ils peuvent être aussi simples qu’une infographie ou un diagramme. Les cartes de processus ont les avantages d’améliorer la visibilité et peuvent être intégrées de façon transparente dans les systèmes technologiques existants d’une organisation.
Bien que toutes les cartes de processus soient différentes et varient en fonction de la complexité d'un processus, chaque carte devrait comporter plusieurs éléments clés. Il s'agit notamment des éléments suivants :
- Actions
- Points de décision
- Entrées et sorties
- Fonctions
- Acteurs concernés
- Mesures des processus
- Temps nécessaire
Vous pouvez créer une carte de processus manuellement ou à l’aide du logiciel BPM. Pendant ce temps, dessiner votre carte, assurez-vous que chaque étape est logique pour l’utilisateur. Les étapes doivent être écrites en anglais clair en utilisant la terminologie de base et devraient être faciles à lire. Assurez-vous que la carte inclut toutes les entrées, sorties, parties et procédures identifiées dans la deuxième étape.
Les logiciels de gestion des processus d'entreprise peuvent vous faire gagner beaucoup de temps et d'efforts. Il suffit de glisser et de déposer les tâches sur un tableau de bord facile à utiliser.
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Tester le processus
Il est important de tester soigneusement de nouveaux processus avant de les mettre en œuvre dans vos opérations. Il existe de nombreuses façons de tester la conception de vos processus d’affaires. Une façon est d’exécuter de plus petits aspects du processus et de s’étendre vers l’extérieur à partir de là. De même, une autre approche efficace consiste à saboter des processus spécifiques jusqu’à ce qu’ils échouent. Vous pouvez ensuite regarder où le processus a échoué et examiner pourquoi il est tombé en panne.
Utilisez les informations que vous apprenez lors de vos tests pour apporter des changements. Testez à nouveau le processus. Poursuivez ce processus jusqu'à ce que vous soyez convaincu que vos processus résisteront aux défis du monde réel. De nombreuses organisations font l'erreur de mettre en œuvre leurs conceptions de processus d'entreprise sans effectuer de tests, uniquement pour les voir échouer et perturber leurs opérations.
À propos de ProcessMaker
ProcessMaker est un logiciel de processus d'entreprise à faible code qui permet de simplifier la conception des processus d'entreprise. Basé à Durham, en Caroline du Nord aux États-Unis, ProcessMaker dispose d'un réseau de partenaires répartis dans 35 pays sur les cinq continents. Des centaines de clients commerciaux, dont de nombreuses entreprises du classement Fortune 100, font confiance à ProcessMaker pour transformer numériquement leurs principaux processus commerciaux, ce qui leur permet de prendre des décisions plus rapidement, d'améliorer leur conformité et d'accroître leurs performances.