En quoi la gestion des documents et des archives diffère-t-elle ?

De nombreuses organisations estiment que la gestion des documents (DM) et la gestion des dossiers (RM) nécessitent les mêmes processus. Cependant, il existe des différences essentielles. A Le système de gestion des documents est conçu pour faciliter la fonctionnalité des documents vivantsqui peut être décliné en plusieurs versions. Un document peut avoir plusieurs états, par exemple un projet, un cheminement pour approbation, une approbation, etc. Avec le bon système de gestion des documents, vous pouvez examiner et approuver des documents et les publier pour une utilisation numérique. D'autre part, vous pouvez retirer un document. Par conséquent, il est obsolète et est appelé un document ou une entité statique.

Un système de gestion des documents gère des documents ou des enregistrements périmés - parfois aussi appelés entités non vivantes. Ils sont stockés et attribués. En fonction des politiques de conservation, vous pouvez les détruire de façon permanente. Un système RM et DM a besoin que les utilisateurs finaux puissent rechercher, récupérer et visualiser le contenu. Comme vous pouvez le constater, il existe des différences fondamentales tout en ayant un certain chevauchement.

Vous trouverez ci-dessous une liste des différences à prendre en compte lors de l'extension de vos systèmes de gestion des ressources humaines et de gestion des déchets :

Gestion des documents

La gestion des documents suivra le processus de création des documents jusqu'à leur achèvement afin de garantir la responsabilité et la transparence. Elle peut également automatiser des tâches telles que l'acheminement, l'approbation et l'assurance qualité. Les étapes essentielles sont décrites ci-dessous, qui comprennent :

La création : La version initiale d'un document est créée à partir d'un modèle vierge.

Rédaction : Un contributeur crée le contenu du document, qui peut comprendre du texte dactylographié, du formatage, des hyperliens, de la mise en forme et d'autres éléments basés sur le document. Le processus peut également intégrer plusieurs contributeurs qui peuvent travailler sans écraser d'autres contributions.

Départ et arrivée : Un seul contributeur peut consulter le document, tandis que les autres utilisateurs ont des privilèges de "lecture seule". Une fois que l'utilisateur a atteint son objectif, le document est réenregistré pour qu'un autre contributeur puisse le consulter. Chaque fois qu'un document est enregistré et mis à jour, une version récente est créée avec un suivi des modifications apportées entre chaque version. Si une mise à jour est faite, qui ne fonctionne pas pour l'équipe, elle peut ramener le document à une version antérieure.

Co-auteur : Plusieurs utilisateurs peuvent travailler sur un document en parallèle avec un verrouillage interne basé au niveau granulaire. Par exemple, selon le système, vous pouvez verrouiller un document au niveau du paragraphe.

Assemblée : Les documents complexes peuvent nécessiter un assemblage qui comprend les conditions d'utilisation et de révision du document.

Approbation : Selon le document, vous pouvez insérer une procédure d'approbation formelle avec signature. Les contrats en sont un exemple. Dans d'autres cas, un document est approuvé par la publication sans qu'une approbation formelle soit nécessaire.

Révision : Un rédacteur peut réviser le contenu pour l'orthographe, la grammaire, la fluidité, l'information, et plus encore. Le système DM peut avoir des règles de gestion qui attribuent un rôle à un rédacteur pour qu'il effectue une révision avant de passer aux étapes suivantes.

Révision : Après la révision, le créateur de contenu peut apporter des modifications supplémentaires.

Stockage : Une fois qu'un document a franchi toutes les étapes, vous pouvez le stocker dans un dépôt auquel les utilisateurs finaux ont accès.

Par conséquent, un système de gestion des documents permet de créer du contenu de manière transparente et responsable.

Gestion des dossiers

Diverses circonstances exigent une gestion formelle des documents, que ce soit pour respecter la conformité ou pour servir de preuve transactionnelle. Un document est un contenu de toute sorte, tel que les déclarations de témoins, les demandes d'assurance, les photographies, etc.

La principale différence entre les dossiers et les documents est que les dossiers sont complets et qu'aucune autre modification n'est autorisée. Si une mise à jour est effectuée, le résultat devient un nouvel enregistrement. 

Voici les processus associés à un système de gestion des documents :

Règles de conservation : Selon l'environnement réglementaire et la valeur historique ou fiscale, les différents types de documents ont des règles concernant la durée de leur conservation. Des règles de conservation sont alors attribuées en fonction du contenu.

Disposition : Si un document n'apporte pas de valeur commerciale à la fin de son cycle de vie, ou s'il ne fait pas l'objet d'un audit juridique, il est transféré à une autorité juridique de contrôle.

Déclaration et enregistrement : L'enregistrement reçoit un identifiant unique et est placé dans un dépôt.

Contrôles d'accès : Si les utilisateurs autorisés peuvent accéder au dossier et le lire, ils ne peuvent pas y apporter de modifications. Dans certains cas, ils peuvent mettre à jour les métadonnées.

Pistes d'audit : Les pistes d'audit servent de documentation finale, et font également office de documents à gérer.

Autres différences entre la gestion des documents et des dossiers

RM et DM ont besoin de parler: Dans le passé, les systèmes de gestion de contenu se concentraient sur la capture de technologies permettant de sauvegarder le contenu en fin de vie et lorsque l'organisation n'en avait plus besoin. Aujourd'hui, les données volumineuses, la découverte légale et les réglementations exigent une gestion continue des pistes d'audit et des enregistrements. Pour rester conforme, un système de gestion des documents doit interagir avec un système de gestion des documents.

Utilisation : Un large éventail d'utilisateurs au sein d'une organisation peut accéder souvent à un système de gestion des documents. Ils peuvent utiliser le contenu pour faciliter l'exécution des tâches quotidiennes liées au travail. D'autre part, les utilisateurs n'accèdent pas aussi souvent aux systèmes de GR, car les documents ne sont pas utilisés fréquemment par l'entreprise. Les systèmes de gestion des documents étant plus largement utilisés, une interface utilisateur intuitive est essentielle.

Recherche simple : Un élément crucial d'un système de gestion des données est la possibilité pour les utilisateurs de créer, d'importer, d'accéder et de faire des rapports sur le contenu. C'est pourquoi un système de gestion des documents doit comporter une interface de recherche conviviale.

Vue large uniquement de la population : Les systèmes de gestion des documents permettent aux auteurs de créer des documents, de déclencher des flux de travail, de réviser des documents, etc. D'autre part, un système de GR fournit généralement un accès en lecture seule à la plupart des utilisateurs. Pour réduire la charge du système, il est utile qu'un système de gestion des documents offre également un accès en lecture seule aux utilisateurs qui n'ont pas besoin de créer ou de réviser le contenu.

Flux de travail électronique : Les systèmes de gestion des documents (DM) gèrent les documents vivants. En tant que tels, ces documents peuvent nécessiter de fréquentes mises à jour et une nouvelle approbation. Pour maintenir l'efficacité, un flux de travail numérique est essentiel.

Automatisation : Certains systèmes de gestion des documents et de gestion des données offrent une automatisation pour garantir que les documents sont gérés et acheminés correctement.

Sécurité : Dans le cas d'un système DM, la sécurité est préférée mais pas toujours une exigence. Cependant, un système de RM exige une sécurité pour la conformité réglementaire et juridique. Les mesures de sécurité peuvent inclure le cryptage, l'accessibilité, les pistes d'audit, etc.

Destruction : Un document est détruit ou reclassé en tant que document. La destruction des documents est généralement réglementée par des lois et des directives strictes.

Les processus et systèmes de gestion des documents et des dossiers apportent une valeur ajoutée. Les systèmes de gestion des documents permettent de rendre compte de la création des documents, tandis que la gestion des dossiers garantit que les dossiers sont stockés et conservés conformément aux mandats légaux. Aujourd'hui, les organisations vont de l'avant en dotant leurs équipes de Connecteurs pour processeurs pour étendre la puissance des systèmes DM et RM existants.