De nombreuses organisations continuent de s'appuyer sur des processus papier. Selon une enquête menée par IDC auprès de travailleurs et de professionnels de l'informatique dans le monde entier, les difficultés et les inefficacités liées aux documents sont responsables d'une perte de productivité de 21,3 % de perte de productivité. Cette forte baisse de productivité est en grande partie due à la difficulté de localiser des documents et de trouver des informations. En fait, les employés mettent en moyenne 18 minutes pour localiser chaque document et on estime que 50 % de leur temps à chercher des informations.
Pour remédier à ces inefficacités, il faut mettre en place des procédures formelles de gestion des documents et automatiser le processus grâce à un système de gestion du flux de documents. Avec ce système, les organisations peuvent gérer le flux des documents tout au long de leur cycle de vie. La capacité de gérer l'ensemble du cycle de vie est une distinction essentielle entre la gestion des documents et gestion des dossiers. Les métadonnées des documents opèrent en coulisses pour rendre tout cela possible.
Qu'est-ce que les métadonnées des documents ?
Les métadonnées d'un document sont des informations non visuelles contenues dans un document qui fournissent un contexte supplémentaire. Par exemple, l'auteur du document et la date à laquelle il a été créé. Elles peuvent également aider à classer les documents. Par exemple, les utilisateurs peuvent préciser si un document est destiné à un usage interne uniquement ou s'il est accessible au public.
L'ajout de métadonnées à un document aide les organisations à simplifier la recherche et l'extraction de documents. En effet, les outils de recherche peuvent trier les métadonnées des documents beaucoup plus rapidement que le balayage du texte intégral d'un document. En outre, les métadonnées des documents facilitent le tri, l'acheminement, le stockage et le contrôle des documents.
Types de métadonnées de documents
Il existe de nombreux types différents de métadonnées de documents, tels que :
- Domaines. Les champs stockent les métadonnées. Chaque champ possède un ensemble unique de propriétés qui lui sont associées. Les noms, les dates, les chiffres et les devises sont des exemples de champs. Les systèmes de gestion de documents comportent souvent une option permettant de définir des champs obligatoires, de sorte que chaque nouveau document comporte les métadonnées nécessaires.
- Gabarits. Un modèle est essentiellement un groupe de champs disposés d'une certaine manière. Grâce aux modèles, les organisations peuvent saisir des métadonnées pertinentes pour automatiser la création de documents.
- Liens. Les liens sont utilisés pour associer les documents les uns aux autres. Par exemple, les comptes fournisseurs peuvent classer les factures dans un dossier "factures" pour toutes les factures reçues des entrepreneurs indépendants. Cependant, les contrats d'entrepreneurs indépendants peuvent être stockés dans un dossier intitulé "contrats d'entrepreneurs". Si ces documents sont liés, une personne souhaitant vérifier le taux horaire inclus dans une facture peut rapidement consulter le contrat d'entrepreneur indépendant.
- Versions. Les organisations utilisent souvent les versions pour garder la trace des changements et éviter de détruire une version antérieure en enregistrant par-dessus le fichier.
- Balises. Vous avez probablement rencontré des balises lorsque vous avez consulté des articles sur votre site d'information préféré. Les balises constituent un moyen simple de classer le contenu. Elles sont également utilisées pour classer les documents en fonction de leur niveau d'accès (c'est-à-dire pour un usage interne uniquement).
- Signatures numériques. Ce type est utile pour garder la trace des approbations. Par exemple, un superviseur peut ajouter une signature numérique à un document pour indiquer qu'il a été approuvé. Cela améliore la conformité, la transparence et la responsabilité au sein d'une organisation.
Rôle dans la gestion des documents
Chaque organisation utilise des métadonnées dans une certaine mesure. Cependant, pour les organisations qui créent régulièrement un grand nombre de documents, elles permettent d'ajouter une structure et un contrôle aux processus lourds en papier.
Les métadonnées des documents aident les systèmes de gestion des documents de plusieurs façons :
- Tout d'abord, l'ajout de métadonnées à un document dès sa création lui donne une identité. Un système de gestion des documents analysera automatiquement les métadonnées et acheminera le document au bon endroit.
- Deuxièmement, les métadonnées des documents permettent aux utilisateurs de trouver facilement ce qu'ils recherchent. Par exemple, en saisissant un mot clé dans votre système de gestion des documents, vous pouvez trouver des documents pertinents aussi facilement et rapidement qu'en effectuant une recherche sur Google.
- Enfin, les métadonnées des documents améliorent la collaboration en regroupant les documents connexes et en les rendant accessibles aux parties prenantes concernées.
