Cómo crear un diagrama de procesos de negocio

Losprocesos empresariales son un método para realizar actividades empresariales dentro de una empresa. Cuando se empieza con un diseño visual de su proceso de negociocomprenderá mejor cómo se ejecuta el proceso y si es necesario modificarlo para optimizarlo.

¿Qué es un diagrama de procesos de negocio?

La mejor representación de un proceso de negocio es un diagrama de proceso de negocio. La intención es crear un diseño simplificado de los procesos de negocio para que todos los interesados puedan entender el flujo y las actividades involucradas. En su mayor parte, los diagramas de procesos de negocio representan el flujo completo de un proceso de negocio, y no tienen en cuenta las excepciones que puedan producirse.

Los principales beneficios

Visibilidad

Es crucial visualizar cómo fluyen los procesos de negocio dentro de su organización sin necesidad de un seguimiento manual. Además, los miembros de su equipo dispondrán de una mayor transparencia, de modo que sabrán lo que ocurre en cada momento. Usted puede también realizar un análisis de los procesos de negocio en caso de que se produzcan problemas o cuando esté listo para optimizar.

Mejora de la productividad

Cuando se automatizan las tareas manuales, se mitigan las redundancias, los errores humanos y las tareas que consumen tiempo. Como resultado, puede reforzar la eficiencia operativa y la productividad general. Comenzar con un diagrama de procesos de negocio es dar el paso correcto en esta dirección.

Ciberseguridad y cumplimiento de la normativa

El trazado de los procesos empresariales garantiza la oportunidad de crear flujos de trabajo más detallados con toda la documentación y los registros necesarios para cumplir las normas. La creación de un proceso empresarial auditable también mejora la seguridad, ya que cada actividad se rastrea y supervisa a lo largo del proceso.

Cómo crear un diagrama de procesos de negocio

En primer lugar, elabore una lista de todas las tareas necesarias dentro del proceso empresarial. A continuación, trace una línea entre las tareas humanas y las del sistema. Las tareas humanas son las que requieren aprobaciones humanas, entradas humanas y alguna forma de intervención.

Las tareas del sistema se refieren a las actividades automatizadas que no requieren la participación humana. Algunas de estas tareas pueden ser el envío de correos electrónicos, la captura de datos, la extracción de información de bases de datos y el análisis de datos.

Ahora que las tareas están documentadas y separadas, es el momento de decidir la secuencia. Ésta dependerá del flujo del proceso de negocio. Dependiendo de cómo quiera que fluyan los datos, puede añadir tareas paralelas. A continuación, añada una fecha límite a cada tarea.

1. Añade los componentes principales - Es fundamental averiguar tanto las entradas como las salidas asociadas, junto con sus actividades. La entrada de datos se considera una entrada. Las salidas son los resultados del proceso.
2. Designe el orden- Cree un orden cronológico dentro de su diagrama de proceso de negocio.
3. Designe un símbolo adecuado para cada actividad - Utilice los símbolos correctos para anotar cada tipo de actividad. Como resultado, es más fácil para las partes interesadas identificar y entender el flujo de trabajo. Dependiendo de su nivel de experiencia con los diagramas de procesos de negocio, puede elegir notaciones y símbolos BPM simples o más complejos.
4. Conectar las actividades - Los conectores se designan como líneas, puntos y flechas. Los conectores ayudan a representar el orden cronológico del proceso empresarial.
5. Determinar el inicio y el final de un proceso - A veces, los miembros del equipo pueden olvidar cuándo termina un proceso. Sin embargo, es esencial saber cuándo empieza y termina un proceso. Así, podrás establecer límites para cada parte interesada.
6. Digitalice - Utilice ProcessMaker para automatizar sus tareas manuales y digitalizar sus procesos de negocio.
7. Establezca las condiciones y las asignaciones de funciones de los usuarios: determine el acceso de los usuarios y añada las asignaciones de funciones pertinentes a las partes interesadas designadas.
8. Revise el diagrama - ¿Listo para utilizar su diagrama de procesos de negocio? Puede ver que ahora es mucho más fácil de entender. En este punto, revise el diagrama tantas veces como sea necesario hasta que tenga una representación precisa de su proceso de negocio deseado.

ProcessMaker es una plataforma inteligente de gestión de procesos de negocio (BPM) de bajo código que facilita la creación de flujos de procesos de negocio rápidos. Pruebe ProcessMaker hoy para ver cómo puede gestionar fácilmente los flujos de procesos de negocio dentro de su organización.