Los procesos de información de gastos pueden ser difíciles de conseguir correctamente. Por un lado, quiere hacerlo simple, para que los empleados presenten los informes de gastos a tiempo y las cuentas por pagar puedan reembolsarlos con prontitud. Por otro lado, no quiere que los informes de gastos sean tan casuales que sea fácil para los empleados reclamar gastos frívolos.
En el otro extremo del espectro, los informes de gastos demasiado complicados pueden provocar resentimiento entre los empleados, que pueden verse tentados a exagerar los gastos para compensar la molestia de rellenar el informe de gastos en primer lugar. En general, pedir información sobre precios y fechas, además de los recibos, es razonable para las empresas que no utilizan una tarifa plana por día. Aquí hay algunas formas de acelerar el proceso de informe de gastos.
Renunciar al papel siempre que sea posible
Los formularios de informe de gastos en papel pueden ser ilegibles, fácilmente perdidos y propensos a errores. Hacer los formularios de informe de gastos electrónicos, y permitir fotos JPEG de los recibos o recibos electrónicos puede resolver estos problemas de manera efectiva. Si un empleado no puede obtener un recibo electrónico, puede tomar una foto de un recibo con su teléfono y usarla con el informe de gastos electrónico. De esta manera, se evitan los formularios perdidos o manchados de café, la escritura ilegible y la tinta manchada en los recibos.
Además, el informe electrónico de gastos puede diseñarse para que los usuarios pasen por el proceso metódicamente. Se puede utilizar un conjunto de pasos si la persona asistió a una conferencia científica, mientras que se puede utilizar otro conjunto de pasos si el empleado se reunió con un cliente. Los flujos de trabajo pueden diseñarse para acomodar los tipos de viajes de negocios que sus empleados realizan con mayor frecuencia, asegurando que no se omita ningún paso y que se reembolsen todos los gastos legítimos.
Los flujos de trabajo electrónicos mantienen los informes de gastos en orden
Se pueden integrar los formularios y recibos electrónicos en un cómodo flujo de trabajo en línea que permite a los empleados rellenar los informes de gastos, adjuntar los recibos electrónicos y luego presentarlos en línea, de modo que las autoridades competentes en materia de aprobación sean notificadas automáticamente de la necesidad de su aportación. Cuando las autoridades aprobadoras aprueban un informe de gastos, pueden presentarlo a las cuentas por pagar, que pueden ser notificadas automáticamente y comenzar el proceso de reembolso. Si hay un problema con un informe de gastos, el empleado puede ser alertado de que se necesita más información.
Hacer que los procedimientos de reporte de gastos sean móviles es aún mejor
Esperar a llegar a la oficina con una pila de recibos para llenar un formulario de informe de gastos es ineficiente. Pero si hace que su flujo de trabajo de informe de gastos electrónico sea móvil, añade una capa extra de comodidad para sus empleados que viajan. Cuando un empleado puede usar su tableta para trabajar en un informe de gastos durante una escala, y luego terminarlo en el tren para trabajar a la mañana siguiente, puede estar seguro de que el reembolso será rápido y podrá ocuparse de cosas más importantes una vez de vuelta en la oficina.
El informe electrónico de gastos facilita las auditorías
Independientemente de que su informe de gastos sea auditado o no por agencias externas, la mayoría de las compañías quieren evaluar su proceso de informe de gastos periódicamente. Cuando el proceso es sin papel, en línea y móvil, los registros de auditoría se pueden armar automáticamente a medida que se completan los pasos, y siempre hay un registro de quién aprobó qué. Si surgen preguntas, es mucho más fácil volver a comprobar un informe de gastos electrónico que buscar en un archivador y esperar que todos los recibos logren permanecer adjuntos.
Actualizar los procedimientos también se hace más fácil
Los formularios de informe de gastos en papel pueden quedar obsoletos rápidamente. Las tasas de dietas y las tasas de kilometraje cambian de año en año, y tal vez sean diferentes para diferentes lugares. Con el informe de gastos electrónico, cambiar estos parámetros es simple, porque los cambias una vez y no tienes que preocuparte de si alguien está usando un formulario anticuado. Si el cálculo utilizado para determinar el reembolso cambia, puede cambiarse una vez en el flujo de trabajo y aplicarse inmediatamente a todos. Puede estar seguro de que cada empleado está utilizando la última herramienta de informe de gastos en todo momento.
El software de flujo de trabajo es la clave para que los informes de gastos sean eficientes y precisos. ProcessMaker es un software de flujo de trabajo de código abierto que pueden utilizar los no profesionales de TI para crear formularios de informes de gastos y flujos de trabajo o cualquier otro tipo de flujo de trabajo electrónico. ProcessMaker tiene una serie de herramientas y plantillas incorporadas para ayudarle a empezar, y como es de código abierto, su equipo de TI puede personalizarlo aún más si lo desea. Lo mejor de todo es que usted puede probar gratuitamente el ProcessMaker Enterprise Edition, o descargar la Community Edition de ProcessMaker. Es el kit de herramientas que necesita para modernizar y agilizar su proceso de reporte de gastos.