Vermögensverwaltung ist ein weit gefasstes Konzept, das im Wesentlichen definiert, wie Ihr Unternehmen über verschiedene Arten von Vermögenswerten wie Computer, Werkzeuge oder Firmenfahrzeuge Buch führt. Es ist wichtig, den Überblick darüber zu behalten, wie viele Anlagen Ihr Unternehmen besitzt, wer sie nutzt, wann sie gewartet und wann sie ersetzt werden müssen.
In Unternehmen jeder Größe kann die Verwaltung von Vermögenswerten eine lästige Pflicht sein, vor allem, wenn alles auf Papier oder sogar in Tabellenkalkulationen erfolgt. Bei Papier gibt es die üblichen Probleme mit unleserlicher Handschrift, verlorenen oder beschädigten Papieren, Rechtschreibfehlern und der Notwendigkeit, alles abzulegen. Bei Tabellenkalkulationen kann die Aktualisierung eine lästige Pflicht sein, und es ist nicht ungewöhnlich, dass Tabellenkalkulationen erstellt, einmal ausgefüllt und dann vergessen werden.
Aber mit Hilfe von Workflow-Software können Sie die Anlagenverwaltung auf eine Art und Weise erledigen, die keine Unmengen von Papier oder Tabellenkalkulationen erfordert, die niemand mehr anschaut oder aktualisiert. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Workflow-Software Ihnen helfen kann, Ihren Asset-Management-Prozess radikal zu verbessern.
Verwaltung von Computer-Hardware
Der Versuch, Computerhardware mit einer Tabelle zu verwalten, kann nicht nur zeitaufwändig, sondern auch ungenau und schwer zu aktualisieren sein. Wenn mehr als eine Person für die Zuweisung von Computerausrüstung zuständig ist, müssen alle das System aktualisieren, sonst kann es zu großen Problemen kommen. So könnte die IT-Abteilung beispielsweise der Meinung sein, dass sie einen Laptop hat, der einem neuen Mitarbeiter zugewiesen werden kann, obwohl der letzte Laptop bereits zugewiesen war und sich niemand die Mühe gemacht hat, die Tabelle zu aktualisieren. Mit einem Workflow-Prozess für die Verwaltung von Computer-Assets können die Bestandszahlen jedoch jedes Mal automatisch aktualisiert werden, wenn ein Gerät zugewiesen wird. Die Mitarbeiter wissen jederzeit, wie viele Geräte das Unternehmen besitzt, wem sie zugewiesen sind und wann sie aufgerüstet oder ausgemustert werden müssen.
Verwaltung von Computersoftware und Lizenzen
Die Hardware ist nicht das Einzige, was verwaltet werden muss. Die Verwaltung von Softwarelizenzen ist ebenso wichtig. Sollte Ihr Unternehmen von einem Softwarehersteller überprüft werden und feststellen, dass Sie mehr Installationen der Software als Lizenzen haben, könnten Sie mit hohen Geldstrafen rechnen. Mit einer Workflow-Software können Sie Softwarelizenzen jedoch von Anfang bis Ende verwalten. Jedes Mal, wenn jemandem eine Softwarelizenz zugewiesen wird, wird die Anzahl der Lizenzen aktualisiert, so dass die Anzahl der Softwareinstallationen immer mit der Anzahl der Softwarelizenzen übereinstimmt. Wenn Ihr Unternehmen dann von einem Softwareunternehmen geprüft wird, hat es die Aufzeichnungen, um zu beweisen, dass es die Vorschriften einhält.
Verwaltung von Mitarbeiter-Tools
Wenn Ihre Mitarbeiter bei ihrer Arbeit Werkzeuge verwenden, ist es wichtig, den Überblick darüber zu behalten, denn hochwertige Werkzeuge sind teuer zu ersetzen. Angenommen, Ihr Unternehmen stellt seinen Außendienstmitarbeitern einen Standardwerkzeugsatz zur Verfügung. Jedes Werkzeug im Werkzeugsatz kann erfasst werden, und wenn ein Ersatz benötigt wird, werden die Lagerbestände für dieses Werkzeug aktualisiert. Wenn Ihre Mitarbeiter weniger häufig benutzte Werkzeuge ausleihen, kann der Ausleihvorgang mit Workflow-Software So kann derjenige, der für die Werkzeuge zuständig ist, jederzeit erfahren, wer welches Werkzeug hat.
Verwaltung des Fuhrparks
Es ist wichtig, den Überblick über die Firmenfahrzeuge und ihre Nutzung zu behalten, um sie in einem guten Zustand zu halten und sicherzustellen, dass alle Routinewartungen durchgeführt werden. Es ist ineffizient, fehleranfällig und zeitaufwändig, wenn die Mitarbeiter Aufzeichnungen über die Nutzung von Firmenfahrzeugen auf Papier führen. Mit einer Workflow-Software ist die Verwaltung des Fuhrparks jedoch viel einfacher. Die Mitarbeiter können Fahrzeuge anfordern, den Zeitpunkt der Nutzung, den Anfangs- und Endkilometerstand und alle relevanten Notizen eingeben. Das System kann den Transportleiter sogar benachrichtigen, wenn ein Fahrzeug zur routinemäßigen Wartung fällig ist.
Vermögensverwaltung muss keine handarbeitsintensive Aufgabe sein
Die Anlagenverwaltung ist eine der besten Möglichkeiten, die Unternehmensausgaben unter Kontrolle zu halten. Mit einem guten Asset-Management-Programm kann Ihr Unternehmen jederzeit über jedes Stück Computerhardware, jede Softwarelizenz, jedes Werkzeug und jedes Fahrzeug Rechenschaft ablegen. Die Anlagenverwaltung kann auch auf eine beliebige Anzahl anderer Vermögenswerte wie mobile Geräte oder Büromöbel erweitert werden.
ProcessMaker ist eine Workflow-Software, die auch von technisch nicht versierten Personen genutzt werden kann, um Workflows zu definieren, zu rationalisieren und zu verwalten, wie sie für das Asset Management entwickelt wurden. ProcessMaker wird mit einer Reihe integrierter Vorlagen geliefert und lässt sich vollständig an die Bedürfnisse des jeweiligen Benutzers anpassen. Noch besser: Sie können die Community Edition von ProcessMaker kostenlos herunterladen oder die Enterprise Edition von Process Maker ausprobieren. Die Verwaltung von Anlagen ist zu wichtig, um sie Papierprozessen und Tabellenkalkulationen zu überlassen.
