So beschleunigen Sie die Bearbeitung Ihrer Spesenabrechnungen

elektronische Kostenabrechnung

Spesenabrechnungen sind oft schwierig zu handhaben. Einerseits wollen Sie es einfach machen, damit die Mitarbeiter ihre Spesenabrechnungen rechtzeitig einreichen und die Kreditorenbuchhaltung sie umgehend erstatten kann. Andererseits sollen die Spesenabrechnungen nicht so locker sein, dass die Mitarbeiter leichtfertig Spesen geltend machen können.
Auf der anderen Seite können zu komplizierte Spesenabrechnungen zu Unmut bei den Mitarbeitern führen, die versucht sein könnten, die Ausgaben zu übertreiben, um sich für das mühsame Ausfüllen der Spesenabrechnung zu entschädigen. Im Allgemeinen ist es für Unternehmen, die keinen Pauschalsatz verwenden, angemessen, Preis- und Datumsangaben sowie Belege zu verlangen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie den Prozess der Spesenabrechnung beschleunigen können.

Verzichten Sie auf Papier, wo immer es möglich ist
Papierformulare für Spesenabrechnungen können unleserlich sein, leicht verloren gehen und sind fehleranfällig. Wenn Sie die Formulare für Spesenabrechnungen elektronisch erstellen und JPEG-Fotos von Quittungen oder elektronische Quittungen zulassen, können Sie diese Probleme wirksam angehen. Wenn ein Mitarbeiter keine elektronische Quittung erhalten kann, kann er mit seinem Handy ein Foto einer Quittung machen und dieses mit der elektronischen Spesenabrechnung verwenden. Auf diese Weise vermeiden Sie verlorene oder kaffeebefleckte Formulare, unleserliche Handschrift und verschmierte Tinte auf Quittungen.
Außerdem kann die elektronische Spesenabrechnung so gestaltet werden, dass die Benutzer methodisch durch den Prozess geführt werden. Eine Reihe von Schritten kann verwendet werden, wenn die Person an einer wissenschaftlichen Konferenz teilgenommen hat, während eine andere Reihe von Schritten verwendet werden kann, wenn der Mitarbeiter ein Treffen mit einem Kunden hatte. Die Arbeitsabläufe können so gestaltet werden, dass sie die Arten von Geschäftsreisen, die Ihre Mitarbeiter am häufigsten unternehmen, berücksichtigen und sicherstellen, dass keine Schritte ausgelassen werden und alle rechtmäßigen Ausgaben erstattet werden.

Elektronische Workflows halten Spesenabrechnungen auf Kurs
Sie können elektronische Formulare und Quittungen in einen bequemen Online-Workflow integrieren, der es den Mitarbeitern ermöglicht, Spesenabrechnungen auszufüllen, elektronische Quittungen beizufügen und sie dann online zu übermitteln, so dass die zuständigen Genehmigungsbehörden automatisch benachrichtigt werden, dass ihre Eingabe erforderlich ist. Wenn die Genehmigungsbehörden eine Spesenabrechnung genehmigen, können sie diese an die Kreditorenbuchhaltung weiterleiten, die automatisch benachrichtigt wird und den Erstattungsprozess einleiten kann. Wenn es ein Problem mit einer Spesenabrechnung gibt, kann der Mitarbeiter benachrichtigt werden, dass weitere Informationen benötigt werden.

Spesenabrechnungsverfahren mobil machen ist noch besser
Es ist ineffizient, mit einem Stapel von Quittungen im Büro zu warten, um ein Spesenabrechnungsformular auszufüllen. Wenn Sie jedoch Ihre elektronische Spesenabrechnung mobil gestalten, bieten Sie Ihren reisenden Mitarbeitern einen zusätzlichen Komfort. Wenn ein Mitarbeiter während eines Zwischenstopps mit seinem Tablet an einer Spesenabrechnung arbeiten kann und diese dann am nächsten Morgen im Zug zur Arbeit fertigstellt, kann er sich darauf verlassen, dass die Erstattung schnell erfolgt, und kann sich nach seiner Rückkehr ins Büro um wichtigere Dinge kümmern.

Elektronische Spesenabrechnungen machen Prüfungen einfacher
Unabhängig davon, ob Ihre Spesenabrechnung von externen Agenturen geprüft wird oder nicht, wollen die meisten Unternehmen ihren Spesenabrechnungsprozess regelmäßig überprüfen. Wenn der Prozess papierlos, online und mobil abläuft, können Prüfpfade automatisch erstellt werden, wenn die Schritte abgeschlossen sind, und es gibt immer eine Aufzeichnung darüber, wer was genehmigt hat. Wenn Fragen auftauchen, ist es viel einfacher, eine elektronische Spesenabrechnung noch einmal zu überprüfen, als in einem Aktenschrank zu wühlen und zu hoffen, dass alle Quittungen hängen geblieben sind.

Auch die Aktualisierung von Verfahren wird einfacher
Papierformulare für Spesenabrechnungen können schnell veraltet sein. Die Tagessätze und Kilometersätze ändern sich von Jahr zu Jahr und können für verschiedene Standorte unterschiedlich sein. Mit der elektronischen Spesenabrechnung ist es einfach, diese Parameter zu ändern, denn Sie ändern sie einmal und müssen sich nicht darum kümmern, ob jemand ein veraltetes Formular verwendet. Wenn sich die Berechnung zur Ermittlung der Erstattung ändert, kann sie einmal im Arbeitsablauf geändert werden und gilt dann sofort für alle. So können Sie sicher sein, dass jeder Mitarbeiter jederzeit das neueste Tool für die Spesenabrechnung verwendet.

Workflow-Software ist der Schlüssel zu einer effizienten und genauen Spesenabrechnung. ProcessMaker ist eine Open-Source-Workflow-Software, die auch von Nicht-IT-Fachleuten verwendet werden kann, um Formulare und Workflows für die Spesenabrechnung oder jede andere Art von elektronischem Workflow zu erstellen. ProcessMaker verfügt über eine Reihe integrierter Tools und Vorlagen, die Ihnen den Einstieg erleichtern. Da es sich um eine Open-Source-Software handelt, kann Ihr IT-Team die Software auf Wunsch noch weiter anpassen. Das Beste von allem ist, dass Sie die ProcessMaker Enterprise Edition kostenlos testen oder die Community Edition von ProcessMaker herunterladen können. Es ist das Toolkit, das Sie brauchen, um Ihren Prozess der Spesenabrechnung zu modernisieren und zu rationalisieren.

451 Forschung: GenAI Impact Report
Demo anfordern

Demo anfordern

Erfahren Sie, wie führende Unternehmen ProcessMaker einsetzen, um ihre Abläufe durch Prozessautomatisierung zu rationalisieren.

Demo anfordern

Demo anfordern

Datenschutz-Update
Wir verwenden Cookies, um die Interaktion mit unserer Website und unseren Dienstleistungen einfach und sinnvoll zu gestalten. Cookies helfen uns, besser zu verstehen, wie unsere Website genutzt wird, und die Werbung entsprechend anzupassen.

Akzeptieren