Muchas organizaciones siguen confiando en los procesos basados en el papel. Según una encuesta realizada por IDC entre trabajadores y profesionales de TI de todo el mundo, los problemas e ineficiencias de los documentos suponen una 21,3% de pérdida de productividad. Esta fuerte caída de la productividad se debe en gran medida a la dificultad para localizar documentos y encontrar información. De hecho, los empleados tardan una media de 18 minutos en localizar cada documento y se calcula que un 50% de su tiempo buscando información.
Para solucionar estas ineficiencias es necesario aplicar procedimientos formales de gestión de documentos y automatizar el proceso mediante un sistema de gestión del flujo de trabajo documental. Con este sistema, las organizaciones pueden gestionar el flujo de documentos a lo largo de su ciclo de vida. La capacidad de gestionar todo el ciclo de vida es una distinción clave entre la gestión de documentos frente a la de expedientes. Los metadatos de los documentos actúan entre bastidores para que todo esto sea posible.
¿Qué son los metadatos de los documentos?
Los metadatos del documento son información no visual de un documento que proporciona un contexto adicional. Por ejemplo, el autor del documento y la fecha de su creación. También pueden ayudar a clasificar los documentos. Por ejemplo, los usuarios pueden especificar si un documento es sólo para uso interno o está disponible para el público.
Añadir metadatos a un documento ayuda a las organizaciones a simplificar la búsqueda y recuperación de documentos. Esto se debe a que las herramientas de búsqueda pueden clasificar los metadatos de los documentos mucho más rápido que escanear el texto completo de un documento. Además, los metadatos de los documentos facilitan la clasificación, la distribución, el almacenamiento y el control de los mismos.
Tipos de metadatos de documentos
Hay muchos tipos diferentes de metadatos de documentos, como por ejemplo
- Campos. Los campos almacenan metadatos. Cada campo tiene su propio conjunto de propiedades asociadas. Algunos ejemplos de campos son los nombres, las fechas, los números y la moneda. Los sistemas de gestión de documentos suelen incluir una opción para establecer los campos como obligatorios, de modo que cada nuevo documento tenga los metadatos necesarios.
- Plantillas. Una plantilla es esencialmente un grupo de campos que están dispuestos de una manera determinada. Mediante las plantillas, las organizaciones pueden introducir los metadatos pertinentes para automatizar la creación de documentos.
- Enlaces. Los enlaces se utilizan para asociar documentos entre sí. Por ejemplo, las cuentas por pagar pueden archivar las facturas en una carpeta "facturas" para todas las facturas recibidas de contratistas independientes. Sin embargo, los acuerdos de los contratistas independientes podrían almacenarse en un archivo etiquetado como "acuerdos de contratistas". Si estos documentos están vinculados, entonces alguien que quiera verificar la tarifa por hora incluida en una factura podría sacar rápidamente el acuerdo del contratista independiente.
- Versiones. Las organizaciones suelen utilizar las versiones para hacer un seguimiento de los cambios y evitar destruir una versión anterior al guardar sobre el archivo.
- Etiquetas:. Es probable que haya encontrado etiquetas al ver artículos en su sitio web de noticias favorito. Las etiquetas proporcionan una forma sencilla de clasificar el contenido. También se utilizan para clasificar los documentos en función de su nivel de acceso (es decir, sólo para uso interno).
- Firmas digitales. Este tipo es útil para llevar un control de las aprobaciones. Por ejemplo, un supervisor puede añadir una firma digital a un documento para indicar que ha sido aprobado. Esto mejora el cumplimiento, la transparencia y la responsabilidad dentro de una organización.
Papel en la gestión de documentos
Todas las organizaciones utilizan los metadatos en cierta medida. Sin embargo, para las organizaciones que crean regularmente muchos documentos, proporcionan un medio para añadir estructura y control a los procesos con mucho papel.
Los metadatos de los documentos ayudan a los sistemas de gestión documental de varias maneras:
- En primer lugar, la adición de metadatos a un documento en cuanto se crea le da una identificación. Un sistema de gestión de documentos analizará automáticamente los metadatos y dirigirá el documento al lugar correcto.
- En segundo lugar, los metadatos de los documentos facilitan que los usuarios encuentren lo que buscan. Por ejemplo, introduciendo una palabra clave en el sistema de gestión de documentos, se pueden encontrar los documentos pertinentes con la misma facilidad y rapidez con que se realiza una búsqueda en Google.
- Por último, los metadatos de los documentos mejoran la colaboración al agrupar los documentos relacionados y hacerlos accesibles a las partes interesadas.
