Comment accélérer le traitement de vos notes de frais

Les processus de déclaration des dépenses peuvent être difficiles à mettre en place. D'une part, vous voulez que les choses soient simples, afin que les employés soumettent leurs notes de frais à temps et que les comptes créditeurs puissent les rembourser rapidement. D'autre part, vous ne voulez pas que les notes de frais soient si légères qu'il soit facile pour les employés de réclamer des dépenses frivoles.
À l'autre extrémité, des notes de frais trop compliquées peuvent susciter le ressentiment des employés, qui peuvent être tentés d'exagérer les dépenses pour compenser les tracas liés au fait de remplir la note de frais en premier lieu. En général, il est raisonnable de demander des informations sur les prix et les dates ainsi que des reçus pour les entreprises qui n'utilisent pas un tarif journalier fixe. Voici quelques moyens d'accélérer le processus de déclaration des dépenses.

Renoncer au papier dans la mesure du possible
Les formulaires de notes de frais sur papier peuvent être illisibles, facilement perdus et sujets à des erreurs. Le fait de rendre les formulaires de notes de frais électroniques et d'autoriser les photos JPEG des reçus ou les reçus électroniques peut résoudre ces problèmes de manière efficace. Si un employé ne peut pas obtenir de reçu électronique, il peut prendre une photo d'un reçu avec son téléphone et l'utiliser avec la note de frais électronique. De cette manière, vous évitez de perdre ou de tacher les formulaires, d'avoir une écriture illisible et de tacher l'encre des reçus.
En outre, la déclaration de dépenses électronique peut être conçue de manière à ce que les utilisateurs puissent suivre le processus de manière méthodique. Une série d'étapes peut être utilisée si la personne a assisté à une conférence scientifique, tandis qu'une autre série d'étapes peut être utilisée si l'employé rencontrait un client. Les flux de travail peuvent être conçus pour s'adapter aux types de voyages d'affaires que vos employés effectuent le plus souvent, en veillant à ce qu'aucune étape ne soit omise et à ce que tous les frais légitimes soient remboursés.

Les flux de travail électroniques maintiennent les notes de frais sur la bonne voie
Vous pouvez intégrer des formulaires et des reçus électroniques dans un flux de travail en ligne pratique qui permet aux employés de remplir des notes de frais, de joindre des reçus électroniques, puis de les soumettre en ligne afin que les autorités compétentes d'approbation soient automatiquement informées de la nécessité de leur saisie. Lorsque les autorités compétentes approuvent une note de frais, elles peuvent alors la soumettre aux comptes créditeurs, qui peuvent être automatiquement informés et commencer le processus de remboursement. En cas de problème avec une note de frais, l'employé peut être averti que des informations supplémentaires sont nécessaires.

Rendre les procédures de notes de frais mobiles est encore mieux
Attendre d'arriver au bureau avec une pile de reçus pour remplir un formulaire de note de frais est inefficace. Mais si vous rendez votre système électronique de notes de frais mobile, vous ajoutez un niveau de confort supplémentaire pour vos employés en déplacement. Lorsqu'une employée peut utiliser sa tablette pour travailler sur une note de frais pendant une escale, puis la terminer dans le train pour se rendre au travail le lendemain matin, elle peut être sûre que le remboursement sera rapide et qu'elle pourra s'occuper de choses plus importantes une fois de retour au bureau.

La déclaration électronique des dépenses facilite les audits
Que vos notes de frais soient ou non vérifiées par des organismes extérieurs, la plupart des entreprises souhaitent évaluer périodiquement leur processus de déclaration de dépenses. Lorsque le processus est sans papier, en ligne et mobile, des pistes d'audit peuvent être constituées automatiquement au fur et à mesure des étapes, et il y a toujours une trace de qui a approuvé quoi. Si des questions se posent, il est beaucoup plus facile de revérifier une note de frais électronique que de fouiller dans une armoire à dossiers en espérant que tous les reçus ont réussi à rester attachés.

La mise à jour des procédures devient également plus facile
Les formulaires de notes de frais sur papier peuvent devenir rapidement obsolètes. Les indemnités journalières et les taux kilométriques changent d'une année à l'autre, et peuvent être différents selon les lieux. Avec la déclaration de frais électronique, il est simple de modifier ces paramètres, car vous les changez une fois et vous n'avez pas à vous soucier de savoir si quelqu'un utilise un formulaire périmé. Si le calcul utilisé pour déterminer le remboursement change, il peut être modifié une fois dans le flux de travail et s'appliquer immédiatement à tous. Vous pouvez être sûr que chaque employé utilise à tout moment le dernier outil de déclaration de frais.

Le logiciel de gestion des flux de travail est la clé pour rendre les notes de frais efficaces et précises. ProcessMaker est un logiciel de flux de travail à code source ouvert que les non-informaticiens peuvent utiliser pour créer des formulaires de notes de frais et des flux de travail ou tout autre type de flux de travail électronique. ProcessMaker dispose d'un certain nombre d'outils et de modèles intégrés pour vous aider à démarrer, et parce qu'il est open-source, votre équipe informatique peut le personnaliser encore plus si vous le souhaitez. Mieux encore, vous pouvez tester gratuitement l'édition Enterprise de ProcessMaker ou télécharger l'édition Community de ProcessMaker. C'est la boîte à outils dont vous avez besoin pour moderniser et rationaliser votre processus de déclaration des dépenses.