Comment mieux maîtriser votre processus de gestion des actifs

La gestion des actifs est un concept large qui définit essentiellement la manière dont votre entreprise comptabilise les différents types d'actifs, tels que les ordinateurs, les outils ou les véhicules de société. Il est important de garder une trace du nombre d'actifs que possède votre entreprise, des personnes qui les utilisent, du moment où ils ont besoin d'un service et de la date à laquelle ils doivent être remplacés.

Pour une entreprise de toute taille, la gestion des actifs peut être une corvée, surtout si elle se fait sur papier ou même sur des feuilles de calcul. Avec le papier, vous avez tous les problèmes habituels d'écriture illisible, de papiers perdus ou endommagés, d'erreurs d'orthographe et de devoir tout classer. Avec les feuilles de calcul, la mise à jour peut être une corvée, et il n'est pas rare que les feuilles de calcul soient créées, remplies une fois et oubliées.
Mais vous pouvez utiliser un logiciel de gestion des flux de travail pour vous occuper de la gestion des actifs sans avoir à manipuler des tonnes de papier ou de feuilles de calcul que personne ne se soucie de consulter ou de mettre à jour. Voici quelques moyens par lesquels les logiciels de gestion des flux de travail peuvent vous aider à améliorer radicalement votre processus de gestion des actifs.

Gestion du matériel informatique
Essayer de gérer le matériel informatique avec un tableur peut non seulement prendre beaucoup de temps, mais aussi être imprécis et difficile à tenir à jour. Si plusieurs personnes sont autorisées à attribuer du matériel informatique, elles doivent toutes mettre à jour le système, sinon de gros problèmes peuvent survenir. Par exemple, le service informatique peut penser qu'il dispose d'un ordinateur portable qui peut être affecté à une nouvelle recrue alors qu'en fait le dernier a déjà été affecté et que personne ne s'est donné la peine de mettre à jour le tableur. Avec un processus de flux de travail pour la gestion des actifs informatiques, cependant, les inventaires peuvent être automatiquement mis à jour à chaque fois qu'un équipement est affecté. À tout moment, le personnel peut savoir combien d'actifs l'entreprise possède, à qui ils sont affectés et quand ils doivent être mis à niveau ou mis à la retraite.

Gestion des logiciels et des licences informatiques
Le matériel n'est pas la seule chose qui doit être gérée. La gestion des licences logicielles est tout aussi importante. Si votre entreprise fait l'objet d'un audit par un éditeur de logiciels et qu'il s'avère qu'il y a plus d'installations de logiciels que de licences, vous pourriez être condamné à de lourdes amendes. Mais avec un logiciel de gestion des flux de travail, vous pouvez gérer les licences de logiciels du début à la fin. Chaque fois qu'une personne se voit attribuer une licence de logiciel, le nombre de licences est mis à jour de sorte que le nombre d'installations de logiciels correspond toujours au nombre de licences de logiciels. Ensuite, si votre entreprise fait l'objet d'un audit par un éditeur de logiciels, elle dispose des documents prouvant qu'elle est en conformité.

Gestion des outils pour les employés
Si vos employés utilisent des outils dans leur travail, il est important d'en garder la trace, car le remplacement d'outils de haute qualité est coûteux. Supposons que votre entreprise distribue une boîte à outils standard à ses employés sur le terrain. Chaque outil de la boîte à outils peut être comptabilisé, et si un remplacement est nécessaire, les niveaux d'inventaire de cet outil sont mis à jour. Si vos employés quittent l'entreprise avec des outils moins fréquemment utilisés, le processus de départ peut être géré avec logiciel de flux de travail afin que les responsables des outils puissent savoir qui possède quel outil à un moment donné.

Gestion du pool de transport
Il est essentiel de garder une trace des véhicules de l'entreprise et de leur utilisation afin de les maintenir en bon état de marche et de s'assurer que tous les entretiens de routine sont effectués. Il est inefficace de demander aux employés de tenir des registres sur papier de l'utilisation des véhicules de l'entreprise, ce qui est source d'erreurs et prend trop de temps à organiser. En revanche, avec un logiciel de gestion des flux de travail, la gestion du parc de transport est beaucoup plus facile. Les employés peuvent demander des véhicules, saisir l'heure d'utilisation, le kilométrage de départ et d'arrivée, et toute note pertinente. Le système peut même informer le chef des transports lorsqu'un véhicule doit faire l'objet d'un entretien de routine.

La gestion des actifs n'a pas besoin d'être un travail manuel intensif
La gestion d'actifs est l'un des meilleurs moyens de contrôler les dépenses des entreprises. Avec un excellent programme de gestion des actifs, votre entreprise peut comptabiliser chaque pièce de matériel informatique, chaque licence de logiciel, chaque outil et chaque véhicule à tout moment. La gestion des actifs peut être étendue à d'autres actifs, tels que les appareils mobiles ou le mobilier de bureau.
ProcessMaker est un logiciel de gestion des flux de travail conçu pour être utilisé par des personnes non spécialisées pour définir, rationaliser et gérer des flux de travail comme ceux conçus pour la gestion des actifs. ProcessMaker est livré avec un certain nombre de modèles intégrés et est entièrement personnalisable pour les besoins de chaque utilisateur. Mieux encore, vous pouvez télécharger gratuitement l'édition communautaire de ProcessMaker ou essayer l'édition entreprise de ProcessMaker. La gestion des actifs est trop importante pour la laisser aux processus et aux feuilles de calcul sur papier.