Comment créer un diagramme de processus d'entreprise

Lesprocessus d'entreprise sont une méthode pour réaliser des activités commerciales au sein d'une entreprise. Lorsque vous commencez par une conception visuelle de votre processus d'entreprisevous comprenez mieux comment exécuter le processus et si des modifications sont nécessaires pour l'optimiser.

Qu'est-ce qu'un diagramme de processus d'entreprise ?

La meilleure représentation d'un processus commercial est un diagramme de processus commercial. L'objectif est de créer une conception simplifiée des processus d'entreprise afin que chaque partie prenante puisse comprendre le flux et les activités impliqués. Pour la plupart, les diagrammes de processus commerciaux représentent le flux complet d'un processus commercial, et ils ne tiennent pas compte des exceptions qui peuvent se produire.

Les principaux avantages

Visibilité

Il est essentiel de visualiser la manière dont les processus commerciaux se déroulent au sein de votre organisation sans qu'il soit nécessaire de les contrôler manuellement. En outre, les membres de votre équipe bénéficieront d'une meilleure transparence, de sorte qu'ils sauront ce qui se passe à chaque étape. Vous pouvez effectuer également une analyse des processus d'entreprise si des problèmes surviennent ou si vous êtes prêt à optimiser.

Une productivité accrue

Lorsque vous automatisez des tâches manuelles, vous réduisez les redondances, les erreurs humaines et les tâches qui prennent du temps. Par conséquent, vous pouvez renforcer l'efficacité opérationnelle et la productivité globale. Commencer avec un diagramme de processus d'entreprise est un pas dans la bonne direction.

Cyber sécurité et conformité

La cartographie de vos processus d'entreprise vous donne la possibilité de créer des flux de travail plus détaillés, avec toute la documentation et tous les enregistrements nécessaires pour répondre aux normes de conformité. La création d'un processus commercial vérifiable améliore également la sécurité, car chaque activité est suivie et contrôlée en cours de route.

Comment créer un diagramme de processus d'entreprise

Tout d'abord, créez une liste de toutes les tâches requises dans le cadre du processus d'entreprise. Ensuite, tracez une ligne entre les tâches humaines et les tâches système. Les tâches humaines sont celles qui nécessitent des approbations, des apports humains et une certaine forme d'intervention.

Les tâches du système font référence aux activités automatisées qui ne nécessitent pas d'intervention humaine. Certaines de ces tâches peuvent inclure l'envoi de courriels, la saisie de données, l'extraction d'informations dans des bases de données et l'analyse de données.

Maintenant que les tâches sont documentées et séparées, il est temps de décider de la séquence. Elle s'appuiera sur le flux des processus opérationnels. Selon la manière dont vous souhaitez que les données circulent, vous pouvez ajouter des tâches parallèles. Ensuite, ajoutez une date limite à chaque tâche.

1. Ajouter les principaux éléments - Il est essentiel de déterminer à la fois les intrants et les résultats associés, ainsi que les activités. La saisie de données est considérée comme un intrant. Les extrants sont les résultats du processus.
2. Désignez l'ordre - Créez un ordre chronologique dans votre diagramme de processus d'entreprise.
3. Désignez un symbole approprié pour chaque activité - Utilisez les bons symboles pour noter chaque type d'activité. Il est ainsi plus facile pour les parties prenantes d'identifier et de comprendre le déroulement des opérations. En fonction de votre niveau d'expérience des diagrammes de processus, vous pouvez choisir des notations et des symboles BPM simples ou plus complexes.
4. Connecter les activités - Les connecteurs sont désignés par des lignes, des points et des flèches. Les connecteurs permettent de représenter l'ordre chronologique du processus d'entreprise.
5. Déterminer le début et la fin d'un processus - Il arrive que les membres de l'équipe oublient le moment où un processus se termine. Cependant, il est essentiel de savoir quand un processus commence et se termine. Ainsi, vous pouvez fixer des limites pour chaque partie prenante.
6. Passez au numérique - Utilisez ProcessMaker pour automatiser vos tâches manuelles et numériser votre processus d'entreprise.
7. Définir les conditions et l'attribution des rôles des utilisateurs - Définir l'accès des utilisateurs et ajouter des attributions de rôles pertinentes aux parties prenantes désignées.
8. Examiner le diagramme - Prêt à utiliser votre diagramme de processus d'entreprise ? Vous pouvez voir qu'il est beaucoup plus facile à comprendre maintenant. À ce stade, revoyez le diagramme autant de fois que nécessaire jusqu'à ce que vous ayez une représentation précise du processus d'entreprise souhaité.

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