Cómo controlar mejor su proceso de gestión de activos

La gestión de activos es un concepto amplio que básicamente define la forma en que su empresa contabiliza diversos tipos de activos, como computadoras, herramientas o vehículos de la empresa. Es importante llevar un registro de cuántos activos posee su empresa, quién los utiliza, cuándo necesitan servicio y cuándo deben ser reemplazados.

En una empresa de cualquier tamaño, la gestión de activos puede ser una tarea, sobre todo si se hace en papel o incluso en hojas de cálculo. Con el papel, tienes todos los problemas habituales de escritura ilegible, papeles perdidos o dañados, faltas de ortografía, y tener que archivarlo todo. Con las hojas de cálculo, la actualización puede ser una tarea, y no es raro que las hojas de cálculo se creen, se rellenen una vez y se olviden.
Pero puede utilizar el software de flujo de trabajo para ocuparse de la gestión de activos de una forma que no implique resmas de papel u hojas de cálculo que nadie se moleste en mirar o actualizar. A continuación, le presentamos algunas formas en que el software de flujo de trabajo puede ayudarle a mejorar radicalmente su proceso de administración de activos.

Administración del hardware de la computadora...
Tratar de manejar el hardware de la computadora con una hoja de cálculo puede ser no sólo intensivo en tiempo sino también inexacto y difícil de mantener actualizado. Si se permite que más de una persona asigne el equipo de computación, todas tienen que actualizar el sistema, o de lo contrario pueden surgir grandes problemas. Por ejemplo, el departamento de informática puede pensar que tiene una computadora portátil que puede ser asignada a un nuevo empleado cuando en realidad la última ya fue asignada y nadie se molestó en actualizar la hoja de cálculo. Sin embargo, con un proceso de flujo de trabajo para la gestión de los activos informáticos, los recuentos de inventario pueden actualizarse automáticamente cada vez que se asigna un equipo. En cualquier momento, el personal puede saber cuántos activos tiene la empresa, a quién están asignados y cuándo deben actualizarse o retirarse.

Administración de software y licencias de computadoras
El hardware no es la única cosa que tiene que ser manejada. La gestión de las licencias de software es igualmente importante. Si su empresa es auditada por una compañía de software y se descubre que tiene más instalaciones de software que licencias, podría enfrentarse a fuertes multas. Pero con el software de flujo de trabajo, puedes administrar las licencias de software de principio a fin. Cada vez que se asigna una licencia de software a alguien, el recuento de licencias se actualiza para que el número de instalaciones de software siempre coincida con el número de licencias de software. Entonces, si su empresa es auditada por una empresa de software, tiene los registros para probar que está en conformidad.

Administración de herramientas para empleados
Si sus empleados usan herramientas en su trabajo, es importante que las controlen, porque las herramientas de alta calidad son caras de reemplazar. Digamos que su compañía emite un juego de herramientas estándar para sus empleados de campo. Cada herramienta del kit de herramientas puede ser contabilizada, y si se necesita un reemplazo, se actualizan los niveles de inventario de esa herramienta. Si sus empleados comprueban las herramientas de uso menos frecuente, el proceso de comprobación puede ser gestionado con software de flujo de trabajo para que quien esté a cargo de las herramientas pueda aprender quién tiene qué herramienta en un momento dado.

Manejando el grupo de transporte
El seguimiento de los vehículos de la empresa y su uso es fundamental para mantenerlos en buenas condiciones de funcionamiento y asegurarse de que se realiza todo el mantenimiento de rutina. Hacer que los empleados lleven registros en papel del uso de los vehículos de la empresa es ineficiente, propenso a errores y lleva demasiado tiempo organizarlo. Sin embargo, con el software de flujo de trabajo, la gestión del parque de transporte es mucho más fácil. Los empleados pueden solicitar vehículos, introducir el tiempo de uso, el kilometraje inicial y final, y cualquier nota pertinente. El sistema puede incluso notificar al jefe de transporte cuando un vehículo debe ser sometido a un mantenimiento rutinario.

La gestión de activos no tiene que ser una tarea manual intensiva
La gestión de activos es una de las mejores maneras de mantener el gasto de la empresa bajo control. Con un gran programa de administración de activos, su compañía puede contabilizar cada pieza de hardware, cada licencia de software, cada herramienta y cada vehículo en cualquier momento. La administración de activos puede ampliarse para incluir cualquier número de otros activos también, como dispositivos móviles o mobiliario de oficina.
ProcessMaker es un software de flujo de trabajo diseñado para ser utilizado por personas no técnicas para definir, agilizar y administrar flujos de trabajo como los diseñados para la administración de activos. ProcessMaker viene con un número de plantillas incorporadas y es totalmente personalizable para las necesidades de cada usuario. Mejor aún, usted puede descargar la Community Edition de ProcessMaker de forma gratuita o probar la Enterprise Edition de Process Maker. La administración de activos es demasiado importante para dejar los procesos y hojas de cálculo en papel.