Viele Unternehmen verlassen sich weiterhin auf papierbasierte Prozesse. Laut einer von IDC durchgeführten Umfrage unter Arbeitnehmern und IT-Fachleuten weltweit sind Probleme mit Dokumenten und Ineffizienzen für einen 21,3 % Produktivitätsverlust. Dieser starke Produktivitätsrückgang ist vor allem auf Schwierigkeiten beim Auffinden von Dokumenten und Informationen zurückzuführen. Tatsächlich benötigen Mitarbeiter durchschnittlich 18 Minuten, um ein Dokument zu finden, und schätzungsweise 50 % ihrer Zeit für die Suche nach Informationen auf.
Um diese Ineffizienzen zu beseitigen, müssen formelle Verfahren für die Dokumentenverwaltung eingeführt und der Prozess durch ein Dokumenten-Workflow-Management-System. Mit diesem System, können Unternehmen den Fluss von Dokumenten über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verwalten. Die Fähigkeit, den gesamten Lebenszyklus zu verwalten, ist ein wesentlicher Unterschied zwischen Dokumentenmanagement und Records Management. Dokumenten-Metadaten arbeiten hinter den Kulissen und machen all dies möglich.
Was sind Dokumenten-Metadaten?
Dokument-Metadaten sind nicht-visuelle Informationen in einem Dokument, die zusätzlichen Kontext liefern. Zum Beispiel der Autor des Dokuments und das Datum, an dem es erstellt wurde. Sie können auch bei der Klassifizierung von Dokumenten helfen. So können Benutzer beispielsweise angeben, ob ein Dokument nur für den internen Gebrauch oder öffentlich zugänglich ist.
Das Hinzufügen von Metadaten zu einem Dokument hilft Unternehmen, die Suche und den Abruf von Dokumenten zu vereinfachen. Denn Suchwerkzeuge können die Metadaten eines Dokuments viel schneller durchsuchen als den Volltext eines Dokuments. Außerdem erleichtern Metadaten das Sortieren, Weiterleiten, Speichern und Kontrollieren von Dokumenten.
Arten von Dokumentenmetadaten
Es gibt viele verschiedene Arten von Dokument-Metadaten, z. B.:
- Felder. Felder speichern Metadaten. Jedem Feld ist ein eigener Satz von Eigenschaften zugeordnet. Beispiele für Felder sind Namen, Daten, Zahlen und Währungen. Dokumentenverwaltungssysteme bieten häufig die Möglichkeit, Felder als erforderlich einzustellen, damit jedes neue Dokument die erforderlichen Metadaten enthält.
- Schablonen. Eine Vorlage ist im Wesentlichen eine Gruppe von Feldern, die auf eine bestimmte Weise angeordnet sind. Mithilfe von Vorlagen können Unternehmen relevante Metadaten eingeben, um die Dokumentenerstellung zu automatisieren.
- Links. Verknüpfungen werden verwendet, um Dokumente miteinander zu verknüpfen. So kann die Kreditorenbuchhaltung beispielsweise Rechnungen in einem Ordner "Rechnungen" ablegen, in dem alle Rechnungen von unabhängigen Auftragnehmern gespeichert werden. Verträge mit unabhängigen Auftragnehmern können jedoch in einer Datei mit der Bezeichnung "Verträge mit Auftragnehmern" gespeichert werden. Wenn diese Dokumente miteinander verknüpft sind, kann jemand, der den in einer Rechnung enthaltenen Stundensatz überprüfen möchte, schnell den Vertrag mit dem unabhängigen Auftragnehmer aufrufen.
- Versionen. Unternehmen verwenden häufig Versionen, um Änderungen zu verfolgen und zu vermeiden, dass eine frühere Version durch Überspeichern der Datei zerstört wird.
- Tags. Wahrscheinlich sind Sie schon einmal auf Tags gestoßen, als Sie Artikel auf Ihrer bevorzugten Nachrichten-Website gelesen haben. Tags bieten eine einfache Möglichkeit, Inhalte zu klassifizieren. Sie werden auch verwendet, um Dokumente auf der Grundlage ihrer Zugriffsebene zu klassifizieren (d. h. nur für den internen Gebrauch).
- Digitale Signaturen. Diese Art von Unterschrift ist nützlich, um Genehmigungen zu verfolgen. Beispielsweise kann ein Vorgesetzter ein Dokument mit einer digitalen Unterschrift versehen, um anzuzeigen, dass es genehmigt wurde. Dies verbessert die Einhaltung von Vorschriften, die Transparenz und die Verantwortlichkeit innerhalb einer Organisation.
Rolle im Dokumentenmanagement
Jede Organisation verwendet in gewissem Umfang Metadaten. Für Unternehmen, die regelmäßig viele Dokumente erstellen, bieten sie jedoch eine Möglichkeit, papierlastige Prozesse zu strukturieren und zu kontrollieren.
Dokumenten-Metadaten helfen Dokumentenverwaltungssystemen in mehrfacher Hinsicht:
- Erstens wird ein Dokument durch das Hinzufügen von Metadaten bereits bei seiner Erstellung identifiziert. Ein Dokumentenmanagementsystem analysiert die Metadaten automatisch und leitet das Dokument an die richtige Stelle weiter.
- Zweitens erleichtern Dokumenten-Metadaten den Benutzern das Auffinden der gesuchten Dokumente. Wenn Sie beispielsweise ein Stichwort in Ihr Dokumentenmanagementsystem eingeben, können Sie relevante Dokumente so einfach und schnell finden wie mit einer Google-Suche.
- Schließlich verbessern Dokumenten-Metadaten die Zusammenarbeit, indem sie zusammenhängende Dokumente gruppieren und sie für die jeweiligen Beteiligten zugänglich machen.
