Geschäftsprozesse sind eine Methode zur Durchführung von Geschäftsaktivitäten innerhalb eines Unternehmens. Wenn Sie mit einer visuellen Entwurf Ihres Geschäftsprozessesbeginnen, haben Sie ein umfassenderes Verständnis davon, wie der Prozess ausgeführt wird und ob Änderungen erforderlich sind, um ihn zu optimieren.
Was ist ein Geschäftsprozessdiagramm?
Die beste Darstellung eines Geschäftsprozesses ist ein Geschäftsprozessdiagramm. Ziel ist es, einen vereinfachten Entwurf von Geschäftsprozessen zu erstellen, damit jeder Beteiligte den Ablauf und die damit verbundenen Aktivitäten verstehen kann. In den meisten Fällen stellen Geschäftsprozessdiagramme den vollständigen Ablauf eines Geschäftsprozesses dar und berücksichtigen keine Ausnahmen, die auftreten können.
Die wichtigsten Vorteile
Sichtbarkeit
Es ist von entscheidender Bedeutung, den Ablauf von Geschäftsprozessen innerhalb Ihres Unternehmens zu visualisieren, ohne dass eine manuelle Überwachung erforderlich ist. Außerdem erhalten Ihre Teammitglieder eine bessere Transparenz, so dass sie bei jedem Schritt wissen, was vor sich geht. Sie können auch eine Geschäftsprozessanalyse durchführen durchführen, wenn Probleme auftreten oder wenn Sie bereit sind zu optimieren.
Erhöhte Produktivität
Wenn Sie manuelle Aufgaben automatisieren, verringern Sie Redundanzen, menschliche Fehler und zeitraubende Aufgaben. Infolgedessen können Sie die betriebliche Effizienz und die Gesamtproduktivität steigern. Die Erstellung eines Geschäftsprozessdiagramms ist der richtige Schritt in diese Richtung.
Cybersicherheit und Compliance
Die Abbildung Ihrer Geschäftsprozesse bietet die Möglichkeit, detailliertere Arbeitsabläufe mit allen erforderlichen Unterlagen und Aufzeichnungen zu erstellen, um die Compliance-Standards zu erfüllen. Die Erstellung eines überprüfbaren Geschäftsprozesses verbessert auch die Sicherheit, da jede Aktivität verfolgt und überwacht werden kann.
Wie man ein Geschäftsprozessdiagramm erstellt
Erstellen Sie zunächst eine Liste aller Aufgaben, die im Rahmen des Geschäftsprozesses anfallen. Ziehen Sie dann eine Trennlinie zwischen menschlichen Aufgaben und Systemaufgaben. Menschliche Aufgaben sind solche, die menschliche Genehmigungen, menschliche Eingaben und irgendeine Form von Intervention erfordern.
Systemaufgaben beziehen sich auf automatisierte Aktivitäten, die keine menschliche Beteiligung erfordern. Zu diesen Aufgaben gehören beispielsweise das Versenden von E-Mails, die Datenerfassung, das Extrahieren von Informationen aus Datenbanken und die Analyse von Daten.
Nun, da die Aufgaben dokumentiert und getrennt sind, ist es an der Zeit, die Reihenfolge festzulegen. Sie richtet sich nach dem Ablauf des Geschäftsprozesses. Je nachdem, wie die Daten fließen sollen, können Sie parallele Aufgaben hinzufügen. Fügen Sie dann zu jeder Aufgabe eine Frist hinzu.
- Fügen Sie die Hauptkomponenten hinzu - Es ist wichtig, sowohl die Inputs als auch die zugehörigen Outputs und deren Aktivitäten zu ermitteln. Die Dateneingabe wird als Input betrachtet. Outputs sind die Ergebnisse des Prozesses.
- Bestimmen Sie die Reihenfolge - Erstellen Sie eine chronologische Reihenfolge in Ihrem Geschäftsprozessdiagramm.
- Benennen Sie für jede Aktivität ein passendes Symbol - Verwenden Sie die richtigen Symbole, um jede Art von Aktivität zu kennzeichnen. Dadurch wird es für die Beteiligten einfacher, den Workflow zu identifizieren und zu verstehen. Je nachdem, wie viel Erfahrung Sie mit Geschäftsprozessdiagrammen haben, können Sie einfache oder komplexere BPM-Notationen und Symbole wählen.
- Verbinden Sie die Aktivitäten - Verbindungselemente werden als Linien, Punkte und Pfeile bezeichnet. Verbindungslinien helfen dabei, die chronologische Reihenfolge des Geschäftsprozesses darzustellen.
- Bestimmen Sie den Beginn und das Ende eines Prozesses - Manchmal vergessen die Teammitglieder, wann ein Prozess endet. Es ist jedoch wichtig, zu wissen, wann ein Prozess beginnt und endet. So können Sie für jeden Beteiligten Grenzen setzen.
- Werden Sie digital - Nutzen Sie ProcessMaker, um Ihre manuellen Aufgaben zu automatisieren und Ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren.
- Legen Sie Bedingungen und Benutzerrollenzuweisungen fest - Legen Sie den Benutzerzugang fest und fügen Sie die entsprechenden Rollenzuweisungen für bestimmte Beteiligte hinzu.
- Überprüfen Sie das Diagramm - Sind Sie bereit, Ihr Geschäftsprozessdiagramm zu verwenden? Wie Sie sehen können, ist es jetzt viel leichter zu verstehen. Überprüfen Sie das Diagramm jetzt so oft wie nötig, bis Sie eine genaue Darstellung Ihres gewünschten Geschäftsprozesses haben.
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